ЭОС на «Весеннем документообороте»: законодательство и партнерская сеть

В первый день работы конференции о текущем состоянии дел в области электронного документооборота в части его законодательного обеспечения рассказала к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член «Гильдии управляющих документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская. По ее словам, революционный процесс изменений в электронном делопроизводстве и существенные подвижки в законодательно-правовом обеспечении начались достаточно давно, а основной блок необходимых законов был принят уже к 2009 году.  Что касается 2010 года, то ключевой датой здесь стало 27 июля, когда президент РФ подписал одновременно 51 закон. Прежде всего, это ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и не менее интересный ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с принятием ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». По словам Натальи Храмцовской, всего в этот день изменения были внесены в 26 федеральных законов, важнейшими из которых стали ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ «О персональных данных», ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме того, в законодательстве о пенсионном фонде была предусмотрена возможность предоставления доказательства трудовой деятельности и заработной платы в качестве электронного документа, что значительно повышает шансы ряда граждан доказать свои пенсионные права.

Помимо этого был принят ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации», после чего стало возможно подавать все обращения и заявления в Арбитражный суд в электронном виде непосредственно с сайта в виде простых PDF-документов, прикрепленных к этому заявлению (без использования ЭЦП, идентификация в« личном кабинете»). Также был принят ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса РФ и некоторые другие законодательные акты РФ, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) РФ в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования». Он перевел все взаимодействие налоговых органов с организациями и гражданами в электронный вид, причем в ряде случаев в «добровольно-принудительном» порядке – налоговая служба это позволить себе может. Стоит еще упомянуть ФЗ «Об инсайдерской информации» – фактически в нем появились достаточно жесткие требования как к коммерческим структурам, так и к органам государственной власти. В итоге образовался еще один новый пласт документов (учет инсайдеров), которые организации должны вести в электронном виде. Надо сказать, что по всем этим документам началось движение на нижних уровнях, когда стали разрабатываться подзаконные нормативные акты. Активнее всего ведет себя УФНС, которое достаточно агрессивно вводит системы управления электронными документами во все делопроизводственные процессы, включенные в их структуры и служащие для контроля организаций.

Несмотря на солидный массив принятых документов, осенью-зимой 2010 г. снова принимается целый ряд законов, в которых постепенно предусматривается введение электронных документов в разные сферы деятельности, к примеру, в таможенном регулировании (ФЗ «О таможенном регулировании в РФ») или медицинском страховании (ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ». «Таким образом, внедрение электронных документов на законодательном уровне ведется квадратно-гнездовым методом, и о реальной юридической силе электронного документооборота нельзя понять до тех пор, пока не поднять весь пласт законодательства. Потому что мы все привыкли, что у нас есть инструкция по делопроизводству и остальное нас не касается. Ничего подобного – наши правила и инструкции по делопроизводству сегодня серьезно отстают от положений наших ФЗ», – отмечает г-жа Храмцовская.

Конечно, одним из самых существенных изменений в этой области стало принятие ФЗ «Об электронной подписи», а также принятие сопутствующего закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи». При этом принципиальным моментом здесь стало то, какие подзаконные нормативные акты будут после этого выпущены правительством, и прежде всего это коснется оказания электронных госуслуг. Дело в том, что уже в ближайшее время планируется выпуск постановления, регламентирующего порядок использования всех трех видов электронных подписей для оказания государственных услуг в электронном виде. «К сожалению, у меня складывается впечатление, что на высшем уровне пока не осознан порядок и вообще подход, где и в каком случае использовать конкретный вид электронной подписи. Единственное, что было озвучено точно, это то, что, по данным Минэкономразвития, 85 % госуслуг потребуют использования простой электронной подписи (логин и пароль, пин-код и т. д.). Как это будет реализовано на практике, мне пока сказать достаточно сложно», – отмечает Наталья Храмцовская.

Что касается клиентов, то большинство из них уже осознанно понимают в связи с принятым законодательством, что ряд процессов нужно переводить в электронный вид. Причем это касается не только государственных, но и коммерческих структур, но смысл один и тот же: ужесточаются требования к созданию электронных документов, их хранению и предоставлению к размещению в открытом доступе на официальных сайтах. И за любое нарушение уже сейчас в административно-правовом кодексе установлены наказания. И если в госструктурах это чаще всего наказания должностных лиц, то для коммерческих организаций штрафы на несколько порядков выше, причем штрафуют как должностных лиц, так и саму организацию. «Это тоже надо использовать, потому что в ряде случаев так проще объяснить, почему документы нужно хранить в СЭД», – продолжает г-жа Храмцовская.

На сегодняшний день постепенно начинают появляться требования клиентов, связанные с созданием целой системы учета документов и переход от систем только учета к системам управления, которые должны поддерживать не только просто организацию регистрации таких документов, но и организацию определенной системы хранения, сроков хранения и процедуру уничтожения электронных документов. По мере того, как в СЭД накапливается большой массив информации, 95 % ее является документами временного срока хранения (в основном 5 лет). И если система работает уже более 5 лет, значит, в ней же имеются электронные документы, подлежащие уничтожению, – копить все совершенно не нужно. Вторым наиболее часто поднимающимся вопросом становится поддержка СЭД бизнес-процессов и, прежде всего, договоров, работ по организации государственных закупок и оказания госуслуг. В то же время еще одной группой вопросов, стоящих перед клиентами, становится работа с различными видами документов ограниченного доступа. Сейчас помимо «государственной тайны» в российском законодательстве появляется такие категории, как «коммерческая тайна», «персональные данные», а закон «Об инсайдерской информации» фактически вводит необходимость введения идентификаторов, что данный документ содержит инсайдерскую информацию. Причем без этой идентификации этот материал невозможно будет представить в нужном месте. Соответственно, СЭД теперь должны будут отслеживать и давать возможность идентифицировать таким образом документы, причем каждый из них можно отнести к одной до десяти и больше категорий. Это тоже очень большая задача, которую придется учитывать, потому что эта потребность возникнет в самое ближайшее время.

На «Весеннем документообороте – 2011» ЭОС собрал 45 партнерских компаний, а также 10 технологических партнеров

«В ближайшее время стоит ожидать масштабной переделки именно нормативно-правовой базы. Этот процесс уже начался, и он стал настораживать. Дело в том, что каждый орган, отвечающий за определенное направление деятельности в области управления электронной документацией, пишет, как он сам считает нужным. А взгляд у всех совершенно разный, и полное отсутствие скоординированного регулирования таких вопросов «сверху» из центра приводит к достаточно серьезному расхождению в этих правилах. Кроме того, скорее, рано, чем поздно, появятся требования к системам хранения юридически значимых электронных документов и к СЭД, которые закупают органы госвласти. И, конечно, будет наращиваться функционал СЭД, и то, что наши партнеры сегодня описывали, является ярким тому подтверждением», – отметила в заключение Наталья Храмцовская.

«Весенний документооборот» является, прежде всего, партнерской конференцией, и ЭОС каждый год подводит результаты работы своей партнерской сети – этот год также не стал исключением. По словам заместителя директора по продажам ЭОС Алексея Перегудова, в 2010 году наблюдался существенный рост, составляющий десятки процентов. «Я бы это связал с несколькими факторами. С одной стороны, это государственное давление на развитие электронного правительства. С другой, у самих заказчиков появилось понимание необходимости перехода на электронный документооборот, то есть появилась потребность в продукте. Здесь я имею в виду не только госзаказчиков, но и о коммерческие структуры. И ещё одна вещь, которая способствовала хорошим продажам: по моей оценке, заказчики в своей массе начали мигрировать с «доморощенных» систем либо тех систем, которые сейчас не поддерживаются в полном объёме, в сторону тиражных решений с понятным и прогнозируемым уровнем поддержки. Надо отдать должное нашим партнёрам, они не сидели сложа руки, что и дало свои плоды. Причём «выстреливали» как крупные проекты по развитию существующих систем, так и проекты по автоматизации с нуля. Отрадно, что партнёры не зацикливаются на госструктурах: хотя на данный момент это и очень «вкусный» рынок, но он заведомо конечен. Продав определённое количество мест, можно получать стабильные деньги за сопровождение этой системы, но надо двигаться дальше, искать других клиентов», – отмечает г-н Перегудов.

По его словам, в прошлом году ЭОС анонсировал новую партнёрскую программу на конференции. Тогда задавалось множество вопросов, но сейчас система такого взаимодействия пришла в порядок. Было заключено много новых партнёрских соглашений, причём в ЭОС пытались понять, что принесёт компании каждый новый партнёр, входящий в экосистему партнёрской сети, и насколько он гармонично это сделает, какой новый бизнес принесёт. «Мне очень отрадно, что большая часть из тех новых компаний, которые у нас появились в этом году, уже осуществили какие-то продажи. Я на этом акцентирую особое внимание, потому что это «долгий» бизнес, и  с клиентом можно проработать не один год, прежде чем выйдешь на какие-то результаты. В данном случае наши новые партнёры успешно справлялись, и это не может не радовать. Думаю, в следующем году мы подумаем о привлечении новых партнёров. Причём мы будем делать акцент на работе с партнёрами, которые продвигают наши новые решения, в первую очередь, eDocLib и EOS for SharePoint, потому что партнёрская сеть по системе «Дело», можно сказать, уже сформирована по всей стране», – продолжает Алексей Перегудов.

Он особенно отмечает, что в настоящее время ЭОС ставит перед партнерами задачи не просто продажи платформ, к примеру eDocLib, но и создания на их базе собственных решений. И такие примеры уже имеются. С одной стороны, eDocLib в том виде, в котором он сейчас существует, является относительно новым решением, с другой – партнёры все же остаются достаточно консервативными. Поэтому, чтобы поставить в продажу новое решение, нужна подготовка людей, которые могли бы разбираться с ним, а также инвестиции средств в разработку. И то, что некоторые партнёры ЭОС делают это уже сейчас, говорит о новой ступени в их понимании бизнеса и вообще в развитии всей компании, то, что они готовы вкладывать свои средства в разработку каких-то решений и самостоятельного, по сути дела, продвижения дальше. Кроме того, по словам Алексея Перегудова, компания ЭОС постепенно переходит в стадию классического вендора, основная задача которого – разработка и предложение своего продукта и, соответственно, маркетирование этого продукта на рынке. Задача партнёра – найти правильный подход к клиенту и продать. Такой процесс уже начался, и в ряде случаев ЭОС ведёт совместный пресейл с партнёрами, а также осуществляет совместные рекламные кампании и различные мероприятия.

«Можно ответить, что мы ждём от наших партнеров большей активности, но это было бы слишком банально. Как любая коммерческая структура, мы ждём от них денег. Бизнес бесплатным не бывает. Мы ждём от них любопытства, потому что ЭОС предлагает очень много нового, и пока они не узнают это новое, они не смогут это нормально продавать. Для того чтобы удовлетворить это любопытство, у нас есть традиционные методы – обучение и вебинары. Здесь нельзя придумать нечто уникальное: все инструменты информирования партнёров и их клиентов, по сути дела, шаблонные. Но мы готовы предложить всё то, что востребовано на рынке в данный момент времени», – заключает г-н Перегудов.