Перевод корпоративной почты компании «СПАР Ритейл» в единую облачную среду на базе Microsoft Office 365

О заказчике

Компания «СПАР Ритейл» является одним из российских франчайзи-партнеров крупной международной розничной сети по продаже продовольственных товаров SPAR International. Магазины компании «СПАР Ритейл» расположены в Москве, Московской области (Коломна, Мытищи, Лобня, Дубна, Одинцово), а также во Владимире. Число сотрудников – около 1 тыс. человек.

Об исполнителе

Группа компаний «КОРУС Консалтинг» предлагает услуги по созданию, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, внедрению информационных систем, ИТ-консалтингу, ИТ-аутсорсингу и реализации комплексных проектов. Компания образована в 2000 году. Сегодня в офисах «КОРУС Консалтинг» в Москве, Санкт-Петербурге и Ярославле работают более 470 сотрудников. «КОРУС Консалтинг» является официальным партнером ведущих международных и российских поставщиков программного и аппаратного обеспечения (Alfresco, EMC, HP, Cisco Systems, IBM, Intershop, Manhattan Associates, Microsoft, OpenText, Oracle, SAP, 1C и др.).

Предпосылки проекта

До осуществления проекта внедрения Microsoft Office 365 в распоряжении сотрудников компании «СПАР Ритейл» находилось около 800 почтовых аккаунтов: 220 в центральном офисе и 12-13 - в каждом из розничных магазинов заказчика. Компанией использовались две почтовые системы - Microsoft Exchange 2010 на платформе внешнего хостинг-провайдера и собственный почтовый сервис на базе свободного программного обеспечения FreeBSD.

«СПАР Ритейл» сталкивался с такими проблемами, как отсутствие единого адресного пространства, несоответствие возможностей сети провайдера требованиям своего бизнеса, кроме того, в организации использовалось множество разнообразных инструментов почтовых систем (календарей, адресных книг), требующих много времени на администрирование. К почтовым ящикам на базе FreeBSD невозможно было добавить дополнительную контактную информацию. Объем почтовых учетных записей составлял всего 1 Гб, что создавало сложности при пересылке и хранении медиа-файлов большого размера в рамках производственной необходимости (фото, видео, чертежи, графики). Все это вызывало недовольство со стороны пользователей.

«Электронная почта - это сервис, о работе которого бизнес не должен думать. Он должен иметь возможность просто принять или отправить письма. По ряду причин, у нас было не так», - говорит ИТ-директор компании «СПАР Ритейл» Михаил Красавин.

«СПАР Ритейл» требовалось решение, позволяющее минимизировать затраты на развертывание и поддержку корпоративной электронной почты, а также наличие ресурсов, доступных пользователям даже в случае сбоя или отказа локальной инфраструктуры. Для руководства компании было необходимо средство внутрикорпоративных коммуникаций.

Ход проекта

В июле 2013 года было принято решение о внедрении в «СПАР Ритейл» Microsoft Office 365. Выбор в качестве платформы решения Office 365 был обусловлен опытом работы заказчика с приложениями компании Microsoft. Это позволило сэкономить расходы на обучение и переобучение пользователей. Компания получила привлекательные условия лицензирования решения, что также повлияло на конечный выбор технологии от Microsoft.

Задачу по миграции старой почтовой инфраструктуры на Office 365 взяли на себя специалисты компании «КОРУС Консалтинг», и в январе 2014 года проект стартовал.

В феврале 2014 года начался процесс миграции. Сперва была загружена почта с аккаунтов на FreeBSD, затем - с Microsoft Exchange 2010. Далее представители заказчика удостоверились в наличии в новых почтовых аккаунтах всей необходимой информации, перенесенной из старой почты, после чего вся внешняя маршрутизация была переведена на Microsoft Office 365.

Помимо миграции почты, осуществлялась миграция пользовательских рабочих календарей и адресного пространства. «Также мы полностью освободили наших пользователей от необходимости подачи заявок в службу Service Desk о сбоях и неполадках в работе электронной почты. Тем самым была снижена нагрузка на сотрудников Service Desk», - добавляет Михаил Красавин.

Итоги проекта

В результате перехода на Office 365 «СПАР Ритейл» получил финансовую выгоду: годовые расходы на поддержку аналогичного количества почтовых аккаунтов сократились на 30 %. «СПАР Ритейл» приобрел несколько большее количество лицензий, чем необходимо в настоящий момент. Это сделано в расчете на дальнейшее развитие решения в компании. Даже в этом случае финансовая выгода составила 10 %.

Все сотрудники «СПАР Ритейл» получили почтовые аккаунты объемом 50 Гб, что полностью соответствует их потребностям и задачам. Кроме того, заказчик получил эффективное средство внутрикорпоративной связи Microsoft Lync.

Специалистам «СПАР Ритейл» доступен ряд дополнительных возможностей решения Office 365, в частности, планирование деловых встреч сотрудников и электронное бронирование переговорных комнат, что раньше осуществлялось посредством написания бумажных заявок.

В настоящее время все работы по поддержке и обновлению решения выполняет не ИТ-служба заказчика, а компания Microsoft.

В дальнейшем заказчик планирует внедрение Microsoft SharePoint Server, который будет использоваться для хранения документов. На базе решения будут организованы корпоративный документооборот и электронный архив документов. Также рассматривается вопрос о внедрении корпоративной социальной сети Microsoft Yammer, которая будет работать на базе Microsoft SharePoint Server. Кроме того, «СПАР Ритейл» рассматривает возможность использования Microsoft OneNote.

«Пользователи получили множество новых сервисов и почтовые ящики увеличенного объема. Для нас появилась возможность работы по единому сценарию как из офиса, так и из дома или из интернет-кафе. Упростились процессы администрирования систем и подключение новых пользователей. Возросла отказоустойчивость ИТ-инфраструктуры. Теперь даже при сбое корпоративной сети, сервисы объединенных коммуникаций остаются доступными 99,9 % времени. Кроме того, мне, как ИТ-директору, очень важно, что не приходится содержать и поддерживать собственную инфраструктуру, что влечет за собой немалые затраты, в том числе капитальные», - резюмирует Михаил Красавин.