Визуализация и наглядное представление данных сегодня актуальна как никогда. В период пандемии массовое расширение контура систем способствовало «оцифровке» новых процессов и, следовательно, накоплению массива данных, отражающих сложившиеся процессы в отдельных подразделениях и организации в целом. Популярность инструментов построения аналитических отчетов и их визуализации выросла в разы.
На очередном вебинаре ЭОС «Возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО», который прошел 28 января 2020 года, акцент был сделан на обзоре модуля «Аналитика и визуализация отчетности», визуализации данных поисковых запросов и нетиповых решениях ряда задач. Также были приведены примеры наглядного представления информации из документов на разных уровнях детализации. Демонстрацию провел специалист по продуктам ЭОС Дмитрий Артемьев. В частности, он показал, по каким критериям документы можно разбить по группам, какие диаграммы построить на основе этого и какие аналитические выводы сделать.
Специалист по продуктам ЭОС Дмитрий Артемьев
Например, диаграммы по исполнительской дисциплине – круговые или столбчатые графики – могут наглядно показывать общее число поручений и пунктов, с их помощью менеджер видит, сколько документов было исполнено в срок и сколько просрочено, сколько поручений остались неисполненными. Можно увидеть разбивку поручений по подразделениям, при этом акцентировать свое внимание на контрольных, неконтрольных или снятых с контроля поручениях. Аналогичные диаграммы могут быть построены по сотрудникам. Диаграмма «Фактическое исполнение» позволяет видеть, в какие сроки сотрудники исполняют поручения.
Нетиповые примеры визуализации данных из СЭД «ДЕЛО»
В повседневной жизни модуль визуализации можно использовать не только для отчетов по уже свершившимся событиям, но и для опережающего контроля, продолжил тему руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев. Или, например, если компании требуется расширить контур документооборота с контрагентами, то важно правильно расставить приоритеты, с каким контрагентами и по каким видам документов необходимо перейти на электронный документооборот прежде всего. Наглядное представление информации по документообороту в этом случае поможет принять оптимальное решение.
Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев
Какие же нетиповые задачи может решать, анализируя данные из СЭД? Например... улучшить качество коммуникаций. Сергей рассказал о все более распространенной ситуации – по мере расширения контура электронного взаимодействия в него включается несколько поколений сотрудников, и между ними возникает определенное непонимание (к примеру, из-за использования англицизмов). В одном из проектов было предложено перевести все коммуникации «на единый русский язык», выделить «стоп-слова» и запретить, а точнее, не рекомендовать употреблять их, в частности, в протоколах совещаний. В тексте перед сохранением происходит проверка на наличие стоп-слов, у автора появляется возможность исправить текст. Дополнительный атрибут отображает показатель качества текста по шкале от 0 до 100. В дальнейшем, в рамках предлагаемого проекта внедрения, можно построить графики, показывающие качество текста. Вместе с отчетами об исполнительской дисциплине и другими показателями они могут приниматься во внимание при оценке работы сотрудника
Нетиповые визуализации данных могут реализовываться в интеграции с другими системами. Например, на вебинаре был продемонстрирован простой график в MS Excel, способствующий своевременному и качественному исполнению поручений. Происходит это следующим образом. Дерево поручений визуализирует все ступени передачи поручения и связанных с ним задач от высшего руководства к конкретным исполнителям. Понятно, что на каждом следующем уровне сокращается срок исполнения, и тем исполнителям, кто находится «в середине дерева», нужно понимать, в какие сроки они сами должны отчитываться руководству и какие сроки, соответственно, ставить своим подчиненным. Чтоб задача была выполнена качественно и без нарушения сроков, в рамках одного из нестандартных внедрений в Excel строится график фактической даты исполнения поручений от плановой, позволяющий оценить подходящий срок для выбранного исполнителя.
«В нашем модуле визуализации данных реализовано большое количество различных представлений. Для удобства демонстрации мы будем рады предоставить заинтересованным виртуальную машину с демо-версией, показывающей возможности модуля, а также пошаговую инструкцию для достижения красивого результата. В случае нетиповых задач мы готовы порекомендовать дополнительные компоненты для их решения», - завершил мероприятие Сергей Полтев.
