Роботизация бизнес-процессов: быстрый и легкий путь к автоматизации

— Валентина, расскажите, что такое RPA? Что за новый хайп?

Robotic Process Automation (RPA) – это технология автоматизации бизнес-процессов, в основе которой лежит RPA-робот, программа, способная выполнять типовые и рутинные операции, которые выполняет человек с помощью пользовательского интерфейса. То есть в рамках данной технологии одно приложение (программный робот) взаимодействует с другим приложением не через API (Application Programming Interface) или интеграционную шину, а через существующий пользовательский интерфейс. Действия пользователя имитируется двумя программами, которые общаются между собой.

— Как это работает на практике?

Роботы могут быть запущены с компьютеров сотрудников или с сервера. Робот, работающий на компьютере сотрудника компании, не может заменить его на все 100%. Он способен только на выполнение тех задач, которые сотрудник ему поручит. То есть, выступает в роли цифрового ассистента. При этом робот может значительно разгрузить человека, ведь модуль роботизации устанавливается на компьютер пользователя в дополнение к установленным приложениям. И когда появляется задача для робота, человек просто запускает программу, которая в автоматическом режиме отрабатывает задание.

Второй вариант, когда создается виртуальная среда, в которой работают только роботы. Их может быть сотня и выполнять задания они могут хоть круглосуточно. Если в компании огромное количество задач, в этом случае выгодно массовое использование программных роботов.

— Почему программа RPA становится востребованной? Какие основные проблемы она позволяет решить?

Да, RPA сейчас в тренде. Практика показала, что компаниям нужна быстрая автоматизация, так как все устали от ручного труда, а бизнес сейчас развивается неимоверными темпами. Все понимают – кто не меняется, тот проигрывает в конкурентной борьбе. Как следствие, ИТ-службы не справляются с потоком задач по доработке систем, разработке и внедрению новых модулей и не способны в короткие сроки наращивать функциональность имеющихся систем.

Мы видим, что разработка интеллектуальных роботов может сократить Time-to-market в разработке и обеспечить внедрение новых функций в очень короткие сроки без ущерба глобальным целям автоматизации компании. Возможности интеллектуальной роботизации безграничны. Мы провели диагностику более 100 различных процессов – это бухгалтерские операции, рекрутинг, клиентское обслуживание, управление поставками, Сервис Деск, сверки, отчетности по управлению проектами. Все они могут быть автоматизированы. В 2019 году становится больше компаний, которые уже получили эффект от внедрения RPA-проектов и поэтому востребованность в RPA на рынке возрастает.

— Какие есть риски, которые нужно учитывать при разработке интеллектуальных роботов?

Я выделяю пять основных рисков.

Первый, если внедрение роботов не стандартизировано и не продумано, то «интеллектуальные роботы» могут стать еще одним legacy-приложением с коротким жизненным циклом. Крайне важно, чтобы реализация ботов была четко скоординирована между бизнес-пользователями и техническими ИТ-группами. Роботы должны быть запущены в производство с помощью тех же проверенных процессов, которые используются для всех корпоративных приложений.

Второй риск в том, что если у компании есть приложения, с которыми взаимодействует робот, и они постоянно изменяются/модернизируются, то должен быть разработан порядок обязательной проверки и обновления логики роботов во избежание его поломки.

Третий риск – желание получить «все и сразу», то есть широкое развертывание роботов, сделанное компанией слишком быстро, может поставить под угрозу успех всей роботизации. Лучшая стратегия – начать с небольшого пилота, продемонстрировать успех, а затем расширить общую программу автоматизации с помощью роботов.

Четвертый – сокращение персонала или оптимизация его численности. Все чаще нами роботизируются процессы, в которых роботы стопроцентно заменяют человека, и это безусловно нравится руководителям отделов и бизнес-подразделений, но в то же время это напрягает их подчиненных (обычных сотрудников), чью работу начал выполнять бот, так как эти сотрудники могут остаться без работы.

И пятый риск: ИТ-блок многих компаний относится с опасением к интеллектуальным роботам, так как считает их «заплаточной технологией». Интеллектуальные роботы могут помочь автоматизировать ручные процессы и повысить производительность в конкретный момент времени. Нужно смотреть, как грамотно встроить роботов в общую канву ИТ-стратегии, ведь важно иметь целый ряд эффективных решений, а интеллектуальные роботы свою эффективность уже доказали.

— Если же компания, несмотря на все риски, все-таки решается на автоматизацию бизнеса, с чего начать?

Мы говорили о рисках не для того, чтобы напугать компанию внедрять RPA-проекты. Мы лишь подсветили, что, приступив к внедрению различных RPA-инструментов компания должна понимать зачем она это делает и с какой целью. Чтобы начать интеллектуальную автоматизацию достаточно определить бизнес-процессы, в которых компания теряет деньги и выполнить хотя бы примерный расчет этих потерь.

Лучше всего роботизации поддаются повторяющиеся процессы или процессы, которые не имеют высоких темпов изменений, имеют четкие описания и задокументированы.

Важно понимать, что RPA-платформы не всесильны и 100% роботизация бизнес-процессов не всегда возможна, хотя оптимизировать процесс могут помочь RPA-эксперты.

После выбора инструмента и процесса необходимо составить план проекта, разбить процесс на этапы.

Для удобства наша компания категорирует процессы на легкий, сложный и средней сложности. Мы убедились, что на запуск одного несложного бизнес-процесса квалифицированной команде обычно требуется не более 15 рабочих дней с момента проработки идеи, выявления роботизированного процесса и до его внедрения в эксплуатацию. Если компания готова к пилотному внедрению интеллектуальных роботов, то может смело обращаться к специалистам, например, к нам, или создать собственный центр компетенций по RPA.