Система электронного документооборота – просто, выгодно, оперативно

15.04.2014 |

Александр Абрамов.

Как это ни печально, любая деятельность человека, будь то частный или крупный бизнес, производство или бюджетная сфера, не может обойтись без системы документооборота, на поддержание работы которой часто тратятся огромные финансовые и человеческие ресурсы. Часто вопросами подготовки, согласования документов и прохождением их по цепочке исполнителей от момента поступления до полного выполнения и сдачи в архив, занимается несколько делопроизводителей, которые еще обязаны, как правило, в ручном режиме отследить сроки прохождения каждого этапа, правильность оформления, наличие необходимых резолюций и отметок исполнителей.

Нередко для подготовки документа, который умещается на паре листов, придется использоваться чуть ли не пачку бумаги, пока документ из проекта не превратится в план, отчет, приказ, распоряжение или другой управленческий документ, который необходим для деятельности структуры, особенно, если система документооборота должна соответствовать государственным, ведомственным или отраслевым стандартам. Естественно, что бумажный документооборот не только требует значительных расходов на бумагу, расходные материалы для печатающей и множительной техники, оплату труда сотрудников делопроизводительской службы, но и значительно растянут во времени. Еще больше проблем может создать нарушение сроков исполнения таких документов, которые могут быть жестко регламентированы, что в свою очередь порождает спешку, неприятности морального и финансового плана и новые документы.

Впрочем, если вы стремитесь идти в ногу со временем, цените своих сотрудников, их время и нервы, стараетесь минимизировать затраты и привести документы в идеальный порядок, вы можете раз и навсегда избавиться от этих проблем, внедрив систему электронного документооборота или СЭД.

Электронный документооборот и его преимущества

Замена традиционного бумажного документооборота, или его дублирование электронными документами, если полный отказ от бумажного варианта невозможен, позволит получить целый ряд неоспоримых преимуществ, среди которых:

Скорость прохождения электронного документа между участниками документооборота мгновенна. Сразу же после определения круга исполнителей, документ попадет в их рабочее пространство без каких-либо задержек. Точно также, результаты выполнения будут доступны руководителю сразу же после их формирования исполнителем.
Идеальный порядок в документах. Система СЭД позволяет не только ускорить и упростить прохождение документа по инстанциям, но и позволяет мгновенно находить документы, автоматически следить за сроками их исполнения. Вы не нарушите срок подачи отчетности, подготовки ответов вышестоящим организациям или вашим партнерам, когда будете использовать электронный документооборот.
Престиж и повышение имиджа вашей компании. Электронный документооборот можно назвать одной из модных тенденций в развитии бизнеса и эффективного управления. Однако его внедрение не только модно, но и позволит значительно повысить ваш престиж в глазах вышестоящих организаций и партнеров. Вы также сможете поднять исполнительскую дисциплину на совершенно новый уровень, при этом облегчив работу ваших сотрудников, связанную с ведением документации.

Стоит отметить, что системы электронного документооборота сегодня широко представлены на рынке. Среди них необходимо выделить продукт bb workspace, предназначенный для комплексной автоматизации вашей управленческой деятельности, в составе которого есть очень мощный, так называемый, визуальный слой bb docflow. По своим возможностям этот пакет позволяет организовать систему электронного документооборота любой сложности и обеспечить полную автоматизацию вашего традиционного бумажного делопроизводства, причем, практический эффект от такой модернизации не заставит себя ждать.