«ИнтерТраст» автоматизировал оказание государственных услуг в Красноярске

Внедрение CompanyMedia в администрации Красноярка стартовало в 2007 году, целью этого многоэтапного проекта является последовательная автоматизация различных процедур по работе с документами. На сегодняшний день в системе выполняются операции, связанные с обработкой и подготовкой и входящих, исходящих и внутренних документов, а также правовых актов. Кроме того, в значительной степени автоматизировано  формирование отчетов по исполнительской дисциплине. В системе постоянно работают свыше 2000 пользователей из различных структурных подразделений Администрации, включая управление делами, юридическое управление, управление кадровой политики и организационной работы, департамента градостроительства, департамент городского хозяйства, управление архитектуры, управления информатизации и связи и др.

В 2012 году начались работы, связанные с автоматизацией оказания государственных услуг физическим лицам и организациям. Специалистами компании «ИнтерТраст» реализована автоматизированная передача заявок на оказание различных услуг в СЭД CompanyMedia из нескольких источников, к числу которых относятся Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) и сайт администрации города Красноярска.

После поступления заявки в систему весь процесс оказания государственных услуг осуществляется с применением таких средств CompanyMedia, как выдача резолюций, создание исходящих и внутренних документов, маршрутизация документов заявки непосредственным исполнителям, формирование запросов во внешние организации, электронное согласование и др. Результаты проведенных работ — в виде пакета выходных документов — передаются в системы, с помощью которых была подана заявка на оказание услуги.

Чтобы повысить скорость обслуживания заявителей  и снизить влияние человеческого фактора, на базе CompanyMedia была разработана система исполнения регламентов, описывающих состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, связанных с оказанием государственных услуг. Для решения этой задачи специалистами «ИнтерТраст» создан комплекс необходимых справочников и реализован механизм автоматического исполнения процедур в различных модулях CompanyMedia.

Ольга Харченко, главный спуциалист управления информатизации и связи администрации города Красноярска:
«Состав исполнителей и последовательность действий при оказании муниципальных услуг известны заранее и описаны на уровне регламентов. В свою очередь регламент — это набор взаимосвязанных процедур. При этом СЭД предоставляет сотрудникам администрации все необходимые инструменты для выполнения необходимых процедур, но каждое действие должно быть инициировано самим исполнителем. Мы решили пойти дальше и автоматизировать рутинные операции. Появление системы исполнения регламентов упрощает работу пользователей в СЭД: внедряемое решение практически «ведет» исполнителя по процессу, что позволяет ускорить процесс оказания муниципальных услуг и повысить их качество».

Денис Вдов, директор центра консалтинговых  услуг и внедрений компании «ИнтерТраст»:
«Каждое подразделение администрации вместе с заявкой на оказание услуги получает своего рода «дорожную карту» всего процесса — комплекс процедур и заданий, связанных с конкретными исполнителями. Выполнение одних процедур приводит к автоматическому запуску других, например, к подготовке правового акта, договора, исходящего документа, разъяснительных писем, и т.п. Риск ошибки исполнителя в этом случае сведен к минимуму — система не позволяет отклониться от регламента предоставления той или иной услуги. Первоначально планировалось автоматизировать процесс оказания услуг на основе стандартного инструментария workflow, существующего в CompanyMedia, но от этой идеи мы отказались. Необходимо было учесть специфику городской администрации, в том числе — использовать в системе понятную пользователям терминологию, связанную с оказанием государственных услуг. В результате было создано специализированное решение, отвечающее требованиям организации-заказчика».