Импортер продукции Valio в России ООО «Валио»: создание комплексной информационной системы управления предприятием на базе Microsoft Dynamics AX

О заказчике

Valio Ltd – один из крупнейших европейских молочных концернов. История компании началась в 1905 году, когда мелкими товариществами по переработке молока было основано предприятие, призванное заниматься сбытом финского масла за рубежом. Сегодня Valio перерабатывает более 80 % всего производимого в Финляндии молока, выпуская свыше 1,1 тыс. наименований молочной продукции, которая экспортируется более чем в 60 стран мира. Valio имеет несколько дочерних предприятий. В их числе завод по расфасовке и упаковке сыров в Бельгии, два завода в Эстонии, дочерние предприятия в Швеции, США, Литве, Латвии.

В России продукция производителя известна с 1908 года. С 1994 года единственным официальным импортером продукции Valio в России является ЗАО «Валио» (с января 2002 года – ООО «Валио»). Офис компании находится в Петербурге, филиалы – в Москве, Одинцово (Московская область) и Ершово (Московская область). В последнем из них располагается логистический терминал и производство некоторых ассортиментных позиций плавленого сыра под маркой «Виола», в дальнейшем здесь планируется производить и другие виды продукции.

На долю России приходится около трети всего экспортного оборота Valio. Самыми популярными торговыми марками концерна являются масло «Валио», плавленый сыр «Виола», сыр «Олтерманни», йогурты. На сегодняшний день «Валио» насчитывает более 200 клиентов в Москве, Петербурге и других крупных городах. Активно развиваются поставки в сегменте HoReCA и сотрудничество с предприятиями пищевой промышленности.

Об исполнителе

GMCS – консалтинговая компания в сфере ИТ, выполняющая комплексные проекты, направленные на повышение эффективности бизнеса. GMCS является партнером ведущих поставщиков программных продуктов: IBM Cognos Planning, IBM Cognos 8 BI, Infor ERP LN, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Office Solution Accelerator for Sarbanes-Oxley, Microsoft Sharepoint, Oracle E-Business Suite, PlanDesigner, SAP Business Suite, «БОСС-Кадровик», WebTutor, CourseLab. GMCS основана в 1997 году и сейчас имеет значительный опыт работы с крупными предприятиями различных секторов экономики и стран мира. С 2005 года GMCS входит в Группу компаний «КомпьюЛинк». Головной офис компании GMCS расположен в Москве, региональные филиалы – в Петербурге и Киеве.

Задачи проекта

Предпосылкой внедрения полнофункциональной системы управления в ООО «Валио» явилось расширение бизнеса молочного концерна Valio на территории РФ, что выразилось в росте объемов продаж и штата сотрудников «Валио». Кроме того, появились новые бизнес-процессы, связанные со строительством завода и логистического терминала «Валио» в Ершово. Поскольку продукция Valio поставляется в Россию с заводов концерна в Финляндии и других европейских стран, одной из приоритетных задач проекта стала также оптимизация процессов дистрибуции.

«Повышение конкурентоспособности Valio на российском рынке, в том числе в сегменте HoReCa, а также качества обслуживания и удовлетворенности клиентов, – те главные задачи, которые стояли перед нашей компанией на момент начала проекта внедрения информационной системы. При этом нам было важно адаптировать функционирующую в Финляндии бизнес-модель Valio под особенности локального законодательства и практики ведения бизнеса в России», – рассказывает генеральный директор ООО «Валио» Мика Коскинен.

Принимая во внимание стратегическую важность проекта, компания «Валио» тщательно подошла к выбору решения для построения системы автоматизации бизнеса. На начальном этапе проекта, когда только предстояло выбрать платформу для реализации решения, специалистами «Валио» был проведен глубокий внутренний анализ, по результатам которого был сформирован список требований к системе. В числе выдвинутых требований были гибкость к изменениям, обусловленным быстрым ростом бизнеса «Валио», положительный опыт использования решения в пищевой промышленности, соответствие ИТ-стандартам концерна, а также стоимость решения. В итоге в декабре 2006 года «Валио» выбрала за основу информационной системы управления Microsoft Dynamics AX.

При выборе партнера по внедрению учитывалось наличие у интегратора отраслевой экспертизы, широкого проектного опыта и положительной репутации на рынке. Этим требованиям соответствовала компания GMCS. В апреле 2007 года «Валио» заключила договор с GMCS на комплексную автоматизацию на базе Microsoft Dynamics AX следующих бизнес-процессов: дистрибуция, цепочки поставок, финансы, производство и склад адресного хранения.

Ход проекта

Проект выполнялся в соответствии с методологией внедрения, принятой на уровне концерна. Для реализации проекта был сформирован координационный комитет, куда вошли топ-менеджеры «Валио» – генеральный, финансовый, ИТ-директор, директор по логистике и производству, а также рабочая группа во главе с ключевыми пользователями системы. Техническую поддержку ведения проекта обеспечивала контрольная группа, состоявшая из ИТ-специалистов заказчика. Следование данной методологии позволило максимально четко распределить ответственность команды внедрения за бизнес-участки, способствовало повышению качества принимаемых коллегиальных решений и в конечном итоге ускорило получение первых результатов проекта.

Работа над проектом стартовала в апреле 2007 года. Разработка технического функционального дизайна системы заняла порядка 8 месяцев. К оценке модификаций системы «Валио» привлекла компанию Microsoft Consulting, которая в декабре 2007 года выполнила анализ всех предложенных модификаций на проекте.

В дальнейшем, с января по ноябрь 2008 года, происходили настройка, тестирование и внедрение функциональностей «Дистрибьюция и отчетность» и «Финансы и отчётность». В сентябре 2008 года к участию в проекте снова была привлечена компания Microsoft Consulting, на этот раз для проведения технического анализа системы. В декабре 2008 года был выполнен переход на техническую поддержку по вышеупомянутым функциональностям.

Как рассказала менеджер проекта со стороны компании «Валио» Анна Вило, в начале второго этапа проекта, с ноября 2008 года по июль 2009 года, участники проекта занимались техническим и функциональным дизайном, настройкой, тестированием и внедрением функциональностей «Расчет заработной платы» и «Кадровый учет». Параллельно в январе-июле 2009 года были настроены, протестированы и внедрены функциональности «Управление складом» и «Производство». Кроме того, с декабря 2008 года по январь 2009 года проводился аудит системы силами компании Price&Waterhouse.

Отметим, что блок работ, связанный с автоматизацией управления складской логистикой, выполнялся практически одновременно со строительством распределительного центра «Валио» в Ершово. Для расширения стандартной функциональности Microsoft Dynamics AX необходимыми для эффективного управления складом инструментами было использовано специализированное решение GMCS Cargo Terminal. Для управления производством в Microsoft Dynamics AX реализована возможность ведения как оперативного учета прямых затрат каждой варки сыра, так и партионного учета продукции.

В ноябре 2009 года функциональности «Управление складом» и «Производство» также были переведены техподдержку. В настоящее время техническую поддержку реализованного решения осуществляет компания GMCS.

Информация об инвестициях в проект не разглашается.

Результаты проекта

Результатом проекта стала комплексная информационная система управления предприятием на базе Microsoft Dynamics AX для компании «Валио». Новая система охватывает головной офис заказчика в Петербурге, филиал в Москве, завод по производству плавленого сыра и дистрибуционный центр в Ершово, а также распределенную сеть внешних складов, принадлежащих «Валио».

На сегодняшний день система находится в промышленной эксплуатации. Пользователями системы являются свыше 70 сотрудников «Валио», в том числе специалисты отдела бухгалтерии, продаж, логистики, транспортного отдела, склада, технологи, офис-менеджеры. Специалисты финансового отдела «Валио», которые перешли на работу в Microsoft Dynamics AX уже с 1 января 2008 года, ведут в новой системе все основные финансовые операции: бухгалтерский и налоговый учет, учет основных средств, налогов, фактических затрат, банковских и кассовых операций, расчеты с поставщиками и подрядчиками, взаиморасчеты внутри компании и т. д.

Используя развернутую систему, «Валио» работает с прогнозным планированием поставок с учетом классификации продукции, осуществляет планирование под заказ по продукции с непродолжительными сроками хранения. Это стало возможным благодаря автоматизации процессов управления цепочками поставок, включая формирование заказов на закупку и ведение заказов на продажу, а также отслеживания движения товара. В настоящее время «Валио» может в режиме реального времени отслеживать наличие складских остатков во всех аналитических разрезах и на складе в Ершово, и на арендуемых складах.

Как сообщил директор департамента решений Microsoft GMCS Олег Лысов, проект в «Валио» является одним из крупнейших внедрений Microsoft Dynamics AX в пищевой промышленности, дистрибуции и логистике. Для GMCS это был первый проект, выполненный для данного заказчика.

В планах «Валио» – интеграция Microsoft Dynamics AX с системами логистики концерна, а также арендуемых складов в России. Кроме того, совместно с GMCS «Валио» планирует осуществить расширение и совершенствование реализованных в системе механизмов распределения затрат и управленческой отчётности.

«Пример компании «Валио», которая использует и совершенствует решение на базе Microsoft Dynamics AX уже в течение почти двух лет, является иллюстрацией концепции «Динамичного бизнеса» Microsoft, универсальной для любых отраслей и рынков», – резюмирует директор Microsoft Business Solutions в России Владимир Водянов.