Второй день «ВесДока»: под знаком eDocLib и EOS for SharePoint

Напомним, что ЭОС еще в конце февраля объявил о выходе официального релиза нового коробочного продукта EOS for SharePoint 2010, предназначенного для автоматизации бизнес-процессов путем создания корпоративного портала. Важно заметить, что система не является шлюзом к какой-либо внешней СЭД и полностью построена на базе стандартных технологий SharePoint, что позволяет одновременно использовать как функционал платформы Microsoft SharePoint, так и все возможности решения ЭОС (см. материал рубрики «ЭОС» от 24 февраля 2011 г.). Система обладает гибкими возможностями по настройке рабочих процессов (workflow).

Современная ЕСМ-система должна обеспечивать решение следующих задач, связанных с автоматизацией электронного документооборота: поддержка как электронного, так и смешанного бумажно-электронного документооборота; автоматизированный прием и обработка документов; исполнение и контроль резолюций и устных поручений; поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП), возможность поддержки юридической значимости электронных документов; поддержка работы с поточными сканерами; корпоративное хранилище электронных документов; работа с документами в территориально-распределенной структуре компаний; поддержка шифрования хранящихся данных; корпоративный поиск как по карточкам документов (атрибутам), так и по вложенным файлам; создание архива документов; организация внешнего документооборота с контрагентами. При этом для автоматизации средних и крупных компаний такая ЕСМ-система должна поддерживать автоматизацию и сопутствующих бизнес-задач: интеграция с информационными системами заказчика (ERP, CRM, Project и т. д.); объединение филиалов в одну информационную структуру; автоматизация работы с тендерами; решение кадровых и HR-задач; создание и учет разнообразных заявок (на отпуск, на канцтовары, заявки в ИТ-отдел, бронирование переговорных, пропуска и т. д.); публикация новостей для сотрудников организации или филиала; создание базы знаний.

Все эти задачи максимально эффективно решаются на трех платформах: Microsoft SharePoint, IBM и Oracle, где решение Microsoft, обладая всеми преимуществами конкурентов, стоит значительно дешевле. К его преимуществам можно отнести: большой функционал уже в «коробке», дополнительных опций покупать не нужно, большое количество сторонних решений, расширяющих возможности платформы, возможность обслуживать систему и развивать функционал силами штатного системного администратора, возможность работы на мобильных устройствах. В России СЭД на базе Microsoft SharePoint представляют несколько компаний, предложения которых можно разделить на две группы: СЭД на базе технологий SharePoint (прежде всего ЭОС) и СЭД с использованием сервера приложений (DocsVision SharePoint Portal, Directum для SharePoint, «БОСС-Референт 2010»). Конкурентные решения СЭД полностью на SharePoint имеют целый ряд недостатков: слабые возможности по настройке рабочих процессов (workflow), отсутствие поточного сканирования, встроенной ЭЦП и шифрования, малое количество внедрений данных систем как в коммерческих организациях, так и полное отсутствие опыта внедрений в государственных структурах, наличие решений лишь для Microsoft SharePoint 2007.

Тем не менее в ЭОС все это смогли преодолеть – система EOS for SharePoint наследует все вышеперечисленные преимущества самой платформы, одновременно устраняя недостатки. Решение ЭОС имеет гибкие возможности по настройке рабочих процессов (workflow), располагает более гибкой структурой портала, что позволяет с легкостью организовывать web-порталы любой структуры, сложности и дизайна, поддерживает сканирование, а решение «поточное сканирование» помогает легко и быстрой перевести в электронный вид большой объем бумажных документов, кроме того, реализована поддержка штрих-кодов. Кроме того, ЭОС дополнил собственное решение модулем «поточного сканирования», который помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов (реализована поддержка штрих-кодов). В EOS for SharePoint 2010 появилась возможность работы с ЭЦП (поддержка любых российских и западных криптопровайдеров на основе Microsoft CryptoAPI). Стоимость решения EOS for SharePoint 2010, несмотря на существенное расширение функциональных возможностей, не отличается от стоимости предыдущей версии. Кроме того, клиенты ЭОС, уже внедрившие предыдущие версии системы, смогут получить EOS for SharePoint 2010 бесплатно в режиме технической поддержки. По словам представителей компании, кол-во запросов на презентации решения EOS for SharePoint 2010 от регионов за последнее время увеличилось на 60 % и сейчас презентации системы составляют 65-70 % от их количества. Наибольший интерес к нему проявляют банки и финансовые организации, строительные и девелоперские компании, производственные и предприятия  нефтегазовой сферы. В результате сегодня ЭОС располагает самым большим количеством внедрений на российском рынке СЭД на базе Microsoft SharePoint. Обладая функциональной полнотой, гибкостью настроек и возможностью расширения системы без программирования, продукт является полноценной СЭД в среде SharePoint. Это не только тесная интеграция с ЕСМ-компонентами (портал, совместная работа, бизнес-процессы), но и поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, web-сервисы, SOAP). В дальнейших планах ЭОС: расширение функционала системы, выпуск видеоуроков как для партнеров, так и для клиентов, запуск решения под бесплатный Microsoft Foundation, дальнейшее увеличение маркетинговой активности, развитие партнерской сети.

Для активизации внедрений решения EOS for SharePoint 2010 ЭОС запустил программу «Быстрый старт», которая позволяет внедрить СЭД EOS for SharePoint всего за 3 дня. В рамках программы заказчику бесплатно предлагаются 20 временных лицензий EOS for SharePoint типа «Участник» на 3 месяца, обучающие видеоматериалы и анализ требований заказчика, а также развертывание типового решения в качестве пилотного проекта в течение трех дней за 78 тыс. рублей. Развертывание типовой конфигурации позволяет быстро реализовать пилотный проект и опробовать систему в действии. В рамках «пилотного проекта» решается какая-либо реальная бизнес-задача, определяемая заказчиком (например, работа с входящими-исходящими документами, согласование договоров и т. п.). В течение 3 дней проводятся работы по экспресс-обследованию, установке и настройке системы в соответствии с выбранной задачей. По результатам успешного тестирования можно переходить к полномасштабному внедрению системы. Количество лицензий и функционал системы могут наращиваться поэтапно. Для реализации пилотного проекта могут использоваться бесплатные ознакомительные версии ПО Microsoft (MS Windows Server, MS SQL Server, MS SharePoint Server). При этом имеются минимальные технические требования: сервер c установленной и настроенной ОС MS Windows Server (подробнее см. технические требования к платформе MS SharePoint Server 2010). Обучающие видеокурсы ЭОС по решению EOS for SharePoint позволяют партнерам пройти обучение по системе у себя в офисе, при этом они рассчитаны как на системного администратора, так и системного технолога. Только партнерам, прошедшим обучение по системе EOS for SharePoint, компания ЭОС готова передавать продажу и внедрение региональных проектов.

В декабре 2010 г. ЭОС объявила об официальном выходе еще одного продукта – новой версии системы управления корпоративным контентом eDocLib 2.5, представляющей полный набор инструментов для структурирования и хранения данных, управления файлами и документами, коллективной работы с информацией и автоматизации рабочих процессов. Обновленная версия eDocLib обеспечивает более тесную интеграцию с привычным для многих набором приложений. К примеру, система eDocLib версии 2.5 позволяет регистрировать письма, пришедшие по электронной почте, в качестве документов eDocLib непосредственно из Microsoft Outlook в ручном или автоматическом режиме. Доступ к документам, хранящимся в eDocLib, также можно получать прямо из Outlook или «Проводника» Windows. Были доработаны механизмы ввода информации в систему – новая версия eDocLib поддерживает работу с системой поточного сканирования, что позволяет организовать перевод данных с бумажных носителей в ECM-систему eDocLib в максимально сжатые сроки. Также предусмотрены механизмы автоматической регистрации документов и внесен ряд дополнений в поставляемую в комплекте утилиту экспорта/импорта документов.

В то же время ключевым преимуществом eDocLib 2.5 является возможность создания собственных продуктов на основе платформы eDocLib независимыми разработчиками. Одной из первых таких разработок, выполненных на обновленной платформе eDocLib 2.5, стало ECM-решение «eDocLib: Актив Бизнес», созданное специалистами компании «Корпоративные системы – Консалтинг», золотого партнера ЭОС (г. Барнаул). Продукт позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы малого и среднего бизнеса, в том числе управленческий документооборот, работу с договорами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу сервисной службы (helpdesk) и обладает, как и сама платформа eDocLib, уникальным соотношением «цена/функциональность» и возможностью быстрой конфигурации в соответствии с потребностями пользователя. Немаловажным фактором при выборе именно этой системы для автоматизации работы УК «Промышленно-логистический парк» стала организация работы через веб-интерфейс, что позволяет получать доступ к корпоративным данным в удаленном режиме. Также были отмечены широкие возможности синхронизации с Microsoft Outlook и мобильными устройствами, обеспечивающие постоянную вовлеченность специалистов в процесс работы, вне зависимости от их физической удаленности от офиса (более подробно см. материал рубрики «ЭОС» от 4 марта 2011 г.).