DocuWare – новый игрок на российском рынке ECM: обзор ICT-Online

СЭД широкого спектра

Стоит сразу отметить, что компания DocuWare – разработчик решений по автоматизации рабочих процессов и управлению документооборотом – и ее одноименный программный продукт представлены на рынке с 1988 года. В августе 2019 года ее приобрела компания Ricoh с целью расширения своего портфеля решений по организации цифрового рабочего пространства. В октябре 2019 года была выпущена текущая версия платформы – DocuWare 7.2. Одновременно с этим Ricoh начала активно развивать программу партнерства. В апреле компания открыла доступ к DocuWare российским клиентам.

Разработчики систем электронного документооборота, в том числе российские, неоднократно заявляли о том, что СЭД по своему функционалу давно уже вышли за границы классического делопроизводства. Разработчики DocuWare, вероятно, реализовали эту концепцию в своем продукте максимально широко. DocuWare фокусируется на бизнес-процессах обработки документов, которые в российском информационном поле обычно не ассоциируются с понятием «документооборот»: например, обработка входящих счетов, HR-процессы, контроль движения документов и т.д. Российские разработчики СЭД также пытаются охватить и эти решения, но они, как правило, не составляют заметной доли их бизнеса.

Соответственно, DocuWare – это не СЭД, а система автоматизации широкого спектра документо-центрированных бизнес-процессов, в этом его основное отличие от подобных продуктов конкурентов на российском рынке. Тем не менее, платформа позиционируется как «современная система управления документами для профессионального управления корпоративным контентом, позволяющая получить доступ к документам и важной информации, которую они содержат, в любое время и в любом месте» (оригинал: «DocuWare is a modern document management system for professional enterprise content management. DocuWare lets you access your documents and the important information they contain anytime, anyplace»), – компания является участником рынка ECM.

Сегодня платформа DocuWare доступна для заказчиков по модели SaaS (как облачный сервис) или по модели on-premises (для установки на площадке заказчика). Во втором варианте система поставляется в трех редакциях: Business, Professional и Enterprise. Учитывая менталитет российских заказчиков и регуляторные ограничения, можно предположить, что SaaS-сервис, чьи сервера расположены в европейских ЦОДах, будет иметь ограниченный потенциал спроса и большую популярность получит вариант поставки on-premises.

Функциональные возможности

Если описывать современный отечественный рынок ECM-систем в целом – можно сказать о достижении некоего функционального паритета между продуктами разных производителей. Иными словами, все системы выполняют примерно одинаковый функционал и даже внешне выглядят похожими. Кроме того, поскольку каждая система является платформой, то есть включает в себя средства кастомизации и разработки, – практически любую функцию любого продукта на них можно воспроизвести локально, если это необходимо заказчику.

Поэтому при выборе той или иной платформы на первый план выходят некие косвенные параметры – от того, как продукт зарекомендовал себя на рынке до удобства использования, качества интеграции и наличия уникальных дополнительных возможностей.

Мы протестировали функционал DocuWare и сделали вывод о том, насколько функционал этой платформы может быть востребован у российских пользователей ECM-систем.

DocuWare в делопроизводстве

Для начала рассмотрим функционал, который необходим для процесса классического делопроизводства: приема документов, их индексирования и хранения.

Потоковый ввод и архивирование данных (Capturing and Archiving). Функция потокового ввода в российских СЭД чаще всего не является приоритетной и достаточно проработанной: как правило, пользователь вручную сканирует документ (его образ сохраняется как файл на диске), затем создает в системе новый документ и, глядя в бумажный оригинал, заполняет индексные поля, после чего прикрепляет к карточке файл, полученный со сканера. По сравнению с этим интерфейс DocuWare (и соответствующий бизнес-процесс) кажется намного удобнее: оператору не надо перефокусировать зрение с листа бумаги на экран, можно захватывать данные из окна просмотра документа. Стоит, однако, учитывать, что DocuWare ориентирован на транзакционные документы (счета, акты и проч.), которые форматированы примерно одинаковым образом. Классическая СЭД же работает с входящими произвольной формы: индексные поля могут быть раскиданы по листу как угодно.

«Лотки» для электронных документов (Electronic Document Trays) – в DocuWare это виртуальный приемный лоток, связанный с пользователем или подразделением, – прямая аналогия с физическим лотком для бумаг. В отечественных СЭД используется более персонифицированный подход: у пользователя есть один инбокс, куда попадает все, что ему адресовано – документы и задачи. В нашем же случае у пользователя может быть несколько лотков, адресованных – что важно – только ему. Это позволяет оптимизировать процесс регистрации входящих документов.

«Скрепка» (Staple) – возможность перекомпоновать в DocuWare документы после сканирования или импорта. Инструмента позволяет, например, устранить ошибки разделения пачки на документы, которые могут произойти при сканировании. В отечественных СЭД, как правило, возможности обработки отсканированных документов ограничиваются функцией просмотра, а все манипуляции со страницами PDF выполняются при помощи FineReader на этапе сканирования.

Картотека (File cabinets). В отечественных СЭД предусмотрена система карточек – индексной информации в СУБД, а файлы документа хранятся на файл-сервере. Управление физическим хранением, перенос с одного места на другое – ручная работа администратора. В DocuWare хранение документов организовано с помощью «кабинетов». Для пользователей этот функционал окажется новым, однако, скорее всего, интересным и интуитивно понятным.

Регистрация и индексирование документов (Storing Documents and Adding Index Words).  Возможность присвоить документу регистрационный номер и управлять его форматом важна для российского заказчика, тогда как DocuWare уделяет меньше внимания регистрационным номерам больше фокусируясь на самом контенте документа

Наложение меток и комментариев (аннотирование) в PDF (Editing Documents & Viewer). Несмотря на то, что архивные документы полагается сохранять неизменными, защищенными от любого редактирования, инструмент DocuWare позволяет открывать и править в редакторе другие документы, формально не относящиеся к архивным. Напомним, что одна из приоритетных категорий, с которой работает DocuWare – транзакционные документы.

Электронные штампы (Electronic Stamps). Во всех СЭД предусмотрены функции нанесения пометок в документе и проставления штампов, в том числе в файлы формата doc: например, данные об электронной подписи или о регистрации документа. Неудобство использования таких инструментов в том, что необходимо открыть документ, чтобы увидеть, что кто-то поставил штамп и что-то написал в нем. Реализация этой функции в DocuWare отличается тем, что также имитирует привычную работу с бумагой, но при этом данные в штампе доступны и для автоматизированной обработки, например, наличие и содержание штампа автоматически отображается в карточке документа, а также может являться критерием для старта процесса согласования

Электронный формы (Forms). Технология электронных форм как отдельный модуль в составе СЭД не встречается: обычно для создания форм используются формы Word или PDF, либо интеграция с соответствующим внешним приложением. Для пользователей DocuWare она будет полезной во многих бизнес-процессах: заявки, служебные записки и прочие документы, содержащие данные и минимум текста. Примечательно, что эта функция реализована не только в облаке, но и для серверных установок.

Автоиндексирование с помощью внешних источников данных (Autoindex) – в этот раздел включены различные варианты интеграции с внешними источниками, которыми могут являться, к примеру, нормативные справочники. Цель – упрощение процедуры регистрации-индексирования документов.

Интеллектуальное индексирование (Intelligent Indexing) – этот модуль, пожалуй, лучше всего отражает новый тренд на использование технологий искусственного интеллекта и машинного обучения в самых разных бизнес-процессах: не только в документообороте, но и, например, в бизнес-аналитике. Поэтому данный сервис, решающий различные проблемы ручной индексации, может оказаться крайне востребован на российском рынке – конечно, при соблюдении разработчиком некоторых формальностей вроде поддержки русскоязычного контента и убедительного обоснования полезности этой функции.

Сопряжение с офисным оборудованием и приложениями, аналитика

Поскольку, как мы уже отмечали, внедрение DocuWare должно дополнять концепцию цифрового рабочего пространства, которой придерживается Ricoh, – логично предположить, что этот продукт будет включать в себя большое количество инструментов для взаимодействия с внешней средой, программной и аппаратной. Вот самые интересные из них.

Виртуальный принтер (DocuWare Printer App) – уникальный функционал для работы с PDF, позволяющий быстро направить документы в систему из сторонних приложений: в тот момент, когда пользователь отправляет документ на печать, тот автоматически попадает, к примеру, в виртуальный лоток исходящих документов и таким образом поступает на регистрацию.

«Умная» интеграция» (Smart Connect) – еще одна уникальная функция DocuWare, в которой применена технология машинного обучения. Можно назвать ее инструментом RPA (Robotic Process Automation), который позволяет без программирования, просто перехватом экрана и распознаванием текста с картинки решать несложные, но полезные кейсы по интеграции с внешними приложениями.

Встроенное приложение для сканирования DocuWare Scan App – полезная дополнительная функция, которая в классических ECM-системах обычно вынесена за рамки основного продукта.

Мобильное приложение для удаленной загрузки документа PaperScan. Отсканированный на камеру смартфона документ напрямую загружается в «лоток» DocuWare и обрабатывается в соответствии с заданной логикой. В отечественных СЭД всё происходит несколько сложнее: с помощью камеры делается снимок документа, который потом необходимо определенным образом переслать.

Интеграция с ERP-системой SAP (Connect to SAP) – функционал не уникальный, но очень важный для комплексного взаимодействия ECM с другими информационными системами организации.

Комментарий вендора

Андрей Буркин, руководитель департамента офисных сервисов RICOH Rus, Ltd, комментирует:

«Мы видим огромный потенциал для DocuWare в России и СНГ: наша система универсальна, гибка и покрывает более широкий спектр задач, чем имеющиеся на рынке решения. Её самым главным преимуществом является фокус на задачах бизнеса клиентов, возможности масштабируемости и внедрения как в компаниях, где трудятся всего 100 человек, так и в крупных корпорациях с количеством сотрудников 10 тысяч и более.

Андрей Буркин, руководитель департамента офисных сервисов RICOH Rus, Ltd

Сегодня в России мы наблюдаем ситуацию, когда средний бизнес отказывается от инвестиций в IT-технологии, видя в них только решение сиюминутных задач, но не инструмент для будущего развития. Бизнес не будет вкладывать деньги в продукты, от которых завтра им придётся отказаться. Другая ситуация у крупных компаний: множество внутренних процессов заставляют внедрять решения по автоматизации, но при этом программные решения, призванные упрощать и автоматизировать, трудозатратны с точки зрения интеграций друг с другом. Поэтому КПД таких решений остаётся низким, а универсального ПО нет.

Точнее, не было. DocuWare строится на базе 14 различных модулей, которые клиент может выбрать и добавлять по мере развития бизнеса. А ещё система легко интегрируется с внешними системами Outlook, SAP и 1С, можно работать с ней через мобильное приложение. Для меня, например, очень важна возможность оперативного согласования договоров, коммерческих предложений и партнёрских скидок: эти вопросы требуют высокой скорости принятия решений.

Нельзя не сказать и про COVID-кризис, с которым мы так неожиданно столкнулись. Многие компании, уйдя на «самоизоляцию», остались без доступа к своим документам и были вынуждены отчасти остановить работу. Используя систему DocuWare, компаниям не пришлось бы делать этого, т.к. все документы всегда будут у них под рукой. Неважно, где находится человек – в офисе, дома, или застрял на курорте: если там есть интернет, все документы всегда будут с ним, а бизнес будет работать».

Резюме

Оценивая продукт с точки зрения отечественного потребителя ECM-систем, мы хотели бы выделить несколько преимуществ DocuWare, которые могут привлечь к себе внимание потенциальных заказчиков:

• автоматизация операций документооборота с возможностью сохранение и выгрузки документов в необходимом формате;
• четко контролируемый безопасный авторизованный доступ;
• усовершенствованные функции поиска и отображения документов;
• безопасное подключение мобильных приложений и веб-клиентов из любой точки мира;
• совместимость со стандартными приложениями непосредственно с многофункциональных устройств Ricoh.

В качестве ECM-системы DocuWare обеспечивает автоматизацию рабочих процессов документооборота и надежную защиту данных, возможность работать со списками задач, электронными уведомлениями и напоминаниями. Поддерживается быстрый поиск документов по запросу независимо от источника данных (ПК, электронная почта, документ Microsoft Office или отсканированный бумажный оригинал), управление записями, отчетами и возможность проводить мониторинг. Отметим и две модели распространения DocuWare: локальная инсталляция на сервере заказчика или облачный сервис SaaS.

На наш взгляд, основные преимущества DocuWare состоят в том, что с помощью этого программного продукта можно автоматически обрабатывать любые типы документов: письма, чертежи, рисунки, файлы и сообщения электронной почты, независимо от их источников. Кроме того, DocuWare объединяет файлы в едином централизованном хранилище документов, к которому можно получить коллективный доступ, в том числе из других программ через стандартные интерфейсы, web-доступ или с использованием программных инструментариев. 

DocuWare является отличным инструментом, ориентированным на оцифровку и увеличение эффективности работы организации. Его использование приведет к существенному сокращению количества бумаги и автоматизации сложных бизнес-процессов.

Помимо основного функционала, возможна установка дополнительных модулей, которые расширят функциональные возможности и позволят настроить систему под индивидуальные требования.