Компания АйТи внедрила СЭД БОСС-Референт в Аппарат Уполномоченного РФ при Европейском суде

Аппарат Уполномоченного Российской Федерации при Европейском суде по правам человека (Аппарат) работает во взаимодействии с Межведомственной комиссией Российской Федерации по делам Совета Европы. У специалистов Аппарата назрела потребность в современных технологиях, позволяющих повысить эффективность управления документами, контролировать исполнение поручений, формировать отчеты по отработке задач, отслеживать общее состояние дел.
Для решения этих задач руководством Аппарата был инициирован проект, исполнитель которого определялся на конкурсной основе. По итогам конкурса заказчик выбрал компанию АйТи и программный продукт БОСС-Референт на базе ПО IBM Lotus Domino/Notes.

При адаптации системы электронного документооборота для нужд Аппарата Уполномоченного РФ при Европейском суде специалистами АйТи были учтены многочисленные юридические требования, связанные с особенностью судебного делопроизводства. Специфика работы Аппарата заключается в обязательном соблюдении сроков формирования и отправки ответных документов в Европейский суд по правам человека, а также в работе сотрудников Аппарата не с отдельными документами, а с набором документов по жалобе, поступающей от Европейского суда.

Принимая во внимание особенности работы Аппарата, в СЭД были разработаны сложноструктурированные отчеты, собирающие информацию в различных аналитических разрезах, позволяющих контролировать сроки исполнения и отправки документов.

Внедрение системы дало возможность перевести внутренний документооборот Аппарата в электронный вид практически в полном объеме. Бумажные документы используются только при необходимости подтверждения их юридической силы или на стадии рассмотрения и наложения резолюции руководителем. Что же касается информационного взаимодействия с другими ведомствами, то оно отчасти осуществляется в электронном виде, а при отсутствии такой возможности приходится прибегать к бумажным документам.

В рамках проекта в Аппарате СЭД была внедрена на 55 рабочих местах. Пользователями системы стали руководители Аппарата, а также сотрудники четырех отделов (отдел рассмотрения жалоб по уголовно-правовым вопросам; отдел рассмотрения жалоб по гражданско-правовым вопросам; отдел анализа, прецедентной практики, организации и контроля исполнения решений; отдел делопроизводства).

Одним из главных преимуществ является то, что СЭД, разработанная на платформе БОСС-Референт, не просто учетная система регистрационных карточек документов, а полнофункциональная среда, позволяющая всем сотрудникам работать с информацией, заложенной в документы, в едином информационном пространстве. Система позволяет значительно снизить время сбора данных, необходимых для принятия решения по документу, а также в разы сократить время подготовки и согласования документов.