Управление лицензиями в Банке БФА

Для такой финансовой структуры как Банк БФА преимущества использования лицензионного программного обеспечения Microsoft заключаются в возможности доступа к самым современным технологиям и предоставлении на их основе исключительных сервисов для действующих и потенциальных клиентов. Кроме того, наличие лицензий на имеющиеся программные активы позволяет компании предупреждать возможные репутационные риски при взаимодействии с инвесторами.

Специалисты Columbus провели в Банке БФА аудит используемого программного обеспечения Microsoft по методологии Software Asset Management (SAM). В рамках этого проекта требовалось проанализировать ранее проведенные закупки, убедиться в лицензионной чистоте используемых программных продуктов Microsoft и оценить их эффективность в разрезе задач Банка. По итогам аудита руководство Банка получило рекомендации специалистов Columbus по устранению существующих недочетов и приведению ИТ-инфраструктуры в соответствие с требованиями бизнеса, а также выбрало новую оптимальную схему лицензирования программных активов. «Основной целью сотрудничества с компанией Columbus стало создание оптимальной модели управления лицензиями на продуктовую линейку Microsoft, а также сокращение финансовых и трудовых издержек на ее внедрение и обслуживание. Кроме этого, мы обучили сотрудников нашей компании принципам аудита ПО Microsoft, чтобы предупредить возможные риски использования нелегальных версий данных программных продуктов», - рассказывает Эдуард Шанев, руководитель службы ИТ Банка БФА.

Методология Software Asset Management (SAM) создана специально для того, чтобы помочь компании любого профиля и масштаба грамотно управлять процессами закупок, внедрения, эксплуатации, поддержки и утилизации программного обеспечения. По результатам ее использования Банку БФА удалось перейти на более выгодную с точки зрения затрат программу лицензирования ПО Microsoft.

Специалисты Columbus провели общий анализ ИТ-инфраструктуры Банка и бизнес-процессов, связанных с использованием ПО, а также составили перечень установленных программных продуктов Microsoft. Затем собрали сведения об установленном программном обеспечении и его версиях и сопоставили их с данными о фактически закупленных лицензиях и необходимости их наличия в разрезе каждого рабочего места (ПК). В процессе анализа были выявлены трудности сопоставления установок и лицензий на программное обеспечение при текущей схеме лицензирования (приобретения) коробочных продуктов Microsoft.

Сложность анализа заключалась в том, что каждая коробочная лицензия Microsoft имеет уникальный ключ, который следует сопоставлять с установленным программным продуктом. Смена компьютерного парка предусматривает отслеживание изменений ключей активации программных активов. При наличии парка в 300 персональных компьютеров эффективность проведения такого контроля в ручном режиме силами ИТ-персонала крайне низка. В этой связи Банк БФА принял решение использовать новую схему лицензирования ПО Microsoft.

В настоящее время Банк БФА приобретает новые лицензии Microsoft только по программе аренды Enterprise Agreement Subscription (EAS). Данная программа предоставляет корпоративным заказчикам ключи многократной установки на все продукты, что значительно упрощает их администрирование.

Преимуществом соглашения также является то, что компания получает права на использование новейших версий ПО Microsoft для всего парка ПК в течение срока действия соглашения. При этом Банк БФА может использовать только те решения и технологии, которые актуальны для компании в настоящий момент времени. Программа EAS позволяет варьировать количество копий продуктов в течение срока действия соглашения и проводить аудит 1 раз в год, что значительно снижает риск использования нелицензионного ПО. Стоимость лицензий в расчете на один ПК останется неизменной с момента подписки на программу, что позволяет финансовой организации снизить совокупную стоимость владения продуктами Microsoft.

Параллельно с проведением аудита и выбором новой программы лицензирования Банк получил рекомендации экспертов Columbus по снижению потенциальных рисков и дальнейшему приобретению программного обеспечения в соответствии с растущими требованиями бизнеса Банка БФА. Эдуард Шанев, руководитель службы ИТ Банка БФА, отмечает: «Результаты нашего сотрудничества с Columbus говорят сами за себя. Применение методологии SAM и переход на новую схему лицензирования по программе Microsoft Enterprise Agreement Subscription позволили Банку БФА значительно оптимизировать расходы на управление имеющимися ИТ-активами. Не могу не отметить и некоторые дополнительные преимущества данного соглашения. Так, помимо появившейся у нас возможности тестирования новых продуктов Microsoft, мы можем участвовать в различных тренингах и программах обучения корпорации. При выходе новых версий ряда серверных продуктов, например, таких как MS SQL Server 2012, условия Software Assurance в программе EAS предусматривают для нас получение лицензий на их использование без дополнительных затрат».

Елена Елькина, менеджер по развитию отношений с клиентами и эксперт по лицензированию Columbus: «Информация о лицензиях на программные активы компании всегда должна находиться в оперативном доступе. За счет внедрения методологии Software Asset Management топ-менеджмент Банка БФА может получить наиболее полное представление о состоянии ИТ-инфраструктуры на уровне каждого рабочего места, подразделения и предприятия в целом».

На основе такой объективной информации Банк утверждает оптимальные бюджеты на приобретение и обслуживание программного обеспечения Microsoft, максимально эффективно задействует имеющиеся трудовые ресурсы, а также сокращает финансовые затраты. К тому же грамотно выстроенное управление лицензиями позволяет устранить юридические и репутационные  риски несанкционированного использования ПО.

«Мы рады осознавать, что наша работа помогла Банку БФА использовать более эффективные способы лицензирования. Стоит отметить, что сотрудники ИТ-службы банка помогали нам на всех этапах проекта, и это была по-настоящему командная работа партнера и клиента. Проект оказался трудозатратным, но вместе с тем очень ценным для всех нас с точки зрения опыта управления лицензиями», - добавляет Елена Елькина, менеджер по развитию отношений с клиентами, Columbus.

Подводя итоги сотрудничества, Эдуард Шанев, руководитель службы ИТ Банка БФА, подчеркивает, что команда Columbus выполнила все работы по проекту в высшей степени профессионально. «В рамках проекта мы познакомились с методологией проведения подобных аудитов, а также подробно изучили все типовые программы лицензирования Microsoft и нюансы их применения в корпоративном сегменте», - резюмирует г-н Шанев. – «Это помогло Банку БФА рационально подходить к планированию будущих закупок, точно оценивать общую стоимость владения ПО, но главное – прийти к пониманию того, как вывести ИТ-инфраструктуру Банка на новый, более качественный уровень. Что, в свою очередь, позволяет Банку БФА работать в строгом соответствии с заявленными бизнес-целями и учетом требований текущих и потенциальных клиентов».