На базе СЭД «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-Web». Алтайский государственный медуниверситет автоматизирует документооборот

О заказчике

Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Алтайский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации (ГБОУ ВПО АГМУ Минздрава России) – одно из ведущих медицинских высших учебных заведений Западной Сибири. АГМУ основан в 1954 году. Вуз готовит специалистов не только для Алтайского края, но и для многих других регионов. Сегодня медуниверситет реализует 19 образовательных программ высшего медицинского образования, а также имеет интернатуру, ординатуру и аспирантуру. Вузом подготовлено более 30 тысяч дипломированных специалистов, 90 % врачей и провизоров в Алтайском крае - его выпускники. В университете работают 130 докторов и 350 кандидатов медицинских наук, два профессора вуза - член-корреспонденты РАН.

«Алтайский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения РФ

Об исполнителе

«КС-Консалтинг» специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов. Направление систем электронного документооборота создано в 2000 году как отдел компании «Корпоративные системы», а с 2007 года представлено специализированной компанией ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг». За 15 лет работы в области автоматизации управления документами специалистами компании накоплен уникальный опыт внедрения систем для организаций и предприятий различного профиля на территории от Республики Алтай до заполярного Норильска и Забайкальского края. Стратегический партнер «КС-Консалтинг» - компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

«КС-Консалтинг» - партнер компании ЭОС

Предпосылки проекта

В АГМУ используется централизованная схема документооборота – все документы регистрируются в общем отделе, он же отвечает за контроль исполнительской дисциплины. До внедрения СЭД «ДЕЛО» регистрация документов велась традиционными способами, а документооборот был организован на бумажных носителях.

Систему электронного документооборота было решено внедрить для автоматизации внутреннего документооборота и контроля исполнения.

Ход проекта

СЭД «ДЕЛО» было приобретено по специальной цене – при покупке систем ЭОС для собственных управленческих нужд для учебных заведений предусмотрена скидка в размере 50 % («Академическая лицензия»). Всего АГМУ приобрел 46 пользовательских лицензий, из них 30 – на подсистему «ДЕЛО-Web». Это позволило закрыть потребности по автоматизации документооборота на уровне административных подразделений вуза.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» осуществлялось собственными силами специалистов заказчика, при активном участии компании «КС-Консалтинг». После закупки программного обеспечения и его установки были обучены 3 технолога системы (они получили базовые знания по настройке СЭД), а также делопроизводители (сотрудники общего отдела). В результате настройку справочников и системы в целом заказчик провел силами своих сотрудников. На заключительном этапе обучение прошли руководители и специалисты структурных подразделений, которым, в числе прочего, были показаны и технологии работы в веб-интерфейсе.

Итоги проекта

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» используется в рамках административных подразделений вуза. В системе, кроме сотрудников общего отдела, работают ответственные за ведение электронного документооборота в подразделениях. Средствами СЭД осуществляется регистрация документов (ввод регистрационных карточек), передача документов на исполнение, контроль исполнения.

Перспективы проекта

В перспективе планируется расширить участок автоматизации – включить в контур СЭД все подразделения АГМУ, а в дальнейшем частично отказаться от бумажного документооборота внутри вуза.