Идея данного мероприятия, как ICT-Online.ru рассказал генеральный директор компании Геннадий Попов, исходила от самих заказчиков продуктов WSS-Consulting. Общение, обмен опытом, взаимообогащение знаниями в области использования продуктов WSS-Consulting - все это, по словам главы компании, и нашло реализацию на первом публичном мероприятии, организованном разработчиком. »Мы насчитали больше ста задач, которые наша система WSS Docs решает у заказчиков. Помимо типового использования, такого как автоматизация делопроизводства и поддержка договорного процесса, существует множество не совсем обычных кейсов, о которых клиенты могли бы рассказать нам и своим коллегам», - говорит Геннадий, - «Любой проект по внедрению СЭД сопровождается не только технологическими, но и организационными изменениями, о которых можно узнать только «из первых рук».
Сегодня у компании WSS-Consulting насчитывается около четырехсот заказчиков. В основном, это крупные и средние компании. Примерно четверть от этого числа регулярно развивают систему, реализуют на ее базе новые проекты и автоматизируют новые бизнес-процессы, общаются с разработчиком, предлагают новые идеи и подходы. Все клиенты, которые готовы рассказать о нестандартном или не совсем обычном опыте использования СЭД WSS Docs, были приглашены для участия в первом публичном мероприятии WSS-Consulting.
Так, компания «Акрихин», один из ведущих российских производителей медикаментов, работа которого связана с большим количеством разъездных сотрудников, реализовала проект по внедрению облачной электронной подписи для кадровых документов. В качестве поставщика криптографии выступила компания «Такском». Теперь сотрудник «Акрихина» может, к примеру, удаленно подать в системе WSS Docs заявление на предоставление отпуска, руководитель получает ссылку по электронной почте и, если согласен с отпуском, заверяет документ своей ЭП. Далее заявление уходит обратно в отдел кадров, который в системе WSS Docs оформляет соответствующий приказ.
Михаил Жибоедов, специалист по бизнес-приложениям компании "Акрихин" рассказывает о внедрении облачной ЭП для кадровых документов
А, например, руководитель направления по документообороту и фронт-офисным системам торговой сети «Лента» Руслан Котенко в свою очередь рассказал о том, как в его компании на базе WSS Docs реализован бизнес-процесс по согласованию коммерческих предложений поставщиков товара. Согласно требованиям российского законодательства, коммерческое предложение не должно оставаться без ответа. Благодаря автоматизации работы с КП на основе WSS Docs, все запросы регистрируются в системе, что исключает «отписки», утерю, попадание в спам и т.д.
В числе новых решений компании WSS-Consulting был представлен продукт WSS Docs «Единый электронный архив». Он поддерживает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Обработка бумажных включает в себя поточное сканирование, распознавание и индексирование. Решение также может получать электронные документы из любых источников (учетные и кадровые системы, операторы ЭДО). Система «Единый электронный архив» реализована на единой платформе WSS Docs. Это означает, что заказчикам в составе комплексного решения будет доступна автоматизация не только архива, но и делопроизводства, договорного процесса, управления закупками и т.д. А встроенный «Конструктор» позволяет легко настроить систему под особенности бизнеса заказчика. Поддерживается работа в территориально-распределенной инфраструктуре, вертикальное и горизонтальное масштабирование. Максимальный объем хранения - до 500 ТБ или 50 млрд. документов.
Руслан Котенко, Руководитель направления по документообороту и фронт-офисным системам торговой сети «Лента» представляет проект по согласованию КП
На базе WSS Docs разработчиками реализован целый ряд типовых решений, которые могут использоваться в самых разных отраслях. Так, модуль для автоматизации закупочной деятельности включает в себя согласование потребности на данную закупку, формирование заявки на закупку, прием и упорядочение заявок на участие в тендере. После рассмотрения заявок, составляется протокол определения победителя (и, при необходимости, прочие протоколы). Наконец, инициатор закупки формирует карточку договора и заявка на закупку направляется в архив. Также в состав модуля входят инструменты для предквалификации поставщиков и работы с ними.
Еще одно типовое решение на платформе WSS Docs отвечает за автоматизацию физического хранения документов. Оно может быть полезно организациям, от которых законодательство требует хранить бумажные оригиналы документов. Автоматизированы такие процессы, как размещение, изъятие, перемещение, уничтожение. Кроме того, в системе ведется полная история выдачи документа и фиксируется его текущее местоположение. Типовое решение для работы с авансовыми отчетами позволяет автоматизировать процессы согласования, оформления и заполнения сопутствующих документов, сбор и хранение отчетных документов, а также передачу данных в отчетные системы для формирования проводок. Модуль для работы с доверенностями поддерживает весь жизненный цикл таких документов, включая согласование и отзыв в случае увольнения сотрудника, а также проверку прав сотрудника, выступающего в качестве подписанта. Наконец, решение для работы с заявками позволяет автоматизировать до 14 видов запросов: от поиска нового сотрудника до получения sim-карт и заказа сувенирной продукции.
Геннадий Попов, генеральный директор WSS-Consulting, делится планами на будущее
Особое внимание в ходе конференции было уделено решению для автоматизации деятельности коллегиальных органов (советов директоров, правлений и т.д.). Поддерживается весь процесс проведения совещаний и заседаний, начиная от подготовки вопросов повестки до проведения, протоколирования, голосования и исполнения поручений согласно протоколу. Мобильная версия данного приложения позволяет принимать участие в совещаниях и заседаниях в удаленном режиме, включая и голосование.
Что касается планов по дальнейшему развитию платформы WSS Docs, то здесь глава компании Геннадий Попов отметил тенденцию трансформации функциональности от СЭД к ECM. При этом разработчики ориентируются на наиболее передовые технологии, такие как искусственный интеллект и нейронные сети. Как подчеркнул Геннадий, нейросети способны находить в документе номер, дату, сумму документа, реквизиты сторон, а также отличать один вид неструктурированного документа от другого. При этом точность распознавания у нейросетей выше, чем у классических OCR-алгоритмов. Искусственный интеллект позволит заменить отдельные категории согласующих сотрудников, а также создавать документы с помощью конструктора через «Мастера» или голосовое управление. Внедрение механизмов голосового управления поможет облегчить и упросить процессы согласования, постановки задач, замечаний и правок, а также запроса отчетности. Управлять голосом можно будет не только со смартфона или планшета, но и с умных часов.
