Эффективность СЭД в центре внимания. Конференция ЭОС и «Офис-Док» в Петербурге

Аспекты эффективности

Для начала отметим, что нетривиальной оказалась сама концепция конференции. Больше половины приглашенных гостей, специалисты в области делопроизводства крупных петербургских предприятий, не являлись клиентами «Офис-Док» или пользователями продуктов ЭОС. С этой особенностью связана и специфика выбора тем для выступлений. Как заметил генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы (Софт)» Андрей Козлов, задачей мероприятия в этот раз стало не демонстрация клиентам нового функционала продуктовой линейки ЭОС, а обсуждение тем, актуальных и «больных» для пользователей любых систем электронного документооборота, а также обмен профессиональным опытом.

Генеральный директор ЭОС Андрей Козлов

Об эффективности говорил во вступительном слове генеральный директор компании «Офис-Док» Григорий Матвеев. Действительно, электронный документооборот в том или ином виде уже «прижился» в большинстве организаций, и главный вопрос стоит в том, насколько качественно он используется. «Если говорить об аспектах эффективности, то это, во-первых, эффективность использования самой системы электронного документооборота, ее функционала...  Второй аспект — это прирост производительности компании от использования СЭД», — отметил он.

Судя по отзывам гостей, такая концепция, как и сама инициатива компании ЭОС и ее петербургского партнера, оказалась более чем востребованной: вопросы регулирования отрасли, управления договорами, хранения электронных документов, применения электронной подписи волнуют всех, но пополнить знания и пообщаться с коллегами делопроизводителям бывает не так просто. Тем более, что во многих компаниях до сих пор всеми вопросами внедрения СЭД, а, следовательно, и тонкостями функционала этих систем занимаются вовсе не делопроизводители, а ИТ-специалисты.

Генеральный директор компании «Офис-Док» Григорий Матвеев

Использовать разумные подходы...

Пожалуй, самым ожидаемым и ярким событием конференции оказалось выступление ведущего эксперта ЭОС по управлению документацией Натальи Храмцовской на тему оперативного хранения электронных документов и применения электронной подписи. Ожидаемого — конечно, не только из-за известности спикера, но и из-за актуальности поднятых вопросов, своеобразных «болевых точек» документооборота. «Можно констатировать очень серьезный факт: мы уже перешли тот Рубикон, когда электронные документы есть во всех организациях, и что-то надо с ними делать. И в первую очередь — что-то делать с теми документами, которые у нас уже накопились. Помимо различных технических вопросов вроде регистрации, размещения в информационной системе, в файловом хранилище или просто на жестком диске, перед нами стоит задача обеспечить целостность, аутентичность и юридическую силу тех электронных документов, которые уже созданы в организации, либо поступили от контрагентов, органов государственной власти», — обозначила лейтмотив своего выступления спикер. Разговор пошел о различных видах подписей (усиленная квалифицированная, неквалифицированная или простая) и разных видах хранения (краткосрочное, среднесрочное, длительное).

Ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией Наталья Храмцовская

Подтвердился тот факт, что проблема, стоящая перед делопроизводителями и связанная с переходом на безбумажный документооборот, комплексная и не сможет решиться быстро. Ее масштаб связан с процессом бурных перемен в технологиях и нормативной базе, вызывающем неравномерное развитие отрасли и, таким образом, с отсутствием возможности прийти к единому и окончательному решению по всем вопросам: «Идеальной базы создать невозможно, и чем дольше мы разрабатываем нормативный документ, тем больше он устаревает». Тем не менее, в силах любой компании — использовать разумные подходы, ведущие российские и мировые практики в решении таких задач, как хранение электронных документов.

В продолжение темы эффективности заместитель генерального директора компании ЭОС Евгений Червяков представил основные функции платформы EOS for SharePoint, помогающие реализовать текущие задачи компаний в области автоматизации бизнес-процессов. Прежде всего, — отметил спикер, — нужно иметь в виду, что при внедрении любой системы необходимы соответствующие компетенции персонала: «Какое бы ни было программное обеспечение, всегда важным является наличие экспертов. Их опыт, знание методологии, использование различных подходов очень помогают при внедрении системы. Следующим критерием является само программное обеспечение, которое будет использоваться — его соответствие всем требованиям бизнеса».

Один из базовых подходов к СЭД: в основе внедряемой системы должна лежать современная платформа, дающая широкие возможности развертывания, в том числе возможность организации гибкой архитектуры, совместной работы сотрудников. «Мы используем платформу EOS for SharePoint и, объединяя на ней наши решения, получаем достаточно гибкий продукт, который можно адаптировать под большинство бизнес-процессов организации», — отметил Евгений Червяков. В линейку решений входит как непосредственно документооборот, так и корпоративный портал, файловый архив, мобильное приложение и другие модули, составляющие полный комплекс.

Заместитель генерального директора компании ЭОС Евгений Червяков

Несомненно, к достоинствам любой системы можно отнести удобство, простой и понятный интерфейс, возможность для организации и настройки рабочих мест, создания индивидуального рабочего пространства, гибкие настройки с возможностью адаптации функционала под конкретного пользователя или определенный бизнес-процесс. Удобство использования (юзабилити) играет большую роль при выборе того или иного решения.

«Мы не стоим на месте, стараемся каждый модуль развивать оперативно, в том числе в соответствии с теми требованиями, которые получаем от наших клиентов», – резюмировал свое выступление спикер.

Действительно, линейка решений ЭОС, реализованная на платформе EOS for SharePoint, постоянно расширяется. О таких модулях, как мобильные приложения и корпоративный портал, много говорилось на недавно прошедшей конференции «Осенний документооборот — 2017» в Москве. На этот раз ведущий менеджер по работе с клиентами компании «Офис-Док» Александр Крючков подробно разобрал алгоритм работы модуля «Управление совещаниями»: подачу заявки, формирование повестки заседания, рассмотрение вопросов и голосование, согласование протокола, выдача поручений и контроль, составление отчетности.

Собрание лучших практик

Как уже упоминалось, одной из целей конференции «Преимущества и выгоды внедрения электронного документооборота в деятельности компании» стал обмен опытом между гостями и спикерами, представителями профессионального бизнес-сообщества и разработчиками СЭД. Наверное, поэтому живой интерес зрителей и наиболее активный отклик зала вызвали примеры успешной автоматизации документооборота при помощи СЭД ДЕЛО, о которой докладывали два спикера, представляющие Санкт-Петербургский государственный университет и АО «Ленгазспецстрой».

Совместную конференцию компаний ЭОС и «Офис-Док» в Петербурге посетило более 100 человек

Общим у двух этих организаций является их территориальная распределенность и необходимость наиболее быстрого и удобного согласования документов между удаленными друг от друга подразделениями — именно это в обоих случаях явилось одной из причин задуматься о внедрении СЭД. Впрочем, не только это. Сказалась необходимость и единой системы учета документов, и электронной базы данных для документов постоянного хранения, и оптимизация бизнес-процессов в целом.

Результаты двух проектов одинаково успешны. Так, «Ленгазспецстрой» использует СЭД уже около 10 лет, и сегодня в системе работают около 90% всех сотрудников компании, в электронном виде ведется учет всех видов документов, а также проходят согласования всех документов. В СПбГУ в СЭД работает весь административный персонал, срок рассмотрения и согласования внутренних документов удалось сократить с 3-7 до 1-3 дней.

Важно отметить еще и то, что большую роль в реализации двух этих внедрений сыграло руководство организаций, принимавшее активное участие во всех этапах автоматизации. Так, непосредственное внедрение системы ДЕЛО в СПбГУ началось с подключения к ней руководителей верхнего уровня — секретариатов проректоров.

Начальник отдела сопровождения электронного документооборота СПбГУ Юлия Лебедева

«Главное, чего мы за это время добились — ускорение всех управленческих процессов, ускорение принятия решения за счет сроков доведения информации, а также за счет формализации и контроля всех процессов. Это оперативное получение статистических данных, необходимых для работы, оперативных данных для принятия управленческих решений, электронное согласование документов. Это автоматизация процесса обработки документов в учебном процессе. Всё это — экономия времени, а также улучшение исполнительской дисциплины», — отметила начальник отдела сопровождения электронного документооборота СПбГУ Юлия Лебедева.

«При решении о переходе на автоматизированный документооборот главное для нас было – оперативность и доступность. Проект был реализован в рекордные сроки: с 2009 года мы уже целиком работаем в системе электронного документооборота... Сегодня мы уже можем с уверенностью сказать, что система внедрена успешно, она используется и она результативна. Сотрудники имеют доступ к нужной информации постоянно, независимо от того, где они находятся. Мы регулярно масштабируем и развиваем систему, добавляем новый функционал. При этом и регламентирующие документы регулярно переписываются, но фактически мы от сложности идем к простоте», – поделилась выводами начальник отдела документационного обеспечения АО «Ленгазспецстрой» Ирена Пулле.

В заключении выразим надежду, что совместные конференции партнеров будут проводиться в регионах регулярно: по крайней мере, о такой возможности заявляли представители обеих компаний.

Фото: Екатерина Лукина