EOS for SharePoint: новый ингридиент для документооборота пивоваренной компании

О заказчике

«Московская Пивоваренная Компания» на российском рынке напитков с 2008 года. Она выпускает продукцию российских торговых марок «Жигули Барное», «Хамовники», «Трехгорное» и др., пиво и напитки по международным лицензиям: Oettinger, Faxe и др. Является эксклюзивным импортером пива европейских марок. Производство компании мощностью до 7 млн гектолитров в год расположено в экологически чистом районе Подмосковья (Мытищи) и оснащено новейшим оборудованием ведущих мировых производителей. Количество сотрудников – более 1 000 человек. В состав компании, помимо пивоваренного завода, входят собственные дистрибьюторский и логистический центры.

Об исполнителе

ООО «Юниксофт» на рынке информационных технологий с января 2008 года. Компания  оказывает полный комплекс услуг по автоматизации делопроизводства и электронного документооборота на предприятиях Москвы и Московской области. Является сертифицированным партнёром компании-разработчика «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и специализируется на внедрении соответствующих программных продуктов. Помимо бизнеса, клиентами «Юниксофт» являются многие районные, городские и поселковые администрации Московской области, все районные и городские подразделения Московского областного БТИ, несколько крупных вузов и предприятий Москвы. Интегратор входит в состав Мытищинской торгово-промышленной палаты и является Центром регистрации сертификатов электронной цифровой подписи «Национального удостоверяющего центра» в Мытищинском, Пушкинском, Сергиево-Посадском районе Московской области, оказывает услуги по аккредитации предприятий на электронных торговых площадках и сопровождению электронных торгов.

Цели проекта

До внедрения СЭД в «Московской Пивоваренной Компании» договора согласовывались в бумажном виде. В процессе движения внутри организации они могли теряться, поэтому время, необходимое для согласования, нельзя было спрогнозировать. Соответственно, первоочередной целью проекта автоматизации документооборота в компании стала необходимость упорядочения и упрощения движения документов внутри предприятия.

О решении

Для автоматизации документооборота мастера пивоварения выбрали платформу EOS for SharePoint, разработку компании «Электронные Офисные Системы». Критериев для такого выбора было несколько. «В первую очередь, это должно было быть коробочное решение, которое можно приобрести и быстро настроить под наши бизнес-процессы, а не «допиливать», – рассказал руководитель отдела ИТ «Московской Пивоваренной Компании» Игорь Аннин. Кроме того, заказчик в построении своей ИТ-инфраструктуры изначально ориентировался на решения Microsoft: например, у него уже стояли ERP Microsoft Dynamics NAV и CRM на платформе Microsoft Dynamics 365. Соответственно, у ИТ-службы компании уже существовали необходимые компетенции для поддержки СЭД.

Кроме того, благодаря широкой партнерской сети компании ЭОС заказчик нашел для себя наиболее оптимального по дислокации исполнителя: офис «Юниксофт» расположен как раз в Мытищах.

На данный момент архитектура внедренного решения включает в себя около 40 групп документов: входящая и исходящая корреспонденция, входящие и исходящие иски, доверенности, претензии, приказы, пропуска, регламенты процедур, служебные записки, банковские гарантии, 15 видов договоров, документы отдела претензионной работы и т. д. В системе создано более 140 маршрутов – процессов согласования. Количество пользователей системы сейчас – около 40% сотрудников компании: все офисные работники, часть сотрудников склада и других подразделений. Ежегодная нагрузка на СЭД, по итогам 2017 года, составила более 15 000 документов и 23 000 проектов.

Ход проекта

Проект по автоматизации документооборота в «Московской Пивоваренной Компании» начался в 2015 году и поэтапно проходит до настоящего времени.

На первом этапе, с февраля 2015 по май 2016 года, происходило наполнение системы: создание групп документов, картотек и маршрутов. В это же время в систему были внесены архивные договоры с 2008 года и таким образом создан полный реестр договоров, которые можно фильтровать, формировать из них отчеты для госорганов и внутренних нужд компании. При запуске системы в промышленную эксплуатацию в компании был издан внутренний локальный акт, придающий юридическую значимость СЭД.

В рамках этого этапа в СЭД последовательно вводились различные виды документов:

• Февраль - апрель 2015: доходные договора.
• Апрель - ноябрь 2015: около 20 групп документов (договора, соглашения, банковские гарантии и прочие), составляющие до 70% всего договорного документооборота компании.
• Май 2016: входящая/исходящая корреспонденция, фиксация времени входа/выхода сотрудников через КПП (для ускорения выписки пропусков).
• Июнь 2016: документы регламентации деятельности (на базе Business Studio) – документы,  регламентирующие каждый отдельный процесс компании: заявки на оплату, на изготовление этикеток и т. д.
• Февраль 2017: согласование изменения процессов СЭД.
• Апрель - июль 2017: документы судебной работы (юристы, бухгалтеры), согласование макетов этикеток.

На втором этапе, с ноября 2017 по февраль 2018 года, была начата интеграция EOS for SharePoint с основной ERP заказчика – MS Dynamics NAV. С этого времени в ERP ведется учет списания товара и выгрузка этих данных в СЭД, где они утверждаются и возвращаются в ERP. В этот же период предприятие перешло к использованию усиленной квалифицированной электронной подписи.

Третий этап начался в апреле 2018 года: завершение интеграции с ERP – создания карточек организаций и соглашений и их утверждения для проведения оплат и отгрузок, настройка сервиса проверки контрагентов, а также внедрение «Конструктора документов» для автоматизации работы с комплектами договорных документов и создания подробного реестра.

Итоги проекта

Преимущества, полученные «Московской пивоваренной компанией» после реализации проекта, заключаются в сокращении времени согласования договоров и соглашений до 2 рабочих дней по нетиповым договорам и до 1 рабочего дня по типовым договорам (на каждый этап); в ликвидации необходимости обзвона согласующих сторон, в своевременном информировании о завершении согласования, в отслеживании движения листа согласования. Соответственно, снижаются потери документов. Появляется возможность удаленного согласования договоров (через канал RDS, мобильное приложение). Наконец, в компании появилась единая база документов с разными статусами согласования – туда входят даже отклоненные документы.

«Основным итогом проекта для меня стало обеспечение прозрачности всех бизнес-процессов компании. Также, естественно, – сокращение сроков, так как оперативность на нашем высококонкурентном рынке является очень важным преимуществом, повышает нашу клиентоориентированность. Кроме этого – мы приобрели возможность удаленной работы с системой, в том числе через мобильные решения», – резюмирует начальник юридического отдела «Московской Пивоваренной Компании» Ольга Рыбцова.