Метаморфозы вселенной СЭД

Директор по продаже ПО компании IBM Восточная Европа/Азия Татьяна Сорокина рассказала об изменениях в организации коллективной работы. По собственному опыту, она знакома с тем, как не просто организовать взаимодействие даже в небольшом коллективе из десяти человек из четырех стран, работающих в удаленном режиме. «За несколько лет руководства этим подразделением, увидеть «живьем» мне удалось лишь четверых сотрудников», - вспоминает Татьяна Сорокина.

Директор по продаже ПО компании IBM Восточная Европа/Азия Татьяна Сорокина

Подобным образом организованная работа всё еще внове и для сотрудников и для руководства. Она стала возможна благодаря новым же технологиям. Хотя оказавшись в таких обстоятельствах, сориентироваться на первых порах не просто: ощущение, что никого нет рядом – ошеломляет. «Трудно даже похвалить человека, по-дружески похлопать его по плечу», - делится своими воспоминаниями г-жа Сорокина. – «Трудности есть, но без них скучно». При таком методе коллективной работы у людей должны быть иные навыки, иная мотивация. Вот такие метаморфозы. Но, конечно, элемент живого общения всё же остается, совсем обойтись без этого руководителю тяжело. Однако компании это позволяет экономить и на площадях, и на поездках.

Генеральный директор  «ИнтерТраст» Андрей Линев напомнил, что в этом году компания празднует свое двадцатилетие. Столько же времени длится партнерство с IBM (разработка продуктов на платформе Lotus Domino).  Флагманское решение «ИнтерТраст» - система автоматизации документооборота CompanyMedia. Она охватывает не только классическое делопроизводство, но и такие сферы деятельности организации, как договорная работа, подготовка и проведение заседаний коллегиальных органов, управление разноплановыми бизнес-процессами – как четко регламентированными, так и слабо структурированными.

Генеральный директор  «ИнтерТраст» Андрей Линев

«Все годы сотрудничества с IBM мы непрерывно учились, написали и выпустили более тридцати книг, посвященных автоматизации документооборота», - отметил Андрей Линев. – «Корпорация IBM часто меняла технологические стратегии. Одни развиваются до сих пор, другие подобно комете, ярко вспыхивали и угасали». Специалистам «ИнтерТраст» нужно постоянно «держать руку на пульсе», быть в курсе всех, происходящих у вендора изменений.

По словам Андрея Линева, сейчас в стране экономическая ситуация тяжелая, что отражается на деятельности любой компании, но такое время всегда считалось «лучшим для инноваций». «ИнтерТраст» сейчас работает над несколькими целевыми программами. Одна из них – «Открытая – Доверенная – Защищенная СЭД». Решение, разрабатываемое в рамках данной программы, обладает такими свойствами, как совместимость практически с любыми операционными системами, серверами приложений и СУБД. Это позволяет быть в русле политики государства: решение готово к импортозамещению.  

Вторая программа – «Облачная СЭД», подготовка к которой длилась почти полтора года. Третья целевая программа – «Аналитика», суть которой в использовании современных BI инструментов для динамической аналитики.

Андрей Линев рассказал также, что предыдущие четыре года ушло у «ИнтерТраст» на освоение очередного технологического поворота IBM. Сейчас компания предлагает своим заказчикам два варианта своего продукта: CompanyMedia-Domino и CompanyMedia Java.

В настоящее время «ИнтерТраст» развивает в своих решениях такие технологии, как кроссплатформенность, мобильность, позиционирование СЭД, как сервиса, персонализация (интерфейс + функциональность + контент и т.д.), социальные сети, аналитика, безопасность и т.д.

Директор по работе с продуктами для совместной работы
IBM Восточная Европа/Азия Уффе Соренсен

Директор по работе с продуктами для совместной работы IBM Восточная Европа/Азия Уффе Соренсен традиционно отметил современные тенденции развития ИТ: мобильность, Cloud computing, безопасность, социальные сети, big data. Он подчеркнул, что в настоящее время компании стали прилагать много усилий для оптимизации рабочего процесса. В частности, это такой привычный и будничный инструмент, как электронная почта. Исследователи подсчитали, что каждый сотрудник компании, в среднем тратит 28 часов в неделю только на разбор своей почты, ответы на письма. Между тем, это время можно сократить почти на четверть, если использовать современные инструменты. Создаваемый документ можно хранить в одном месте, и для его корректировки предоставлять сотрудникам доступ через браузер. Плюс, использовать программное обеспечение по модели SaaS. По словам Уффе Соренсена, так можно организовать работу в режиме реального времени, используя технологию видеоконференций, например.

Компаниям сектора СМБ предлагается воспользоваться решением Small Cloud, которое позволяет с легкостью управлять файлами. Решение, основанное на технологии социальных сетей – Social Mail удобно, например, для оповещения сотрудников о каком-то мероприятии или ознакомления с документом. Отпадает надобность рассылать большое количество писем, а значит экономит время – самый ценный ресурс сегодня.

Уффе Соренсен подчеркнул, что корпорация IBM в своих решениях стремится поддерживать все мобильные платформы. Это весьма актуально в наступающей эпохе BYOD (в России, к сожалению, она используется пока крайне мало). Для того, чтобы облегчить людям работу с огромным количеством информации, IBM предлагает воспользоваться приоритезацией документов с помощью IBM Mail Next, который будет доступен в 2015 году. «Это поможет сосредоточиться на работе, а не на разборе почты», - пояснил Уффе Соренсен.

Участникам форума были представлены программные решения корпорации. В частности, IBM Notes/Domino v9  Social Edition, IBM XPages & IBM Travaler, IBM Websphere Portal, IBM Connections и IBM SameTime v9. С их помощью можно организовать социальное взаимодействие сотрудников, «цифровое» взаимодействие с заказчиками, сотрудниками, партнерами. Также предлагаются инструменты для быстрой разработки мобильных приложений.

Начальник управления документационного обеспечения аппарата
губернатора Ямало-Ненецкого АО Юрий Кулаков

Секция «Решения компании «ИнтерТраст» в действии» была посвящена наиболее интересным проектам и целевым программам. Так, начальник управления документационного обеспечения аппарата губернатора Ямало-Ненецкого АО Юрий Кулаков рассказал о внедрении в округе системы CompanyMedia. Проект начался в 2006 году, и к 2011-му все муниципальные  системы округа были связаны воедино. Сейчас единая система охватывает все властные и исполнительные структуры АО кроме судебной. По словам Юрия Кулакова, основой системы изначально была выбрана платформа Lotus.

Весной текущего года в Салехард «пришло» оптоволокно. Это дало возможность внедрения новой системы. Выбор пал на продукт компании «ИнтерТраст» CompanyMedia. Дело в том, что он внедрен и успешно используется в Татарстане. Пример этого внедрения подействовал на выбор руководства Ямало-Ненецкого АО. «Пока еще внедрено не всё, поэтому есть куда двигаться», - сказал Юрий Кулаков. В настоящее время система позволила добиться открытости органов власти перед самими собой – что где и как делается. Это помогло оптимизировать процесс хождения документов.

Участникам форума был также представлен проект реализации CompanyMedia в частном облаке и проект автоматизации работы наблюдательных советов в группе ВТБ. В рамках форума состоялся мастер-класс «Правомерность использования электронных документов в деятельности организации», в ходе которого был представлен подход «ИнтерТраст» к правовому обеспечению использования электронного документооборота в организации, включая такие аспекты, как юридическая значимость и юридическая сила, основные требования и рекомендации законодательных, нормативных и методических документов и др.

Мы попросили заместителя генерального директора по развитию бизнеса «ИнтерТраст» Вадима Ипатова поделиться своим видением состояния рынка СЭД.

Вадим Алексеевич, расскажите, пожалуйста, как развивается бизнес компании в эти непростые кризисные годы?

2009-й, кризисный год мы прошли очень хорошо. В 2013 году наблюдался провал. Тому есть несколько причин. Первая – рынок продуктов, на котором мы работаем, насытился. Средние и крупные организации, с которыми мы работаем, уже практически везде имеют свои системы, а некоторые даже неоднократно сменили свои СЭД. Даже региональные органы власти, которые всегда отставали в этом плане, сейчас используют системы электронного документооборота.

Для нас, как разработчиков, наступило время, во-первых, расширения функционала СЭД. Пользователи хотят иметь в своем распоряжении не только учетные функции, но и возможность обмениваться электронными документами со сторонними структурами. Мы также собираемся предложить функции, обеспечивающие более удобную коллективную работу при подготовке и созданию документа. Хотя заказчики пока только осмысливают новые возможности СЭД.

Второе важное направление - расширение функциональности за счет интеграции с системами межведомственного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. В этом заинтересованы различные госструктуры.

Используются ли системы электронного документооборота в малых предприятиях?

Малый бизнес работает совершенно по-другому. Он перескочил стадию учета электронных документов. У них даже бумажных всегда было мало. Документы складывались в папку и хранились столько, сколько было необходимо. Малые компании сейчас уже полностью перешел на горизонтальное электронное взаимодействие.

Наши системы для таких компаний дороговаты, всё-таки они рассчитаны на большие организации. Однако сегодня IBM предлагает для малого бизнеса решение SmartCloud. Оно обходится – по 11 долларов на человека в месяц. Такую сумму малому предприятию «поднять»  вполне реально.

Чем сегодняшний форум отличается от предыдущих?

Мероприятие традиционное, очное. Раньше это была единственная форма донесения информации.  Теперь,она одна из нескольких: появились более компактные встречи с заказчиками, web-конференции.

Пожалуй, особенность сегодняшнего форума в том, что он проводится совместно с IBM. В этом году мы отмечается  двадцатилетие нашей компании, и столько же лет мы являемся партнерами IBM (по продукту Lotus).

Примечательно, что IBM представляет на форуме свое видение: международная тенденция – переход полностью к горизонтальному взаимодействию, уход от традиционной иерархической системы. А мы представляем свой подход: трансформацию своей готовой системы иерархического взаимодействия в СЭД с наличием дополнительных средств взаимодействия. Таким образом, вопрос рассматривается с различных сторон.

Какие технологические новинки вы хотели бы отметить?

На форуме мы представили еще не реализованные решения в области Case Management. Пока это наше видение, подход. Но мы очень рассчитываем, что они будут востребованы заказчиками.

Еще одно новшество – web-интерфейс в новых версиях наших продуктов, предоставляющий пользователям более широкие возможности для работы с документами.

Также новое для нас направление – целевая программа «Аналитика над данными в СЭД». Аналитика сейчас стала для многих привычным инструментом, однако, она используется, в основном, для анализа транзакций и в учетных системах. А вот аналитики над данными систем электронного документооборота, не так много. Разработки в этой области пока не закончены. Дело в том, что клиенты пока не знают, как эту аналитику использовать, поэтому разработчики должны что-то сами изобретать, а пригодится ли это в жизни – вопрос пока открытый.