Проект реализовали специалисты консалтинговой компании Columbus, признанные эксперты в области автоматизации предприятий пищевой дистрибуции. На первом этапе внедрения были решены вопросы, связанные с учетом основных средств и нематериальных активов, кадровым делопроизводством, расчетами заработной платы и компенсаций. В новой системе содержатся все необходимые сведения о приёме, переводах и увольнениях сотрудников, ведется табельный учет рабочего времени, расчет НДФЛ, отпусков и больничных, доступны пересчет начислений и удержаний за прошлые периоды, формирование платежных ведомостей и ряд других возможностей.
В ходе второго этапа проектная команда запустила финансовый и логистический контур системы. Решение Columbus на платформе Microsoft Dynamics AX оптимизировало управление продажами, запасами и закупками, расчеты с клиентами и поставщиками, обеспечило полноценное ведение бухгалтерского, налогового учета, а также формирование отчетности по РСБУ.
«В части управления продажами мы получили быстрый доступ к актуальным сведениям по текущим заказам, можем оперативно рассчитывать полную себестоимость продукции со всеми накладными расходами, учитывать ретро-бонусы, анализировать данные по остаткам, составлять графики отгрузки. Ежедневно в системе обрабатывается более 1000 заказов. Требуемое количество товара на складе с учетом сроков годности и указанной для клиента модели подбора резервируется автоматически. Учет плановых дат отгрузки позволяет нам в первую очередь выполнять срочные заказы, а затем автоматически оформлять резервы по другим, в том числе ранее созданным заказам», - рассказывает Алексей Дудников, руководитель отдела информационных технологий «Uhrenholt-Россия».
История резервирования каждой товарной номенклатуры сохраняется в системе, статус исполнения заказов легко отслеживается. Интеграция с EDI позволяет компании упростить процесс оформления и согласования заказов с клиентами компании, в частности, крупными розничными сетями.
По итогам внедрения Microsoft Dynamics AX «Uhrenholt-Россия» улучшила управление всем циклом закупочной деятельности и товародвижения, особенно важной задачей стало обеспечение контроля закупочных цен. Теперь при оформлении заказа данные из прайс-листов поставщиков и их скидок загружаются в систему автоматически, а после приемки продукции от поставщика проводится сравнительный анализ цен прайс-листов с фактическими ценами в накладных.
Решение, развернутое командой Columbus, содержит достоверную и актуальную информацию об остатках продукции на складе в разрезе товарных номенклатур и партий – с указанием даты выпуска, сроков годности, весогабаритных характеристик и других данных. Интеграция с WMS-системой обеспечивает более точный учет отгруженной продукции. Время сверки данных по складским остаткам сократилось с нескольких часов до 15 минут, также упростилась процедура инвентаризации. В свою очередь, инструменты сводного планирования позволяют «Uhrenholt-Россия» составлять планы закупок продукции в краткосрочном и долгосрочном периодах на основе плана продаж с учетом текущих заказов, потребностей клиентов, складских остатков.
«Для каждого заказа на отгрузку Microsoft Dynamics AX автоматически формирует необходимый комплект сопроводительной документации, в том числе ветеринарные свидетельства, сертификаты и справки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, маршрутные листы. Нам удалось сократить затраты на доставку продукции на 38% – за счет ввода ряда новых параметров в справочнике адресов заказчиков, таких как время приёмки клиентом, дополнительная контактная информация», - добавляет Алексей Дудников, руководитель отдела информационных технологий «Uhrenholt-Россия».
«Сроки годности товаров на складе и наличие ветеринарных сопроводительных документов жестко контролируются. В том случае, если пакет необходимых сертификатов и удостоверений отсутствует в учетной системе, партия товара блокируется для продажи», - говорит Денис Косенков, руководитель проектов Columbus. Кроме того, компания приобрела новые возможности для оказания услуг ответственного хранения. С этой целью специалисты Columbus реализовали в ERP системе одновременный учет, подбор и маршрутизацию заказов на продукцию «Uhrenholt-Россия», а также продукцию, находящуюся на ответственном хранении. Решение позволило резко повысить контроль качества отгружаемых заказов и свести к минимуму расходы на возвраты продукции.
С помощью казначейского модуля, специально разработанного специалистами Columbus, финансовому департаменту «Uhrenholt-Россия» удалось организовать более эффективное управление денежными потоками. Решение располагает всеми необходимыми средствами для планирования, согласования и контроля исполнения платежей, позволяет формировать платежные поручения на базе утвержденных заявок на оплату и экспортировать их в систему клиент-банка. Менеджеры по работе с клиентами «Uhrenholt-Россия» также оперативно получают сведения о статусе клиентских платежей и могут гибко управлять кредитными лимитами, тем самым предупреждая просроченные платежи контрагентов и рост их задолженности.
В рамках проекта специалисты Columbus развернули клиентский портал, оснащенный всем необходимым инструментарием для круглосуточной работы компании с заказчиками. Данное решение особенно актуально для региональных розничных сетей. Клиентский портал позволяет оформить заказ на поставку продукции «Uhrenholt-Россия» в считанные минуты, в онлайн-режиме отслеживать статус его выполнения, получать сертификаты соответствия и качества продукции, вести отчетность по взаиморасчётам.
Комплексное ERP-решение, созданное специалистами Columbus, позволило «Uhrenholt-Россия» выйти на качественно новый уровень взаимодействия с клиентами и партнерами, обеспечить рост прибыли компании и получить дополнительные конкурентные преимущества в части управления ассортиментом, ценообразованием и товародвижением.
Цифры говорят
