«Трансмашхолдинг» вооружается СЭД

Компания «Трансмашхолдинг» была создана в 2002 году. Крупными акционерами ЗАО «Трансмашхолдинг» являются ОАО «ХК «Кузбассразрезуголь» и ведущий российский железнодорожный оператор «ТрансГрупп АС». «Трансмашхолдинг» является крупнейшей в России компанией в отрасли транспортного машиностроения, железнодорожного машиностроения по физическим объемам производства. Один из крупнейших клиентов холдинга – ОАО «Российские железные дороги». Численность персонала холдинга - более 53 тыс. человек. В 2006 году объем реализованных «Трансмашхолдингом» товаров и услуг составил 55 млрд рублей, а инвестиции в НИОКР и техническое перевооружение – 3 млрд рублей.

Проект по созданию корпоративной системы электронного документооборота «Трансмашхолдинга» начался в 2005 году, и на принятие решения по началу его реализации повлиял целый ряд факторов. В первую очередь это наличие большого объема документопотоков, характерное для холдинга такого масштаба, требовавшее упорядочивания. В пользу внедрения СЭД также сказалось повышение требования к скорости доведения управленческих решений руководства до непосредственных исполнителей, сложность делопроизводственных процессов (множественное согласование, сложный путь движения документов, многоуровневая система контроля). Также жесткие требования к контролю исполнения документов и поручений руководства на всех предприятиях, входящих в ЗАО «Трансмашхолдинг», значительная их территориальная распределенность.

В августе 2005 года компания объявила тендер на выполнение работ по внедрению современной корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД). Согласно требованиям тендера, КСЭД должна была соответствовать ряду критериев. В частности, обеспечивать регистрацию и ведение документов, с которыми работает аппарат управления компании, коллективную работу по подготовке документов, контроль исполнения документов и поручений, формирование отчетов. Также задачей системы была названа автоматизация подготовки, учета, контроля и исполнения договоров.

По условиям технического задания КСЭД должна была охватить головную организацию (г. Москва), дочерние компании и их структурные подразделения и обеспечить непрерывный цикл прохождения документа от его подготовки (создания) до списания в дело. Решение должно было минимизировать издержки на допрограммирование и представлять собой максимально подходящее типовое решение. Интегратором должна была быть предложена система дистанционного обучения пользователей, это требование связано с территориальной распределенностью холдинга. Кроме того, решение должно было быть простым с точки зрения использования и поддержки, критически важной была быстрота и относительная дешевизна внедрения КСЭД.

В сентябре 2005 года моковская компания «ИнтерТраст» была признана победителем тендера. Предложенное специалистами «ИнтерТраст» программное решение CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих широкий спектр процессов: делопроизводство, документооборот, документоориентированные бизнес-процессы. В пользу системы сказались такие ее особенности, как модульность, наличие различных типов рабочих мест и открытый код, позволяющий реализовать небольшие специфические доработки заказчиком самостоятельно.

Проект внедрения КСЭД «Трансмашхолдинга» стартовал в декабре 2005 года и включал в себя две очереди. В рамках первой очереди с декабря 2005 по май 2006 года были осуществлены разработка документации для работы в КСЭД, установка и настройка типовой версии CompanyMedia в головном предприятии ЗАО «Трансмашхолдинг» на ограниченном числе (30) рабочих мест пилотной группы делопроизводителей. Затем было произведено обучение пользователей CompanyMedia с помощью системы дистанционного обучения и тиражирование доработанной системы на другие подлежащие автоматизации рабочие места в количестве 250 штук. С помощью КСЭД был автоматизирован полный цикл делопроизводственных и ключевых документоориентированных процессов в головной организации ЗАО «Трансмашхолдинг».

Первый этап также позволил оценить необходимость и порядок внедрения КСЭД в дочерних компаниях холдинга. Для управления проектом внедрения КСЭД на предприятиях в ЗАО «Трансмашхолдинг» была создана исполнительная дирекция проекта. Кроме того, на каждом из предприятий был создан управляющий совет. Дирекцией проекта с привлечением специалистов «ИнтерТраст» был разработан единый стандарт в области работы с документами в холдинге и создана методология последовательного внедрения КСЭД на предприятиях группы компаний.

В рамках второй очереди проекта с мая 2006 по май 2007 года к корпоративной системе электронного документооборота были подключены сотрудники промышленных предприятий ЗАО «Трансмашхолдинг» (12 организаций). Сначала автоматизации подлежали аппараты генеральных директоров 12 предприятий (50 рабочих мест). Затем состоялось полномасштабное внедрение системы на данных предприятиях: подключение к CompanyMedia всех сотрудников, работающих с документами (в общей сложности более 1 тыс. человек). Выбранная стратегия внедрения КСЭД на предприятиях холдинга позволила максимально быстро создать «сквозную» систему электронного документооборота для более десятка входящих в ЗАО «Трансмашхолдинг» компаний и, соответственно, получить более быструю отдачу от внедрения CompanyMedia.

На сегодняшний день корпоративная система электронного документооборота CompanyMedia эксплуатируется в головной организации (Москва) и 12 основных предприятиях ЗАО «Трансмашхолдинг» (Брянск, Пенза, Новочеркасск, Тверь, Петербург, Коломна, Мытищи). В системе работает более 1 тыс. сотрудников, из которых 10% - делопроизводители, остальные – руководители и ответственные исполнители. Создание КСЭД позволило упростить и ускорить документооборотные процессы организации, использование архивов и обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и ликвидировать утечку информации, происходящую из-за неупорядоченного хранения больших объемов документов. В планах - дальнейшее развитие системы: функционально и территориально, а также переход на новую 3.3-версию системы CompanyMedia.

Подробности

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» работает на российском рынке более 12 лет и является одним из ведущих поставщиков систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Основные промышленные решения компании - системы CompanyMedia и OfficeMedia.