«eDocLib: Актив Бизнес» на практике. Петербургская компания автоматизировала бизнес-процессы с помощью платформы компании ЭОС

ООО «Международная энергосберегающая корпорация» («МЭК», Санкт-Петербург) – инжиниринговая компания, предоставляющая полный комплекс услуг в области энергетических сетей: от предпроектного обследования до сдачи энергетических объектов под ключ и сервисного обслуживания.

Согласно сообщению пресс-службы компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), в ООО «МЭК», как и во многих других организациях, до внедрения ECM-системы для совместной работы с документами использовались систематизированное файловое хранилище и электронная почта. Какого-либо единого подхода к управлению задачами не существовало. Динамичное развитие компании, постоянное увеличение объемов работ и, соответственно, числа обрабатываемых файлов и документов потребовало повышения эффективности работы и внедрения современных технологий для работы с информацией. Среди основных задач, сформулированных руководством компании для внедряемой системы, были автоматизация общего документооборота, создание единого корпоративного хранилища документов и неструктурированной информации, автоматизация учета договоров и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

В качестве наиболее подходящего решения, позволяющего автоматизировать все перечисленные задачи, была выбрана система «eDocLib: Актив Бизнес», построенная на платформе eDocLib компании ЭОС ее золотым партнером – компанией «Корпоративные системы – консалтинг» («КС – Консалтинг», Барнаул).

«КС – Консалтинг» специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета и делопроизводства, автоматизации архивов. Направление систем электронного документооборота создано в 2000 году как отдел компании «Корпоративные системы», а с 2007 года представлено специализированным игроком. Стратегический партнер «КС – Консалтинг» – компания ЭОС, и сегодня «КС – Консалтинг» обладает ее высшим партнерским статусом – «Золотой дилер» – и сертифицирован по всем продуктам московского разработчика. Среди заказчиков «КС – Консалтинг» – администрация Алтайского края и краевое законодательное собрание, правительство Республики Алтай и Эл-Курултай, правительство Забайкальского края и Дума, правительство Республики Хакасия и верховный совет республики, администрации десятков городов, прокуратуры Алтайского края, Новосибирской, Кемеровской, Томской области и других субъектов СФО, арбитражные суды субъектов СФО, «Новосибирский электродный завод», «Новокузнецкий алюминиевый завод», «Кемеровская мобильная связь».

Напомним, что коробочная версия ECM-системы eDocLib 2.5 предоставляет широкий функционал по организации совместной работы с корпоративной информацией и автоматизации документооборота (о данном решении см., например, новость раздела «Интеграция» от 12 апреля 2010 г., новость раздела «ЭОС» от 23 июня 2010 г., новость раздела «ЭОС» от 14 декабря 2010 г.). Кроме того, она может быть использована независимыми разработчиками для создания собственных продуктов на основе платформы eDocLib. ECM-решение «eDocLib: Актив Бизнес» – один из первых подобных продуктов.

Конфигурация «eDocLib: Актив Бизнес» использует ключевые преимущества системы управления документами eDocLib и разработана, чтобы предоставить предприятиям малого и среднего бизнеса недорогое решение повседневных задач управления информацией. В том числе «eDocLib: Актив Бизнес» позволяет автоматизировать управленческий документооборот, работу с договорами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу сервисной службы (helpdesk). «eDocLib: Актив Бизнес» обладает, как и сама платформа eDocLib, приемлемым соотношением «цена/функциональность» и возможностью быстрой конфигурации в соответствии с потребностями пользователя. «Для небольших и динамичных предприятий характерна потребность базового решения таких задач, как CRM, автоматизация службы сервиса, управление документами и учет договоров, контроль исполнения документов и управление заданиями. С другой стороны, эти предприятия не могут себе позволить специализированные и дорогие решения для каждой из этих задач. Для них особенно важно применять недорогие, гибкие комплексные решения с краткосрочным внедрением, готовые к масштабированию вслед за ростом бизнеса», – считают в «КС – Консалтинг».

Внедрение «eDocLib: Актив Бизнес» на «МЭК» проходило в промежуток с октября 2010 года по январь 2011 года. На первом этапе было проведено исследование общего и коммерческого документооборота, позволившее формализовать документационные и информационные потоки, осуществлены необходимое конфигурирование и настройка «eDocLib: Актив Бизнес» в соответствии с результатами исследования.

«Компания «МЭК» достаточно молодая, и внедрение «eDocLib: Актив Бизнес» началось на этапе, когда документооборот в компании еще не был формализован. По этой причине мы столкнулись с дополнительными трудностями – пришлось отвечать на вопросы, на которые еще не было готовых ответов, придумывать «на ходу» и т. д. По этой причине я бы все-таки советовал внедрять систему на более поздних этапах. Но с другой стороны, переход на платформу eDocLib на раннем этапе развития компании был продиктован желанием с самого начала ориентироваться на высокие стандарты современных управленческих стратегий. И, что называется, изначально «заточить» документооборот компании под электронные технологии», – рассказывает директор по маркетингу «МЭК» Виталий Моргунов.

«На первом этапе удалось сделать очень важный шаг – описать и закрепить структуру общего и коммерческого документооборота компании, общие подходы к накоплению и управлению неструктурированной информацией, управлению задачами. Импорт существующего архива электронных документов компании из файлового хранилища в «eDocLib: Актив Бизнес» дал возможность не распылять документы по разным хранилищам, а уже на момент старта работы системы собрать все значимые документы в единой системе. С 2011 года в системе ведется учет и управление всеми договорами и документами, деловой перепиской компании. Активно используются возможности модуля интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с MS Outlook, такие как синхронизация задач и контактов, накопление в системе переписки сотрудников с контрагентами по e-mail с автоматическим увязыванием этой переписки с первичными документами (договорами, коммерческими предложениями и т. д.). Базовые функции CRM, реализованные с «eDocLib: Актив Бизнес», дали возможность коммерческому отделу автоматизировать работу с действующими и потенциальными заказчиками, учитывая возможные сделки, запросы потенциальных клиентов, планируя и проводя работу с ними в единой системе, обеспечивающей наглядное управление информацией и задачами. Кроме того, на первом этапе внедрения обеспечен полнофункциональный доступ к системе десяти пользователей из числа ключевых менеджеров и инженеров компании», – сообщают в «КС – Консалтинг».

«Характерным этапом при переходе на электронный документооборот является момент, когда поток документов в компании перестает казаться чем-то хаотичным и стихийным. Внезапно начинаешь сам разбираться в его закономерностях и логике – и это, конечно, тоже очень полезно, поскольку позволяет не слепо копировать принятые модели, но осознанно подстраивать процесс под свою компанию», – добавляет Виталий Моргунов.

Говоря о первых результатах внедрения, Виталий Моргунов подчеркнул, что система позволяет навести порядок в документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения поручений, сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность для малых и средних предприятий.

Перспективным направлением использования «eDocLib: Актив Бизнес» в «МЭК» является автоматизация основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической документацией. Рассматриваются варианты реализации в системе единого хранилища инженерных документов: технических обоснований, чертежей, спецификаций, результатов предпроектных обследований и т. п. При этом планируется не просто создать архив электронных документов, а обеспечить коллективную работу с документами, их согласование, управление задачами и контроль исполнения. Планируется, что в «eDocLib: Актив Бизнес» вся техническая документация должна существовать не «обособленным пулом документов», а быть динамично взаимоувязана с коммерческими предложениями, договорами, предварительными запросами потенциальных клиентов и т. д.

«Возможности eDocLib однозначно указывают на то, что будущее за системами электронного документооборота. Прозрачность, логика, упорядоченность, структура и порядок – прежде всего эти определения подходят для описания системы. Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть и некоторые, надеюсь, временные недостатки. Например, большие потоки текстовой информации просто нуждаются в графическом оформлении, а в системе не хватает гибкой настройки внешнего вида «под себя», аналитических инструментов. В конфигурации «eDocLib: Актив Бизнес» в будущем хотелось бы также видеть возможность организации документов не только вокруг «интересов», «возможных сделок» и «договоров», но «проектов» (на мой взгляд, это более емкое и универсальное определение, чем договор). Но это все, как говорится, детали. И понятно, что система будет корректироваться и развиваться. Могу сказать, что у систем, подобных eDocLib, большое будущее», – уверен Виталий Моргунов.

Напомним, что «eDocLib: Актив Бизнес» внедряет также новосибирское ОАО «Управляющая компания «Промышленно-логистический парк» (см. новость раздела «Интеграция» от 4 марта 2011 г.).