ГК АйТи внедрила систему электронного документооборота БОСС-Референт в ОАО «ТГК-4»

Решение о внедрении новой системы электронного документооборота было принято руководством компании ОАО «ТГК-4»  ввиду того, что  ранее используемая система электронного документооборота обеспечивала узкий спектр автоматизируемых бизнес-процессов и имела ряд существенных ограничений.

Ключевыми критериями выбора в пользу системы электронного документооборота БОСС-Референт стали:
• реализация системы на платформе Lotus Domino/Notes, т.к. на данной платформе в компании построена и активно используется корпоративная почтовая система
• возможности в создании единого информационного пространства для территориально распределенных организаций

Главные задачи создания корпоративной системы электронного документооборота сводились к введению единого стандарта работы с электронным документооборотом, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов; осуществлению своевременного получения и обработки документов, сокращению сроков их подготовки, согласования и исполнения, а также к объединению территориально распределенных филиалов в единое информационное пространство.

Совместная рабочая группа специалистов компании «Аплана», входящей в ГК АйТи, и ОАО «ТГК-4» реализовала проект за пять месяцев, включая опытную эксплуатацию. В ходе проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• обработка входящих/исходящих документов
• работа со служебными записками
• работа с организационно-распорядительными документами
• работа с поручениями и контроль исполнительской дисциплины
• ведение договорной деятельности

Кроме того, в рамках проекта было разработано автоматизированное место «Контроль Исполнительской Дисциплины», которое представляет собой отдельный веб-вход в систему БОСС-Референт. Используя его, руководители высшего звена получают возможность контролировать исполнение поручений сотрудниками компании и отслеживать информацию о ходе согласования документов при помощи удобного веб-интерфейса.

С целью создания единого информационного пространства руководство компании ОАО «ТГК-4» планирует осуществить дальнейшее масштабирование системы на другие региональные генерации.