Управление автомобильных дорог Республики Карелия занимается организацией работ по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона, которое включает почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, которые пролегают через 550 мостов и путепроводов. В штате управления работает 125 человек, десять из них – в удаленном формате.
Эта деятельность сопровождается большим потоком документов (договоров, входящих и исходящих документов, корреспонденции). Несмотря на это, до недавнего времени в компании не была внедрена система электронного документооборота. Документооборот осуществлялся на бумаге.
Тем не менее, в компании настал момент, когда на фоне роста интенсивности документооборота выросли риски, что важный документ не будет исполнен вовремя, и в целом управляемость организации заметно ухудшится. Подойдя к этому рубежу, Управтодор Карелии остановил свой выбор на LanDocs – одной из ведущих отечественных СЭД.
Самым убедительным аргументом для перехода на электронный документооборот стала возможность вести сквозной контроль исполнения задач, в результате чего руководитель получает полную и актуальную картину состояния дел в организации. Также было необходимо контролировать работу сотрудников, которые не находятся в офисе.
Александр Кошкин, руководитель ИТ, Управтодор Карелии: «Уже сегодня в системе начали работать три заместителя руководителя, специалист по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах и сотрудники, выбравшие удаленный формат. Ценность системы LanDocs в том, что она помогает им лучше выполнять профессиональные задачи, планировать свою работу, видеть приближение контрольных сроков и вовремя предпринимать активные действия. Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы».
В дальнейших планах Управтодора Карелии увеличение количества пользователей LanDocs еще на 30 человек, доступ к веб-клиенту СЭД с мобильных устройств, включение в контур электронного документооборота остальных видов документов, которые не попали в первый этап.
