ФГУП «Главное управление по обеспечению деятельности Министерства иностранных дел России» – подведомственное МИД РФ учреждение, в сферу деятельности которого входит обеспечение деятельности министерства и загранучреждений Российской Федерации.
Ранее документооборот в ГУО МИД России осуществлялся на бумажных носителях. Это приводило к типичным для «бумаги» проблемам: трудозатратам, связанным с ручным вводом и дублированием информации, затратам, связанным с организацией хранения документации. Особенно острой стала проблема с переходом большинства сотрудников учреждения на удаленный режим работы.
Для внедрения системы электронного документооборота была привлечена компания ЛАНИТ. Ее специалистам предстояло осуществить автоматизацию документооборота во всех структурных подразделениях заказчика, разработать систему контроля исполнительской дисциплины по поставленным задачам, организовать хранение документации и автоматизировать бизнес-процессы на базе СЭД.
В качестве технологического решения была предложена система электронного документооборота «LanDocs: Экспресс», которая разработана с учетом лучших практик использования LanDocs за последние 20 лет в организациях из различных отраслей экономики и позволяет внедрить «коробочную» версию продукта всего за несколько недель.
Также важным критерием в пользу «LanDocs: Экспресс» стало соответствие системы строгим требованиям заказчика в области безопасности систем. Наконец, заметную роль в выборе сыграло соответствие системы требованиям политики импортозамещения.
Сегодня в развернутой системе работают 80 сотрудников учреждения. Руководство заказчика планирует в ближайшее время расширить число пользователей системы.
Благодаря переходу на электронный документооборот ГУО МИД России удалось значительно повысить эффективность работы: ускорить процесс согласования документов, автоматизировать договорную деятельность, организовать строгий и точный контроль исполнения поручений, а также радикально снизить риски потери документов.
Василий Дяденко, представитель отдела информационных технологий, ФГУП «ГУО МИД России»: «Основные критерии качества нашей работы – оперативность и точность исполнения запросов заказчиков. Переход на электронный документооборот позволил нам быстро избавиться от недостатков в работе и многократно повысить эффективность сотрудников всех уровней: от руководства до исполнителей».
Директор департамента систем управления документами группы компаний ЛАНИТ Александр Родионов: «Внедрение СЭД в ГУО МИД России нам пришлось проводить основные работы в удаленном режиме. Более того, заказчик стремился перейти на электронный документооборот как можно быстрее, – это тоже было обусловлено сложностями удаленного режима работы. Обеспечить высокую скорость внедрения нам во многом удалось благодаря использованию коробочного решения, которое разработано нашими специалистами как раз для таких ситуаций, когда клиенту необходимо развернуть и запустить в эксплуатацию СЭД ”здесь и сейчас”».
