Опыт использования решений компании «ИНТЕРТРАСТ» от первой до текущей версии в Городской управе г. Калуги

2004 – 2008 год. OfficeMedia
 

Пилотное внедрение системы электронного документооборота в Городской Управе г. Калуги состоялось в 2004 году. До этого в управе города существовал только бумажный документооборот. Входящие и исходящие документы записывались в тетрадь и под роспись передавались исполнителю. Естественно, что при такой организации документооборота, возникали проблемы с поиском документов, исполнением документов и осуществлением контроля за их исполнением. Документы на бумажных носителях для передачи их исполнителю необходимо было копировать. Если документы не стояли на особом контроле, то порой, документы исполнялись с нарушением установленных сроков, поскольку отсутствовали инструменты оперативного контроля исполнения. Ведение такого документооборота было весьма неэффективно. Затрачивалось очень много рабочего времени, требовалось большее количество сотрудников. Было решено автоматизировать документооборот, и для этого была выбрана система OfficeMedia - самый первый продукт компании «ИНТЕРТРАСТ» в области электронного документооборота. OfficeMedia позволила автоматизировать основные (базовые) функции электронного документооборота. С ее помощью проводились регистрация и сканирование документов для перевода их в электронный вид. На первом этапе работы в системе, после внедрения, работали только делопроизводители. Общее количество пользователей составляло около 50 человек. В таком виде СЭД просуществовала 4 года. За это время в Городской Управе появились новые требования (пожелания) к системе, особенно в части контроля исполнения документов. Планомерно подключали новых пользователей к системе, в среднем 100 пользователей в год.

На тот момент OfficeMedia не была предназначена для работы в территориально распределенной среде. В 2008 году обозначилась потребность в обновлении системы в Городской Управе г. Калуги. Стартовала проработка различных вариантов ее замены на более современную СЭД. При этом важными были два обстоятельства:

Первое! Преемственность - пользователи не должны были изучать что-то очень новое, т.е. интерфейс новой системы должен быть привычным.

Второе! Система должна базироваться на платформе IBM Lotus Notes/Domino, которая на тот момент активно развивалась и была перспективной, к тому же текущая СЭД OfficeMedia была также разработана на этой платформе.

Учитывая вышесказанное, а также тот факт, что вариантов промышленных решений на этой платформе на рынке было немного, было решено выбрать функционально более развитую систему того же разработчика, КОМПАНИИ «ИНТЕРТРАСТ», — СЭД «CompanyMedia».

2009 -2013 год. CompanyMedia. «Городская среда 2.0».

В 2008 году была сформирована команда внедрения из Городской Управы города, которая прошла обучение в компании «ИНТЕРТРАСТ» и самостоятельно провела внедрение системы «CompanyMedia» версии 3.6. В начале 2009 года все пользователи работали уже в новой СЭД - «CompanyMedia». Основные задачи этого проекта автоматизации состояли в объединении делопроизводителей всех структурных подразделений Городской Управы в одной системе, с возможностью обмена документами в электронном виде – организация сквозного документооборота. Система автоматизировала не только работу канцелярии и отдела по работе с обращениями граждан, но и обмен внутренними документами между структурными подразделениями Управы. Также CompanyMediaпозволила обеспечивать оперативный контроль за исполнением документов и поручений Главы города и других руководителей Управы .Таким образом, в 2009 году в системе работали уже не только делопроизводители, но и исполнители, а также руководители Управы. Общее количество пользователей возросло до 700 человек.

В это же время, на базе CompanyMedia было создано решение«Городская среда 2.0», направленное на оперативное решение текущих городских проблем, таких как уборка мусора, спиливание деревьев, закрытие люков, утечки на сетях и т.п.. Решение «Городская среда 2.0» работало по следующему принципу:

1. Территориальные представители Городской Управы города Калуги, являющиеся сотрудниками одного из органов Управы, территориально расположенные в разных районах города обнаружив в городе какую-нибудь проблему создают в СЭД заявку указав в ней суть проблемы, местоположение и фотографии.
    
2. Сотрудники отдела обращений граждан управления делами Городского Головы отправляют заявку на исполнение в соответствующий орган Управы путем создания резолюции и постановки ее на контроль. Срок исполнения – не более 10 дней.
    
3. Ответственный орган Городской Управы после устранения проблемы делает отметку в базе СЭД об исполнении с приложением фотоматериала.
    
4. Территориальный представитель осуществляет проверку устранения проблемы.
    
5. Отдел обращений граждан принимает решение о снятии проблемы с контроля или осуществления дальнейшего контроля, если требуется еще дополнительное время на устранение проблемы.

Применение решения «Городская среда 2.0» дало еще один дополнительный эффект:

За счет того, что «Городская среда 2.0» позволяла оперативно реагировать на городские инциденты, снизилось количество обращений граждан, так как оперативная, проактивная деятельность Городской Управы предупреждала многие обращения.

Дальнейшие вехи проекта…

2014 -2020. CompanyMedia 4. Полнофункциональный веб-интерфейс.

Со времени перехода и использования «CompanyMedia» 3.6 появились новые тренды и тенденции развития ИТ-технологий в общем и СЭД в частности, стали возникать потребности во внедрении новой и современной функциональности СЭД, главные из которых современный web-интерфейс системы и возможность работать через браузер, а также работа в СЭД на мобильных устройствах.

На тот момент КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ» разработала и выпустила на рынок принципиально новую версию «CompanyMedia» 4.х., которая полностью соответствовала трендам того времени. Она сочетала в себе с одной стороны преемственность поколений, была разработана на той же платформе Lotus Notes/Domino, что позволяло обеспечить совместимость и “бесшовный” переход на нее с предыдущих версий. C другой стороны, в системе было реализовано много инноваций, основные из которых - современный веб-интерфейс, разработанный совместно со студией Артемия Лебедева. Также стоит отметить полнофункциональное мобильное рабочее место на планшете iPad, с возможностью подписывать документы электронной подписью. Мобильное решение позволяло руководителям работать в СЭД более оперативно, мобильно и эффективно. В управе города Калуга было решено переходить на новую версию «CompanyMedia» 4.х.

В рамках подготовки технического задания были проработаны уникальные доработки, необходимые для пользователей и в новой версии, в том числе «Городская среда 2.0».

Проект перехода состоял из нескольких этапов. На первом, подготовительном этапе были реализованы уникальные доработки на территории исполнителя (КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ»). После проведения тестового апгрейда и приемо-сдаточных испытаний были выполнены работы по обновлению системы на “боевых” серверах. Процесс обновления прошел без остановки системы в рабочие часы, что позволяло пользователям продолжать работать в системе. Параллельно проводилось обучение администратора.

Учитывая преемственность версий, переход прошел “безболезненно” для пользователей, так как после перехода, временно, у них сохранился привычный им интерфейс для работы. Новшества новой версии пользователи смогли освоить самостоятельно. Для работы в новом веб-интерфейсе системы был составлен план обучения и постепенного перевода пользователей на новый веб-интерфейс. Эту работу заказчик выполнил самостоятельно без привлечения подрядчика. Одновременно с этим руководителям Управы были настроены мобильные рабочие места с электронной подписью. Проект стартовал в 4 квартале 2018, и уже в начале января 2019 года Управа успешна начала работу в новой 4-й версии «CompanyMedia».

2020 – 2021. Импортонезависимая СЭД CompanyMedia.

 Следующий этап обновления системы был связан с требованием Правительства РФ обеспечить импортозамещение в государственных и муниципальных информационных системах. Поскольку «CompanyMedia» 4-й версии все еще работала на иностранной платформе Lotus Notes/Domino, основной задачей перехода являлась реализация требований импортонезависимости, переход на решение, работающее на СПО компонентах и отечественном программном обеспечении.

И снова у Компании «ИНТЕРТРАСТ» было что предложить для замены. Система CompanyMedia 6-й версии удовлетворяла этим требованиям - была полностью импортонезависимая. Система базируется только на СПО компонентах и совместима со многими распространенными решениями отечественных разработчиков: операционными системами, базами данных, серверами приложений. Существенным фактором выбора послужила также преемственность интерфейса системы, поскольку пользователей не нужно было переучивать, веб-интерфейс системы остался прежним и пользователям он уже хорошо знаком. Было решено переходить на CompanyMedia 6 версии.

Важными требованиями при переходе на новую версию были сохранение возможности работы с документами прошлых лет и отсутствие простоев СЭД для пользователей в течение хода проекта.

Ход реализации проекта

Проект был реализован в 4 квартале 2020 года. На момент старта проекта в системе активно работало более 900 пользователей.

Специалистами заказчика была проведена работа по подготовке серверного оборудования, на котором специалисты «ИнтерТраст» развернули базовую версию системы. Была создана тестовая зона для выполнения настроек и апробирования новой системы и процессов. Также были проведены работы по переносу уникальных доработок.

За кратчайшие сроки специалистами «ИнтерТраст» была выполнена частичная миграция документов за предыдущие годы использования «CompanyMedia» в новую версию. После этого было организовано и проведено обучение администраторов, пользователей и инструкторов, что позволило в дальнейшем сделать переход более плавным и комфортным для пользователей. В рамках новогодних каникул была завершена миграция оставшихся документов и справочников за 4 квартал 2020 года, были проведены приемо-сдаточные испытания системы, в том числе выполненных доработок.

Промышленная эксплуатация новой версии началась после новогодних каникул - 9 января 2021 года. Первая неделя работы была достаточно напряженная, Компания ИНТЕРТРАСТ оказывала техническую поддержку и консультировала пользователей по работе в системе. За неделю большинство вопросов пользователей удалось снять и в дальнейшем в течение января 2021 года были отработаны все остальные замечания, но уже начиная со второй рабочей недели января можно было констатировать значительное снижение количества обращений пользователей, связанных с переходом. Стоит отметить, что перевод системы на новую платформу был выполнен в кратчайшие сроки – 3 месяца, при этом был сделан необходимый и значительный для заказчика объем работ: перенос доработок, миграция документов, проведено обучение.

Переход на CompanyMedia 6-й версии позволил Городской управе обеспечить импортозамещение критически важной для Управы информационной системы - системы электронного документооборота, тем самым значительно снизить риски санкционного давления со стороны зарубежных производителей программного обеспечения, исключить различного рода киберугрозы (взломы, кибератаки, несанкционированное отключение ПО, утечки данных и т.п.) для платформы Lotus Domino, которая на текущий момент уже не поддерживается на территории РФ иностранным вендором.

Председатель Комитета документационно-контрольной работы Комарова Татьяна Викторовна отмечает:

“ На сегодняшний день в системе СЭД Городской Управы города Калуги работает 15 органов Городской Управы и 16 подведомственных организаций. Все руководители органов Городской Управы активно используют для подписания документов мобильные рабочих места, также все заместители руководителей подписывают документы с использованием ЭЦП на своих рабочих местах. А так как в последнее время более 40% поступающих документов имеют очень маленькие сроки для исполнения (до 7 дней), все это позволяет оперативно запускать документы в работу, контролировать их и своевременно исполнять. Использование базы «Внутренние документы» как системы межведомственного электронного взаимодействия между органами Городской Управы и подведомственными организациями позволило полностью исключить бумажный документооборот внутри Городской Управы. Активное использование базы «ОРД», которая позволяет регистрировать не только правовые акты, но и протоколы рабочих совещаний, индивидуальные поручения руководителей, поручения по итогам обращений жителей в социальных сетях, дорожные карты позволяет осуществлять оперативный контроль за исполнением поручений Городского Головы города Калуги, в сжатые сроки решать срочные вопросы, возникающие в городе.”

Директор МКУ "Служба информационного обеспечения” Арбузова Инна Сергеевна отмечает:

“Важно отметить, что с переходом на 6 версию CompanyMedia в Городской Управе города Калуга были решены задачи по импортозамещению в части СЭД, которые были поставлены Правительством РФ. В настоящий момент можно говорить об организации единого импортонезависимого пространства электронного документооборота, с обеспечением юридической значимости, охватывающего органы Городской Управы города Калуги и подведомственные организации. Многолетний опыт сотрудничества с нашим  партнером - Компанией "Интертраст", а также соответствие его решений технологическим требованиям времени, позволяет рассчитывать на плодотворное сотрудничество в дальнейшем. В настоящее время мы реализуем планы по дальнейшему развитию системы электронного документооборота”.