На прошедшей в октябре конференции «Осенний документооборот – 2014» много говорилось о том, в каком направлении развивается ЭОС в целом и его решения в частности, каким образом компания отвечает на тенденции рынка СЭД, какие цели ставит перед собой на ближайшее будущее, какие изменения назрели на российском рынке систем электронного документооборота (см., например, новость раздела ЭОС Осенний документооборот от 23 октября 2014 г. и новость раздела ЭОС от 30 октября 2014 г. ). Сегодня наше издание еще раз возвращается к этим вопросам, беседуя с председателем совета директоров компании компании ЭОС - Владимиром Эдуардовичем Баласаняном. Напомним, что некоторое время назад мы беседовали с ним о том, как компания развилась за предыдущие 20 лет и как она повлияла на рынок СЭД/ЕСМ в России (см. интервью «Мы имеем непосредственное отношение к становлению рынка СЭД и ответственны за него» от 2 апреля 2014 г.)
Владимир Эдуардович, в предыдущем интервью вы обрисовали багаж и социальное присутствие ЭОСа на рынке. Теперь хотелось бы услышать, какие решения поставляет и что представляет собой ЭОС сегодня.
— Попробую кратко охарактеризовать основные продукты ЭОСа. Это, прежде всего, «ДЕЛО», самая популярная отечественная система автоматизации электронно-бумажного документооборота. Ее главное преимущество - наличие огромного количества опций и настроек, позволяющих адаптировать систему к любым типам организаций, видам документов, правилам делопроизводства, схемам межорганизационного взаимодействия. Это функционально полное, готовое к использованию и проверенное временем решение, которое соответствует всем современным технологическим и нормативным требованиям.
Другой наш продукт - EOS for SharePoint. Функционально система решает тот же круг задач, что и система «ДЕЛО», но реализована она средствами Microsoft SharePoint - самой массовой ЕСМ-платформе в мире. Эту систему выбирают, в первую очередь, те организации, которые строят свои корпоративные приложения на платформе SharePoint и хотят интегрировать их с СЭД, построенной на этой же платформе.
Третье наше предложение - наша собственная ECM платформа eDocLib, которая соответствует самым современным требованиям к подобным приложениям. Это - гибкий инструмент, конструктор, с помощью которого мы, наши партнеры и наши заказчики можем сами – без программирования, в диалоговом режиме (drag and drop) – создавать самые различные информационные системы, в том числе системы управления документами. В качестве примера приведу облачную систему электронного документооборота О7.ДОК, созданную нами по заказу «Ростелекома».
Система автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году и стала первой на российском рынке тиражируемой системой. Сегодня она по-прежнему пользуется спросом? Есть ли планы по ее развитию?
— Сегодня «ДЕЛО» по-прежнему является самым продаваемым продуктом: и по числу проектов, и по числу рабочих мест. Я уже не говорю об огромной инсталляционной базе – клиенты, работающие на системе «ДЕЛО», как правило, от нее не отказываются.
По поводу того, что система выпущена в 1996 году. Ежегодно мы выпускаем 1-2 новых версии, учитывающие требования времени и предложения заказчиков, а раз в несколько лет периодически проводим реинжиниринг. Кроме того, поскольку система построена по модульному принципу, часть ее компонентов разрабатывается и обновляется независимо от ядра. Так что сегодняшняя 14-я версия системы «ДЕЛО» соотносится с системой «ДЕЛО 96» примерно также, как Windows 95 - с Windows 8.
В 2014 году мы осуществляли очередной серьезный реинжиниринг системы. За последние годы произошли радикальные изменения в целевой аудитории СЭД и ее менталитете. Нынешние пользователи сформировались в условиях массового распространения мобильных устройств и сервисов, в том числе социальных сетей, а также повсеместного перехода к использованию электронных документов. Изменилась и структура пользователей СЭД, в ней стали работать руководители, в том числе – самым активным образом - первые лица. В результате появились не просто новые интерфейсные требования, а совершенно новый взгляд на СЭД и ее функциональность.
Руководителю, например, нужно обеспечить – на мобильных устройствах - буквально «мгновенную» реакцию и 100 % безотказность в работе, требуемый уровень безопасности с использованием сертифицированных средств электронной подписи, самый широкий спектр средств работы с мультимедийным контентом, «абсолютно» комфортный интерфейс, включая и эргономику, и сугубо индивидуальные – вкусовые - представления о дизайне. И все это – и на стационарных, и на мобильных устройствах, и в режиме онлайн, и в режиме офлайн. Это, естественно, относится не только к системе «ДЕЛО», но и к другим нашим системам.
В настоящее время мы завершили работу над выпуском системы «ДЕЛО» с новой концепцией взаимодействия с пользователем. В СЭД «ДЕЛО» версии 14.2 расширился список поддерживаемых платформ, появились дополнительные инструменты для организации коллективной работы, расширены возможности при доступе в СЭД через веб-интерфейс, добавлены дополнительные механизмы обеспечения стабильной работы интеграционных модулей. Кроме этого, появились новые функции по работе с РК и РКПД в кабинетах (с резолюциями и папками пользователя), изменился интерфейс отображения виз и подписей, расширился список протоколируемых действий в СЭД. В целом новая версия СЭД «ДЕЛО» унаследовала традиционный интерфейс, все изменения в котором направлены на улучшение юзабилити продукта.
Управление документами и информацией в СЭД «ДЕЛО»
Кстати, вопросы интерфейса и юзабилити сейчас – в числе ключевых для ЭОС, что показал и «Осенний документооборот – 2014», где этим темам были посвящены несколько докладов и дискуссия (см. новость раздела «ЭОС» от 30 октября 2014 г.). Над интерфейсом других наших системам работают ведущие профессиональные дизайнеры: О7.ДОК – студия Артемия Лебедева, EOS for SharePoint – UI Design Group.
Вносились ли крупные интересные изменения в функционал СЭД «ДЕЛО»?
— Не буду перечислять все изменения в базовом «документооборотном» функционале, а остановлюсь только на некоторых расширениях, выходящих за рамки традиционного делопроизводства. Которые, кстати, используются не только в системе «ДЕЛО», но в других наших системах - EOS for SharePoint и СЭД на платформе eDocLib.
Традиционное делопроизводство ограничивалось управлением документами внутри организации, а межорганизационное взаимодействие осуществлялось путем почтовой отправки/приема документов. Однако если организации являются взаимосвязанными элементами какой-то корпоративной структуры или системы органов власти, возникает необходимость сквозного документооборота и его контроля в этой системе взаимосвязанных организаций. Например, если головная организация подготовила поручение и направила его в подчиненные организации, ей необходимо контролировать состояние дел с выполнением этого поручения в подчиненных организациях. В традиционном делопроизводстве контроль может быть осуществлен только на основании и после поступления отчета из подчинённой организации.
В случае использования СЭД возникает возможность в режиме онлайн контролировать состояние происхождения документов во всех взаимосвязанных организациях.
Самый простой вариант – вся совокупность организаций рассматривается как одна организация, использующая одну СЭД. При этом пользователь такой единой СЭД может контролировать состояние работы с документами в любых подразделениях/организациях – в соответствии с предоставленными ему правами доступа. В ряде случаев это - самое лучшее решение, особенно если это вертикально подчиненные организации, а общее число пользователей ограничено сотнями или тысячами. Но такое решение неудобно в случае определенной автономности организаций. Возникает вопрос: зачем организовывать единый документооборот, если организации взаимодействуют лишь по определенному кругу документов, а в остальном являются самостоятельными.
Одной из самых значительных и инновационных наших разработок последних лет явилась система СЭВ (сервер электронного документационного взаимодействия). СЭВ позволяет объединить отдельные системы электронного документооборота различных организаций (и различных производителей) в систему взаимодействующих (взаимоувязанных) систем документооборота. СЭВ работает следующим образом. После отправки документа из одной организации в другую отправителю автоматически поступает информация о том, что происходит с документом при работе с ним в организации-получателе, а если получатель переправил документ в другие организации, то и информацию из этих других организаций. Таким образом, осуществляется полный контроль документооборота в системе организаций, но только в отношении вполне определенных документопотоков. При этом организации сами определяют, какие документы и в какой степени должны контролироваться.
Нам приятно, что сформулированные нами идеи СЭВ легли в основу системы межведомственного электронного документооборота федеральных и региональных органов государственной власти (МЭДО). МЭДО позволяет органам власти не только обмениваться электронными документами, но и получать информацию о ходе их рассмотрения. Позднее на основе СЭВ нами был подготовлен национальный стандарт, выпущенный в прошлом году ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению».
Другой, самой последней разработкой компании является система оказания государственных и муниципальных услуг (СОГУ). Известно, что в России в создана инфраструктура электронного правительства: функционирует единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) и система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). ЕПГУ и СМЭВ позволяют принимать заявки граждан и организаций на оказание услуг, а также обеспечивают взаимодействие между органами власти, необходимое для оказания этих услуг.
Система СОГУ работает следующим образом. Она обеспечивает прием заявок на услуги – как с портала услуг, так и из многофункциональных центров, и пересылку их в СЭД организации, непосредственно оказывающей эту услугу. После регистрации в СЭД запускается процесс исполнения заявки - в соответствии регламентом исполнения соответствующей услуги. По ходу процесса СОГУ обеспечивает обращение к необходимым муниципальным, региональным и федеральным органам власти, запрашивая и получая от них необходимые сведения через СМЭВ.
Как меняется структура потребления СЭД «ДЕЛО»?
— Основные покупатели системы «ДЕЛО» – как прежде, так и сейчас – организации, осуществляющие жесткий контроль за прохождением документов и исполнительской дисциплиной на основе классического делопроизводства. Независимо от масштабов самих организаций или их рода деятельности. Если и говорить о потребительских трендах, то это расширение использования мобильных рабочих мест, использование технологий межведомственного документационного взаимодействия и, как я уже отмечал, оказание государственных услуг.
Как обстоят дела с внедрением в решения ЭОС механизмов ВРM?
— Во всех наших СЭД («ДЕЛО», eDocLib, EOS for SharePoint) для управления рабочими процессами используется технология Windows Workflow Foundation (WF). Система управления рабочими процессами на базе WF позволяет создавать произвольные процессно-ориентированные приложения для работы с документами, скажем, для процедур согласования документов или для обработки определенных типов документов: заявок, договоров и т.д. Процессное управление используется также для реализации различных схем взаимодействия СЭД с другими прикладными системами, например, с инфраструктурой электронного правительства. Проектирование процессов не требует существенных профессиональных навыков, этим, как правило, занимаются специалисты наших заказчиков.
Растет число внедрений разработанной компанией ЭОС системы электронного документооборота и управления контентом - EOS for SharePoint. В чем залог ее успеха?
— Как я уже говорил, Microsoft SharePoint – самая массовая ЕСМ-платформа в мире. Она включает мощный функционал для создания веб-порталов и интеграции всей документальной информации организации, обеспечения коллективной работы, управления рабочими процессами и социального взаимодействия. Естественно, для организаций, избравших SharePoint в качестве инструмента коллективной работой с документальной информацией, очень привлекательно воспользоваться готовым модулем делопроизводства – от ведущего производителя. Очень важно при этом то, что система EOS for SharePoint разработана исключительно с использованием стандартных средств разработки самого SharePoint (Best Practices), что дает возможность заказчику самостоятельно модифицировать эту систему или интегрировать ее с другими своими приложениями, реализованными на SharePoint. При этом мы решили некоторые проблемы, связанные с ограничением масштабируемости SharePoint при работе с документами.
Интерфейс EOS for SharePoint 4.0
В октябре 2014 года мы выпустили официальный релиз EOS for SharePoint 4.0 на MS SharePoint 2013 – продукта, в котором реализован не только новый дизайн, но и обновленная логика системы (подробнее о EOS for SharePoint 4.0 см. интервью раздела «ЭОС» от 19 октября 2014 г.). Должен заметить, что предлагая EOS for SharePoint мы не ограничиваемся установкой и вводом в действие системы, а беремся за решение самого широкого круга прикладных задач на основе SharePoint.
Получается, что ЭОС выходит на смежный рынок?
— ЕСМ постепенно превращаются в информационные системы, которые объединяют все приложения предприятия, выходящие за рамки учетных систем типа ERP. И мы в том же тренде: расширяем функциональность наших решений и интегрируем их с другими решениями организации.
Как развивается eDocLib?
— Главное конкурентное преимущество eDocLib – возможность быстрого визуального конструирования произвольных информационных объектов, соответствующих справочников и классификаторов, правил и интерфейсов работы с ними. Поэтому среди наших внедрений СЭД доля решений на eDocLib относительно невелика, эта платформа используется для решения более широкого круга задач. Наша цель сегодня – продемонстрировать разработчикам различных приложений, в том числе конечным заказчикам, уникальные возможности использования этой платформы. Что касается развития, то сейчас мы работаем сразу по нескольким направлениям.
Во-первых, мы постоянно расширяем стандартный функционал платформы. Эти доработки исходят из нашего видения перспективных направлений развития ECM-систем и, конечно, из опыта использования этой платформы партнерами и заказчиками. Речь идет о маршрутизации документов, в том числе по сложным сценариям, продвинутых механизмах делегирования полномочий по работе с объектами, использовании мобильных устройств и т.д. Огромное будущее у технологий массового интеллектуального ввода данных с бумажных носителей. Мы, в частности, интегрировали технологию распознавания данных FlexiCapture нашего партнера ABBYY с возможностями динамического конструирования структуры базы данных для каждого вида сканируемого документа.
Во-вторых, мы ведем масштабные работы по созданию - на платформе eDocLib - СЭД нового поколения. В этой связи для нас очень важен опыт совместного с «Ростелекомом» внедрения облачной СЭД О7.ДОК в самых разных организациях. Не обходится и без проблем. В частности, проектируя О7.ДОК, мы исходили из того, что эта современная система должна быть ориентирована, в первую очередь, на электронный документооборот. Однако жизнь показала, что сегодняшняя СЭД, даже в муниципальных структурах, должна обязательно поддерживать все традиционные технологии работы с бумажными документами, включая, например, ведение журнала передачи экземпляров бумажного документа... Приходится решать и такие проблемы.
В-третьих, как я уже говорил, мы практически заново проектируем «пользовательское лицо» - интерфейс eDocLib, исходя из самых современных представлений о дизайне и эргономике такого рода систем. На роль исполнителя этой задачи мы выбрали лидера современного российского виб-дизайна – студию Артемия Лебедева. Для студии Артемия Лебедева это не первая работа по проектированию дизайна СЭД, они выполняли заказы некоторых наших конкурентов. Однако, по словам представителей студии, это - уникальный для них проект, ранее они не сталкивались с задачей конструирования конструктора систем электронного документооборота и управления контентом. Сейчас идет интенсивное и интересное взаимодействие по этому проекту, причем речь идет не только об изменении собственно дизайна, но и о соответствующем реинжиниринге системы. Обновленный eDocLib – это «плоский» дизайн, который подразумевает отсутствие отвлекающих пользователя текстур, сложных в разработке и отягощающих интерфейс, достаточно крупный шрифт и использование небольшого числа цветов.
Список документов в обновленном eDocLib
Каким образом заказчики выбирают наиболее оптимальное для себя решение из всего предлагаемого ЭОС спектра?
— Хотел бы обратить внимание на очень важный момент. Заказчик, как правило, не говорит: «хочу купить ЕСМ-систему». Он приходит обычно с проблемой, которую хочет решить. Например: обеспечить последовательное подписание различными лицами документов в обычном текстовом редакторе. Автоматизировать делопроизводство или архив предприятия, скажем, компании или государственного ведомства. Создать систему согласования проектов документов или управления договорами. Построить систему управления объектами недвижимости. Создать базу данных документов различной структуры, совместив сканирование бумажных документов с автоматическим структурированием их контента. Обеспечить автоматический сбор и классификацию мультимедийной информации из различных источников (интернета, электронной почты, файловой системы и т.д.) и размещение ее в облачном хранилище. И т.д.
В ряде случаев выбор прост. Если речь идет о классическом делопроизводстве в его сегодняшнем электронно-бумажной варианте, то вряд ли можно предложить что-то лучше, нежели готовая к использованию система «ДЕЛО». Как сказал один из наших клиентов, специалист службы поддержки: «отличная система: поставил - и забыл». В более сложных случаях наши аналитики могут предложить заказчику различные варианты на основе различных наших продуктов. Ведь мы, в отличие от большинства конкурентов, имеем несколько конкурирующих друг с другом решений, предоставляя заказчику самый широкий выбор.
Востребованы ли системы «КАДРЫ» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО», планируете ли развивать их дальше?
— Тиражная система «КАДРЫ» пользовалась большим успехом. Во многих организациях она работает до сих пор, несмотря на то, что несколько лет назад мы прекратили выпускать новые версии и открыли исходный код для всех желающих. Когда в последнее десятилетие началось бурное развитие рынка СЭД, мы встали перед выбором: сосредоточиться на нашем основном – ECM-направлении или продолжать выпускать две различные линейки приложений. Мы решили сосредоточиться на ECM. Тем не менее, мы продолжаем развивать специализированные версии системы «КАДРЫ» в наших крупных заказных проектах.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – готовое решение для создания и ведения бумажно-электронных архивов организаций в полном соответствии с существующими нормативными требованиями к архивному хранению. Если в организации уже используется СЭД, то при передаче документов на архивное хранение соответствующая информация автоматически перекачивается из СЭД в систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Точно также при передаче документов из архива организации в государственный или муниципальный архив осуществляется автоматическая перекачка информации из системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» в систему «АРХИВНЫЙ ФОНД» соответствующего архива.
Ранее система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» была востребована организациями, уделяющими серьезное внимание поддержанию своих ведомственных/корпоративных архивов. Сегодня, когда СЭД уже получили повсеместное распространение, наблюдается повышенный спрос на архивные системы, и мы занимаемся серьезной модернизацией системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО».
Расскажите, пожалуйста, о работе ЭОС в направлении мобильных и облачных решений.
— Как я уже отмечал, сейчас идет массовое приобщение руководителей к использованию СЭД на мобильных устройствах. Создавать приложения для первых лиц – особенно впервые - очень трудно: как правило, непосредственное общение разработчика с пользователем в этом случае ограничивается короткой презентаций или вообще исключено. К настоящему времени, однако, мы накопили солидный опыт и выпускаем уже третье поколение нашего программного обеспечения для руководителей. У нас есть решение для устройств на Windows 7/8 («АРМ Руководителя»), на iOS для планшетов iPAD (iEOS), а также работающее на любой OS («Мобильный кабинет»). Уже готов прототип мобильного приложения для Android, мы его также демонстрировали на «Осеннем документообороте - 2014».
Окно резолюций в «АРМ Руководителя»
Обновленный дизайн iEOS
Прототип приложения для Android
Кроме нашего собственного iEOS для iPAD, наши пользователи могут воспользоваться решениями «Портфель Руководителя» компании «Бизнес-ИТ» и iDecide компании «АйДесайд».
Что касается облачных технологий, то для нас бесценен опыт совместной с «Ростелекомом» разработки облачной СЭД О7.ДОК на национальной облачной платформе О7, а также предоставление заказчикам соответствующего сервиса. Предоставление СЭД как услуги очень привлекательно для заказчиков. Достаточно подключить компьютеры организации к Интернету, настроить систему, обучить пользователей - и можно начать работать. Не нужно приобретать и поддерживать собственные вычислительные мощности, программное обеспечение и т.д. Однако переход к совершенно новой схеме использования программного обеспечения требует решения целого ряда возникающих при этом новых проблем. Например, иметь надежные и быстрые линии связи, сделать выбор – развивать ли собственные вычислительные мощности и службы или перейти к использованию облачного аутсорсинга, решить, кому будет принадлежать информация, хранимая в облачных системах и т.д.
Каковы перспективы российского рынка СЭД в целом? Удержит ли ЭОС лидирующие позиции на нем?
— В 2013 году объем наших продаж вырос на 30 %. Насколько я могу судить, это выше экспертных оценок среднего роста по отрасли (порядка 15 %). Неплохо, на мой взгляд, но существенно меньше потенциала рынка, связанного с массовым переходом к электронному документообороту.
Дело в том, что – за отдельными исключениями – так называемые электронные документы являются всего лишь электронными копиями бумажных подлинников. Нет единой, принятой в государстве, технологии оформления электронных подлинников, а также обеспечения их сохранности в архивах. Сейчас, наконец, Правительство, Минсвязи и Росархив осознали необходимость первоочередного решения этих проблем. Без этого никакого, по-настоящему электронного, документооборота в стране быть не может.
Думаю, что мы перед лицом настоящего прорыва в этой области. Я имею в виду два документа Правительства. Это постановление от 6 сентября 2012 года №890. «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», которое предполагает переход к полноценному электронному документообороту органов власти и решение вопросов архивного хранения подлинников электронных документов. И распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. «Дорожная карта» «Совершенствование налогового администрирования», которое включает меры по легализации и стимулированию перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный документооборот.
В результате и органы власти, и предприятия, и граждане, наконец, в полной мере смогут воспользоваться всеми преимуществами электронного документооборота. Вопрос в том, чтобы своевременно предложить этому новому рынку необходимые для него продукты. И не только предугадать спрос, но и целенаправленно формировать его, предвидя тенденции. Именно поэтому наша компания, пожалуй, единственная на российском рынке, занимается разработкой национальных стандартов в рамках созданного на базе ЭОС подкомитета по стандартизации ПК6 и участвует в работе международной организации по стандартизации ИСО. Именно поэтому мы – в качестве экспертов – участвуем в разработке практически всех ключевых нормативных актов, связанных с электронным документооборотом. Именно поэтому мы разрабатываем некоторые наши продукты «вперед», еще до того, как потребность вниз будет осознана рынком.
Вот только один пример. Одной из самых серьезных проблем перехода к выпуску электронных документов - подлинников является принятая в нашей стране процедура выпуска документов. Даже документ, официально подписанный одним лицом, по сути, состоит из частей, сформированных и подписанных различными участниками процесса выпуска: исполнителем, подготовившим текст и несущим за него ответственность, руководителем, подписавшим текст, а также техническим исполнителем, проставившим в документе номер и дату. В случае электронного документа возникает вот какая проблема. После подписания файла электронной подписью он не должен быть изменен, иначе электронная подпись нарушается. Однако появление каждой следующей подписи и связанных с нею дополнительных данных, естественно, изменяет файл. Поэтому, скажем, после простановки номера и даты электронная подпись руководителя будет недействительна, поскольку он подписал документ, в котором этих реквизитов не было.
Сейчас необходимость адекватного решения осознана всеми участниками рынка. А у нас уже есть решение этой проблемы, которую наша компания создало несколько лет назад. Я имею в виду продукт – EdSign, который правильно было бы назвать концептуальным. Поскольку он демонстрирует некую идею. EdSign – это надстройка над обычным текстовым редактором, которая позволяет разбить документ на зоны - для подписания и внесения в документ дополнительных сведений различными подписантами. Таким образом, каждый участник выпуска документов подписывает только ту часть документа, которая существует на момент подписания – в точном соответствии с существующей практикой выпуска бумажных документов. И сегодня EdSign успешно используется нашими заказчиками.
Поле вставки в EdSign
Обратите внимание, мы не являемся «рабами» конкретных продуктов или платформ. Мы знаем, как устроена работа с документами у тысяч наших заказчиков, мы представляем, как они будут работать в будущем, и мы участвуем в рождении этого будущего. И поэтому мы уверены, что роль одного из драйверов рынка, которую мы выбрали, и является залогом того, что и в будущем компания сохранит свою ведущую роль на рынке.
Можно ли вкратце резюмировать, в чем ЭОС был первым?
— Я бы не стал перечислять наши идеи, понятия и продукты, а просто сказал бы, что, будучи во многом первыми, мы во многом определили – и продолжаем определять - облик сегодняшнего рынка. Нас радует, что многое из того, что мы придумали и сделали, используют наши конкуренты. Значит, это и наш успех, и мы идем дальше!
Спасибо за беседу!
