РМСЭД ЯНАО: 10 лет успешной работы СЭД CompanyMedia в условиях Крайнего Севера

О заказчике

Ямало-Ненецкий автономный округ (ЯНАО) входит в состав Тюменской области и является частью Уральского федерального округа. Административный центр АО - город Салехард. Округ занимает площадь в 769 250 кв. км, на его территории находится полуостров Ямал - самая северная материковая точка округа. Численность населения ЯНАО по данным Росстата составляет 534104 человек (из них около 84 % - городское население).

Об исполнителе

Компания «ИнтерТраст», созданная в 1994 году, – один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Компанией выполнено свыше 3 тыс. проектов, более 500 тыс. пользователей ежедневно работают с документами с помощью программных продуктов «ИнтерТраст». CompanyMedia, флагманский продукт «ИнтерТраст», представляет собой корпоративную систему управления документами, задачами и личной продуктивностью. Сохраняя функции делопроизводства, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов.

Предпосылки проекта

Как рассказал заместитель руководителя, начальник управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Юрий Кулаков, инициатива внедрения СЭД исходила от ИТ-специалистов, которые считали, что именно с электронного документооборота нужно начинать информатизацию в органах власти. «Для нас документ это и сырье, и инструмент, и конечный результат работы. Поэтому сомнений не было - именно СЭД должна стать той системой, внедрять которую необходимо в первую очередь. Все, что у нас было на тот момент, в 2005-2006 годах, это система регистрации документов, рассчитанная на 5 рабочих мест, чего было явно недостаточно даже для администрации региона», - рассказывает Юрий Кулаков.

Заместитель руководителя, начальник управления документационного обеспечения
аппарата губернатора ЯНАО Юрий Кулаков

Уже на этапе изучения рынка СЭД инициаторы проекта искали систему не только для аппарата губернатора - требовалось решение регионального уровня, система «на вырост». Поэтому масштабируемость была одним из главных критериев. В то же время необходима была модульная система, чтобы внедрять ее можно было поэтапно, постепенно закрывая потребности в автоматизации различных видов документооборота. Кроме того, учитывались особенности региона - территориальная распределенность объектов автоматизации и слабые каналы связи. Нужна была система, способная обеспечить работу в таких условиях.

После тщательного отбора поставщика и программного продукта выбор был остановлен на компании «ИнтерТраст» и системе CompanyMedia. Помимо перечисленных критериев (масштабируемость, распределенность, возможность работы в условиях слабых каналов), заказчики ориентировались на обширный опыт использования этой системы во властных структурах других российских регионов.

Преимущества CompanyMedia

Ход проекта

РМСЭД ЯНАО планомерно развивалась на протяжении всех 10 лет своего существования:

• 2006 год - в Администрации ЯНАО внедрена система электронного документооборота на базе CompanyMedia, также произошли первые внедрения системы на муниципальном уровне (Новый Уренгой, Тазовский и Приуральский районы).
• 2007-2009 годы - к системе подключены органы исполнительной государственной власти ЯНАО (все ОИГВ подключены к системе в 2009 году). Происходит функциональное развитие системы (внедрение делопроизводческих модулей) и ее адаптация под требования заказчика, а также интеграция с порталом госуслуг ЯНАО. На этом этапе к проекту подключился региональный информатизатор - департамент информационных технологий и связи ЯНАО.
• 2010 год - внедрение системы в Законодательном Собрании ЯНАО.
• 2011 год – внедрение системы в Счетной палате ЯНАО.
• 2011-2012 годы - ведется тиражирование системы в муниципальных образованиях, интеграция автоматизированных участков в единое для всех муниципалитетов решение. Происходит подключение к системе учреждений, подведомственных органам исполнительной власти, а также внедрение мобильных рабочих мест CompanyMedia (т.н. «Мобильный офис губернатора»). Количество участников системы в 2012 году резко увеличивается.
• 2012 - 2013 годы – развиваются интеграционные возможности системы (к настоящему времени система интегрирована с сайтами губернатора ЯНАО, правительства ЯНАО, региональным порталом госуслуг, сайтом Президента РФ - в части обработки обращений граждан).
• 2014 год - начало подключения к системе поселковых муниципальных образований.
• 2015-2016 годы - внедрение модуля «Законотворчество» в Законодательном собрании ЯНАО (модуль является разработкой партнеров «ИнтерТраст» - компании «Тринити»). Разработка функционала для кадрового учета госслужащих; разработка региональной нормативной базы для внедрения ЭП в органах исполнительной власти. Также начат переход на новую версию системы - CompanyMedia 4.

Интеграция CompanyMedia с сайтами правительства ЯНАО

Как рассказали в «ИнтерТраст», наиболее сложными были 2011-2012 годы, когда все структуры ЯНАО - ОИГВ и МО - нужно было связать в единую систему. Включение поселковых муниципальных образований в единый контур электронного документооборота стало очередным шагом в преодолении «цифрового» неравенства. «Многие поселки находятся в нескольких сотнях километров от ближайших городов, каналы электронной связи с ними зачастую отсутствуют, и в результате на то, чтобы информация из поселкового муниципалитета дошла до уровня района, требуется несколько дней. Подключив эти населенные пункты к региональной системе электронного документооборота, мы обеспечили оперативную обработку обращений граждан и надлежащее качественно оказываемых государственных услуг на всей территории Ямало-Ненецкого автономного округа», - говорит Юрий Кулаков.

Статистика по количеству организаций-участников РМСЭД в 2006-2016 годах

Что касается самых интересных задач в рамках проекта, то специалисты интегратора называют внедрение мобильных рабочих мест в 2011-2012 годах. «Главным инициатором был самый главный человек в нашей системе – губернатор автономного округа. Все специалисты, задействованные в обеспечении системы, были к этому не просто готовы, а активно этого желали и на своем уровне пропагандировали. Уже после недели работы глава автономного округа поделился своими впечатлениями и настоятельно рекомендовал всем членам правительства освоить и использовать этот полезный инструмент в работе, а через месяц такие же рекомендации были даны и всем главам муниципальных образований», - вспоминает Юрий Кулаков.

Статистика по объему обрабатываемых в РМСЭД ЯНАО документов с 2006 по 2015 годы

В «ИнтерТраст» также рассказали, что ИТ-специалисты ЯНАО со своей стороны активно участвовали в проведении проекта: за 10 лет они хорошо изучили систему, многие вещи могут дорабатывать самостоятельно, в частности, тиражирование системы в небольших муниципалитетах проводят сами. Специалисты «ИнтерТраста» занимаются крупными разработками, при необходимости выезжают в ЯНАО для проведения работ на территории заказчика. Что касается числа привлеченных на проект специалистов, то оно составляло от 2-3 специалистов «ИнтерТраста» до 12-13 человек в наиболее активные фазы проекта. Например, в 2011-2012 годы, когда проводилось масштабное тиражирование системы в муниципалитетах, на проекте работало до 12-13 специалистов «ИнтерТраст» (4-5 инженеров и 4-5 консультантов - на месте в ЯНАО, 2-3 специалиста по поддержке - в Москве, до непосредственного развертывания системы также привлекались 2-3 разработчика).

Итоги проекта

На данный момент все без исключения органы исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе представительства округа за его пределами (в городах Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Тюмень, Курган), работают в РМСЭД. Система активно используется и в других органах власти: в Законодательном Собрании, Счетной палате, Избирательной комиссии автономного округа. Так же к системе подключен аппарат Главного федерального инспектора. «Если начинали мы с 5 рабочих мест в аппарате губернатора, то сейчас в системе работают больше 4 тыс. пользователей - 2660 в муниципальных образованиях и 1453 в органах исполнительной власти. С помощью СЭД ежегодно обрабатывается почти 7 млн документов», - отмечает Юрий Кулаков.

Показатели на середину 2016 года по числу пользователей РМСЭД в МО и в ОГИВ

С использованием системы реализуют общее документационное обеспечение все лечебно-профилактические учреждения и большинство государственных учреждений иной направленности. Аналогично в городах и районах автономного округа, где все без исключения органы местного самоуправления и значительное количество муниципальных учреждений используют СЭД. В некоторых муниципалитетах подключены даже школы и детские сады.

С помощью CompanyMedia обрабатываются обращения граждан из всех источников. Интеграция модуля «Обращения граждан» реализована со всеми официальными интернет-ресурсами, включая сайты губернатора, аппарата губернатора и правительства ЯНАО, а также с порталом государственных услуг. РМСЭД ЯНАО интегрирована с МЭДО, поэтому обращения, поступающие в органы власти ЯНАО через администрацию Президента, также автоматически попадают в CompanyMedia. Кроме того, в CompanyMedia поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Поскольку для применения ЭП необходима адекватная правовая база, в начале 2016 года в ЯНАО принят соответствующий правовой акт, узаконивший применение всех трех видов электронной подписи.

Применение Электронной подписи в ЯНАО

Перспективы проекта

В ноябре 2016 года планируется перевести все органы исполнительной власти на четвертую версию CompanyMedia и начать процесс обновления СЭД в муниципалитетах. Это большой проект, который продолжится и в 2017 году. Еще одна масштабная задача - это сопровождение государственной кадровой службы, автоматизация кадрового делопроизводства. Сейчас проходит ряд пилотных проектов в отдельных органах власти, а на 2017 год запланирован переход к ведению реестра государственных гражданских служащих в полностью электронном виде.

Кроме того, в ближайшем будущем произойдет включение поселковых муниципальных образований в общий контур электронного документооборота. Речь идет о селах и поселках на территории автономного округа, и здесь на первый план выходит техническая проблема обеспечения устойчивых каналов связи.

«Также хочу упомянуть о проекте, который сейчас осуществляется нашими коллегами из Законодательного Собрания ЯНАО - там идет внедрение специализированного модуля «CompanyMedia-Законотворчество», разработанного компанией «Тринити Урал», партнером «ИнтерТраст». Этот этап развития системы важен и для правительства, поскольку оно является ключевым источником законодательной инициативы в регионе. Что касается стратегической задачи в области электронного документооборота, то мы движемся в сторону полного исключения бумажных носителей для документов временного срока хранения. Именно для этого мы формируем среду применения электронной подписи: ведется работа по созданию нормативной документации, решаются организационные и технические вопросы. Когда необходимые условия будут созданы, мы сможем перейти к полностью электронному документообороту на всех уровнях – и в органах исполнительной власти, и в муниципальных образованиях», - завершает свой рассказ о РМСЭД ЯНАО Юрий Кулаков.

CompanyMedia – универсальная платформа