WebDocs 2.0: Начало. Компания «Интертраст» представила проект инновационного рабочего места СЭД СompanyMedia

Мероприятие открыл генеральный директор «ИнтерТраст» Андрей Линев. Лидер «Интертраст» напомнил, что 25 лет классические СЭД добросовестно наводили порядок в работе с документами, повышали качество контроля, облегчали поиск и структурирование значимой для организации информации, ускоряли движение документов, решая задачи атрибутирования, напоминания/контроля, обеспечения актуальности документов и долговременного, неуничтожимого хранения. Эти важные задачи и сейчас не потеряли своей актуальности, но СЭД в большинстве организаций так и остались изолированными, слабо интегрированными с другими информационными системами предприятия, которые к тому же фактически заставляют управленцев выполнять дополнительную работу по документированию.

Выступает генеральный директор «ИнтерТраст» Андрей Линев

В 2010 году, работая над 4-й версией CompanyMedia, компания «Интертраст» поставила перед собой задачу сохранить в своей СЭД полном объеме функционал классического российского делопроизводства, в то же время создав новый вид рабочего места системы, позволяющий использовать его как единый интерфейс и для сотрудников служб ДОУ, и для сотрудников блока управления всех уровней. Функциональная персонификация рабочего места для разных сотрудников организации должна была обеспечиваться путем профильных настроек. Важным также было признано использование современных методологий организации повседневной работы (в «Интертраст» выбрали «Getting Things Done»), кейс-менеджмента, инструментов Social business. В результате в 2012 году впервые на российском рынке СЭД в рамках CompanyMedia появилось специализированное рабочее место для сотрудников, работающих в контуре управления предприятием. «В центре системы должен находиться сотрудник, решающий свои задачи, а не документ», - подчеркнул Андрей Линев.

Развитие CompanyMedia

Сейчас, 7 лет спустя после выхода 4-й версии CompanyMedia, Андрей Линев подводит итоги и дает оценку проделанной работе. По его словам, принцип «персонификации» сработал, и это позволило в едином дизайне создать функционально ориентированные рабочие места с индивидуально настраиваемым пользовательским интерфейсом. Точный учет специфики работы сотрудников служб ДОУ дал возможность предоставить им мощный высоко насыщенный учетно-реквизитной частью интерфейс, обеспечивающий выполнение основных задач по регистрации, учету и контролю. Удачным решением стали персональные коллекции документов и «стикеры», как средства повышения комфорта в работе и личной эффективности. Также оказалась действительно востребованной методология GTD, основанная на возможностях встроенного в CompanyMedia календаря, а подсистема «Кейс-менеджемент» была принята управленцами для быстрого решения бизнес-задач в условиях резкого изменения внешней бизнес-среды.

К неудачам Андрей Линев относит тот факт, что разработчикам не удалось обеспечить в должной степени гибкость персональных настроек и скорость работы управленца в клиенте, а также реализовать на практике принцип настройки профильных групп пользователей и кросс-платформенность Web-клиента (в том числе тач-режим).

Типы рабочих мест в СЭД CompanyMedia

Руководителям высшего звена оказалось тяжело работать в новом клиенте, что побудило разработать дополнительный вид рабочего места для этой категории – WebDocs 2.0. Причины такого решения - возможность реализовать клиента на новых технологиях с учетом требований импортозамещения и получить кросс-платформенное решение, адаптируемое под разные форм-факторы (смартфон, планшет, стационарные устройства), снизить затраты на поддержку и развитие системы, уйти от функциональной сложности и низкой скорости работы пользователей в клиенте, обусловленной необходимостью выполнения ими правил ДОУ. Также этот путь открыл возможности реализовать в полной мере задачный принцип работы, дальнейшее развитие метафор GTD и социальных сетей, решить проблему online-клиента, реализовать браузерную основу (один код под все ОС) и новый современный дизайн.

Требования и варианты технологической платформы

«Мы уже многое сделали, и сейчас самое время об этом рассказать», - отметил Андрей Линев и передал слово заместителю директора центра по разработке ПО компании «ИнтерТраст» Ирине Соколовой.

По убеждению Ирины Соколовой, мобильный клиент - это очень важно и востребовано. У «ИнтерТраст» и прежде существовало мобильное рабочее место (МРМ), оно создавалось для руководителей высшего и среднего звена, но не как полноценное рабочее место. Однако приложение стало настолько успешным из-за своей простоты и достаточной функциональности, что многие пользователи предпочли стационарному рабочему месту работу на планшете. К настоящему времени возросли требования к приложению, удовлетворить которые можно только изменив его концептуально, к тому же появилась необходимость работы в мобильном приложении со смартфона.

Выступает заместитель директора центра по разработке ПО компании «ИнтерТраст» Ирина Соколова

В каком же направлении продолжать работу? Специалисты компании «ИнтерТраст» проинтервьюировали клиентов и сделали следующие выводы. Для повышения удобства пользователей необходимо соединить простоту МРМ и гибкость и мощность Web-клиента, обеспечить возможность работы и принятия решения на любом устройстве. Нет необходимости в расширении функционала МРМ, но нужен упрощенный вид Web-клиента, с функциональностью равной МРМ. Современных пользователей привлекают гибкие и простые настройки: удобно, когда настраиваемыми являются очереди задач, фильтры и сортировки, метки задач, стопки задач для коллективной обработки. Интерфейсы, адресованные бизнес-пользователям, не должны нести на себе отпечаток делопроизводственного интерфейса, быть перегруженными и недружественными. Исходя из этих задач, была разработана концепция нового интерфейса, проведена серия интервью для получения обратной связи.

β-версия WebDocs 2.0 выйдет в свет в августе 2019 года. В настоящее время разработчики трудятся над ней в жестком дедлайне. Уже есть возможность познакомиться с новой разработкой, используя кликабельный макет.

Демонстрация кликабельного макета WebDocs 2.0

Демонстрацию макета провел перед аудиторией ex-global director Wargaming, ex-руководитель UX-отдела цифрового маркетинга Kaspersky Lab, независимый консультант в области UX/CX и методики CJM Алексей Копылов. Его опыт - это18 лет экспертизы в области UX, 5 лет экспертизы в области CX. Он рассказал, что задачи, которые стояли перед разработчиками в части интерфейса – это выявить ключевые места, затрудняющие и замедляющие работу, обеспечить гибкую и комфортную среду, обеспечить широкие возможности фильтрации и дальнейшего наращивания функционала.

Выступает независимый консультант в области UX/CX и методики CJM Алексей Копылов

Мероприятие завершилось дискуссией, затронувшей темы перегруженности пользовательских интерфейсов СЭД, влияния расширения круга пользователей на развитие интерфейсов СЭД и развития мобильных приложений на повышение качества дизайна обычных корпоративных приложений, в том числе СЭД. Участники поделились своим мнением относительно концепции нового веб-интерейса, а также рассказали о своих пожеланиях по улучшению рабочего места руководителя и бизнес пользователя СЭД.