Более 85% сотрудников «Ленты» перешли на кадровый электронный документооборот

Переход на кадровый электронный оборот (КЭДО) стартовал в феврале 2023 года на платформе российского программного продукта для управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro. Проект осуществил Холдинг Т1. Внедрение потребовало масштабных работ по интеграции с внутренними и внешними системами и создания единого информационного пространства для сотрудников компании. На первом этапе в контур «Ленты» была перенесена конфигурация пилотной системы, настроены интеграции с учетными системами торговой сети, подключено 3 200 сотрудников.

В сентябре 2023 года началось постепенное подключение, которое проходило несколькими волнами. Были подготовлены регламенты поддержки пользователей и взаимодействия ИТ-команды «Ленты» и Т1. Кадровый ЭДО на базе Directum HR Pro интегрировали в корпоративное приложение «Лента Спутник». Это позволило сотрудникам торговой сети использовать привычное решение для работы с кадровыми процессами, а также получать пуш-уведомления из системы КЭДО. Благодаря интеграции с мобильным приложением пользователям не нужно создавать личные кабинеты на отдельных сайтах или устанавливать дополнительное приложение.

Переход на КЭДО помог сотрудникам дирекции по персоналу высвободить время, которое раньше требовалось для выполнения рутинных задач.  Компания оптимизировала затраты на почтовые расходы, а также снизила объём бумаги, используемой для документов, что соответствует целям по эффективному использованию природных ресурсов.

Директор по персоналу «Ленты» Татьяна Юркевич отметила:

«КЭДО – очень важный инструмент повышения нашей эффективности и упрощения работы сотрудникам компании: теперь можно подписывать заявления и приказы в удобное время в любом месте. Технологию уже оценили наши коллеги, и мы рассчитываем, что скоро её будут использовать более 95 процентов сотрудников «Ленты». Кроме того, благодаря переходу на кадровый электронный документооборот нашим HR-специалистам нужно хранить существенно меньше документов, а сотрудникам гораздо реже приходить в отдел персонала подписывать бумаги».

За год к системе КЭДО подключились 86 процентов сотрудников торговой сети «Лента» – более 39 000 человек. В электронный вид переведены более 30 различных видов заявлений и приказов, локально-нормативные акты. Сейчас в системе подписано более 21 000 заявлений, более 55 000 кадровых документов, выполнено 180 000 заданий по ознакомлению с локально-нормативными актами компании.

Руководитель отдела разработки и внедрения ЕСМ решений Холдинга Т1 Алексей Пестерев рассказал:

«Данный проект является крупнейшим в стране по охвату пользователей и с точки зрения реализованной функциональности. Нам удалось создать интеграционные механизмы и автоматизировать процессы так, чтобы обеспечить сотрудников «Ленты» бесшовным и быстрым получением всей информации для подписания десятков видов кадровых документов. Дополнительно мы провели нагрузочное и объемное тестирование, чтобы убедиться в надежной работе системы, которой пользуются более 39 тысяч человек».

Директор продукта Directum HR Pro Айрат Сибгатуллин прокомментировал:

«Внедрение Directum HR Pro в «Ленте» — знаковый проект для нас. Как вендор, мы ориентируемся на крупный сегмент бизнеса и масштабные проекты внедрения, ведь преимущества системы — мощная платформа, гибкая no-code-настройка, возможность кастомизации и брендирования — особенно важны именно для крупных организаций, которые ищут инновационные и персонализированные решения. «Лента» стала именно таким заказчиком. Проект подтвердил масштабируемость и устойчивость Directum HR Pro при использовании десятками тысяч сотрудников компании. Гибкость системы, которую мы развиваем во всех программных продуктах, помогла реализовать важные пожелания клиента.

Под кураторством вендора проект ведет Холдинг Т1 — надежный участник партнерского сообщества Directum, в которое входит более 100 компаний. Высокая квалификация партнера, качественное ПО, заинтересованный заказчик — те факторы, которые стали залогом успешной работы».