«Скан-Архив» автоматизировал поиск документов в ЗАО КФК «ТАМП»

Налоговые органы в рамках своей деятельности проявляют особое внимание к компаниям, осуществляющим деятельность в сфере недвижимости. Регулярные запросы о необходимости сверки документов и налоговые проверки требуют от сотрудников бухгалтерии тратить много времени на работу с архивными документами. В связи с этим по инициативе главного бухгалтера компании Ларисы Федоровны Соколовой было принято решение о создании электронного архива: «Мы предположили, что инвестиции в автоматизацию быстро окупят себя за счет повышения производительности труда, так как работа с бумагами в архиве занимает много времени, в отличие от ведения электронной базы на ПК». 

Для этих целей было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «ГЭНДАЛЬФ». Основной критерий выбора — возможность интеграции с «1С:Аренда и управление недвижимостью», доработкой «1С:Бухгалтерия», в которой ведется учет в ЗАО КФК «ТАМП». Установкой и настройкой программы занимались специалисты компании-вендора.

После внедрения «Скан-Архива» процесс работы с «первичкой» изменился. Два сотрудника бухгалтерии со своих рабочих мест вносят необходимые бумаги в сканер, который обрабатывает их и прикрепляет к базе клиентов в «1С:Аренда и управление недвижимостью». При необходимости любой документ доступен для поиска в базе по различным критериям. Если по запросу налоговой необходимо предоставить копии первичных документов, «Скан-Архив» позволяет выгрузить их за несколько секунд. На данный момент через программу в день проходит 50 документов.

Лариса Федоровна Соколова рассказала о работе с программой: «На данный момент мы используем лишь малую часть функционала программы, так как еще не успели освоить некоторые нюансы работы с электронным архивом и функцию контроля возврата документов. Также в планах на ближайшее время стоит перенос в программу всех необходимых документов за 2017 год, чтобы оперативно проходить налоговый контроль и по прошлым отчетным периодам».