DocSpace: новый игрок на рынке СЭД/ЕСМ

СЭД/ECM-система DocSpace – это коробочное решение для автоматизации работы с электронными документами, созданное на базе MS SharePoint.

Об истории создания

Работы над платформой DocSpace начались в середине 2009 года (официальный старт работ – 23 июля). Команда, в состав которой входили специалисты по MS SharePoint и менеджеры, имеющие опыт работы на проектах внедрения известных западных и российских СЭД/ECМ-систем, уже тогда поняла перспективность разработки приложений на портальной платформе SharePoint. Мощность механизмов SharePoint для автоматизации совместной работы и удобство доступа к приложению не оспоримо. Однако для решения задач автоматизации российского ЭД функционала этой портальной технологии явно не хватало. Разработчики добавили шаблоны документов, личные папки пользователей, многофункциональные формы документов, автоматизацию поручений, функциональные роли, замещения и т.д.

По словам генерального директора Conteq Алексея Семидетнова, DocSpace сразу задумывалась как фундаментальный гибкий инструмент, предоставляющий любому заказчику автоматизацию основных документно-ориентированных процессов. «В этом мы видим существенное отличие DocSpace от большинства СЭД на SharePoint, «выросших», как правило, из решений, адаптированных под конкретного клиента. Кроме этого, принципиальным было невмешательство в ядро и инструменты настройки. Конечно, это потребовало от команды дополнительных затрат времени, ловкости и изобретательности, зато теперь любой специалист со знанием SharePoint может легко адаптировать решение и дорабатывать новую функциональность. Кроме этого, невмешательство в ядро SharePoint позволяет просто и удобно обновлять как базовую платформу, так и непосредственно СЭД», - комментирует Алексей Семидетнов.

Генеральный директор Conteq Алексей Семидетнов

Спустя два года из имеющейся апробированной функциональности был сформирован «коробочный» продукт. Официальный день рождения СЭД/ECM-системы DocSpace – 24 октября 2011 года. В состав решения вошли конфигурации «Электронный документооборот», «Электронный архив», «Отчетность» и «Заявки на оплату». Эти процессы имеют общие типовые схемы и могут быть автоматизированы на основе «коробочного» решения.

Задача СЭД/ECM-системы DocSpace - обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

О пользователях системы

Для сотрудников организаций, пользователей СЭД, DocSpace представляет собой удобное веб-ориентированное пространство для ежедневной работы, управления документами и задачами. Система предназначена для всех тех заказчиков, которые выбрали в качестве инфраструктурных решений программные продукты Microsoft.

Система ориентирована, прежде всего, на коммерческие предприятия с количеством рабочих мест от 15 и выше. Однако у системы есть все, чтобы заинтересовать государственного заказчика: четкие регламенты работы, регистрация документов в соответствии с ГОСТ, жесткий контроль исполнительской дисциплины.

О функционале

DocSpace обладает широким функционалом: регистрация и ввод документов, работа с электронными документами; электронный архив, docflow, функции поиска, аналитика и отчетность, обеспечение безопасности (см. раздел сайта DocSpace.ru с описанием функционала системы).

Одним из преимуществ СЭД/ECM-системы DocSpace можно назвать модульность и расширяемость. Это означает, что модульный принцип реализации позволяет добавлять новую функциональность без влияния на стабильное ядро. Интерфейсы системы открыты - легко создавать дополнительные расширения. Доработка может быть выполнена непосредственно заказчиком или сертифицированным партнером DocSpace.

Электронный документооборот в DocSpace

Отчетность в DocSpace

Электронный архив в DocSpace

Электронный офис в DocSpace

«Мы считаем, что предлагаемый нами подход к автоматизации электронного документооборота уникален и экономически выгоден. С одной стороны, заказчик приобретает готовую функциональность для автоматизации основных процессов, закрывая около 80 % потребностей. С другой – «коробка» основана на гибкой платформе с открытым API, что дает возможность заказчику самому или с привлечением сторонних специалистов легко дорабатывать новую функциональность, «фишечки» и «бантики», и закрыть остальные 20 % потребностей. Дорогостоящих специалистов и дополнительных навыков для проведения таких изменений не требуется», - рассказывает Алексей Семидетнов.

О безопасности

Что касается безопасности, то в системе реализованы несколько уровней:

• доступ имеют только авторизованные пользователи,

• пользователям назначаются уровни доступа в зависимости от их функциональной роли и должности,

• документы относятся к уровням доступа в зависимости от их назначения и свойств.

Для большей уверенности в безопасности данных применяется электронно-цифровая подпись или шифрование.

Первые клиенты

На данный момент система DocSpace успешно функционирует в логистической компании «ЛСЕГ», энергетической компании «Ленэнерго», геологоразведочном нефтяном институте ВНИГРИ, судостроительном предприятии «Адмиралтейские верфи», федеральном девелопере индустриальной недвижимости «АПлюсДевелопмент» и многих других.

«Благодаря внедрению DocSpace мы сократили средний срок прохождения договоров за первые три месяца на одну неделю, а затем в 3 раза. Процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. Процесс стал управляемым», - рассказывает руководитель проектов «АПлюс Девелопмент» Екатерина Киселева.

«Сегодня система объединяет сотрудников всех подразделений компании, адаптирована для работы на iPad, что обеспечивает мобильные рабочие места высшему руководству и начальникам производственных подразделений. Рекомендуем DocSpace как удобную для ежедневной совместной работы и администрирования систему», - сообщает заместитель генерального директора логистической компании «ЛСЕГ» Мариано Д`Адамо.

Преимущества DocSpace

1. Современность. DocSpace - это система документооборота, объединяющая преимущества Microsoft SharePoint 2013 с российской спецификой документооборота.

2. Эффективность на уровне всей организации: в управленческой вертикали и рабочих группах. DocSpace поддерживает как жесткие регламенты и сложные маршруты согласования, так и работу со свободными поручениями, интеграцию с электронного почтой и популярными мессенджерами. И это далеко не все, что делает систему эффективным, полезным и удобным инструментом для всех сотрудников организации.

3. Простота и гибкость настроек (кастомизации). Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint. Доступна для самостоятельной установки и настройки заказчиком и адаптируется без привлечения программистов.

4. Гибкость в разграничении уровней безопасности. Система учитывает особенности платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа.

5. Модульность и расширяемость. DocSpace - это СЭД/ECM-система, которая давно вышла за границы канцелярии. Модульная архитектура легко позволяет добавлять новую функциональность без влияния на стабильное ядро. Открытые интерфейсы позволяют разработчикам создавать дополнительные расширения .

6. Достоверная отчетность и аналитика. DocSpace уже включает готовые отчеты, но вы всегда можете расширить аналитические функции за счет дополнительного модуля "Аналитика" или легко интегрируемых сторонних решений.

7. Прозрачное разумное ценообразование. При детальном подсчете инвестиций стоимость проекта внедрения остается неизменной. Дополнительная экономия достигается за счет самостоятельного внедрения и обслуживания.

О планах развития

В планах развития системы, во-первых, расширение количества мобильных приложений. Например, совсем скоро появится приложение для смартфотнов и планшетов, работающих под управлением Windows 8.

Во-вторых, компания намерена увеличить количество поддерживаемых системой языков.

И, в-третьих, запланирована сертификация DocSpace для работы с Microsoft Azure. По словам Алексея Семидетнова, облачный ЦОД позволит заказчикам экономить деньги, обеспечить гибкость и масштабируемость инфраструктуры и еще быстрее приступить к продуктивной работе с СЭД/ECM-системой.

Демо-версия системы доступна на специальном разделе сайта - Docspace.ru/demo.