Организаторами мероприятия выступили Евро-Азиатское региональное отделение Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), Главное архивное управление города Москвы (Главархив Москвы).
Открывая работу конференции, директор ВНИИДАД, канд. ист. наук Павел Кюнг выразил уверенность, что эта встреча будет полезной и продуктивной и даст возможность обменяться актуальной информацией, будет способствовать решению задач в области цифровой трансформации архивов и не только. Руководитель Федерального архивного агентства, д-р ист. наук Андрей Артизов отметил, что тема конференции включает три важнейших составляющих – человек, общество, государство, которые в полной мере затрагиваются происходящей в мире и в России цифровой трансформацией, и без электронного документооборота сегодня невозможно представить нашу повседневность.
В рамках конференции была организована работа пяти тематических секций: «Научные школы в архивоведении и документоведении и их развитие», «Управление архивными информационными ресурсами в современных условиях: актуальные проблемы», «Управление документами: проблемы, задачи, перспективы», «Архивы на службе человеку и обществу: современные тенденции использования архивных документов» и «Архивные документы в исторических исследованиях: научные проекты и их реализация». Кроме того, дискуссия прошла в рамках двух круглых столов: «Цифровая трансформация и современные тренды управления документами и данными» и «Проблемы подготовки кадров и разработки профстандартов в области документоведения и архивоведения».
Руководитель направления ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев выступил с докладом «Единое пространство для хранения и использования данных и документов. Технологии для оцифровки, обмена данными, обеспечения сохранности, оперативного доступа и многоуровневой аналитики». По его словам, существует несколько ключевых вызовов на пути создания единого цифрового пространства. Как обеспечить надежность, отказоустойчивость, безопасность работы с документами? Как объединить разрозненные источники, эффективнее оцифровать бумажные носители и провести интеграцию решений? Как обеспечить единый контур для надежной и безопасной работы бумажных и электронных документов? Наконец, как сделать так, чтобы накопленные данные не оказались «цифровым мусором»? Над решением всех этих вопросов работает компания ЭОС.
Руководитель направления ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев
Сергей Полтев привел пример, как может выглядеть единая система информационного взаимодействия: ее центральным элементом выступает единая СЭД, которая имеет интеграцию с архивом, внутренними и внешними сайтами, финансовой системой, предоставляет «единое окно» для поиска по электронным и бумажным носителям. Роль такой СЭД может выполнять система «ДЕЛО», которая обеспечивает возможность работы с разными видами документов и ЭП, предоставляет наглядную информацию о происходящем с документами и по ним, визуализирует аналитику. Что касается архивной составляющей, то к выходу готовится новая версия системы «Архивное ДЕЛО» со всеми необходимыми функциями для автоматизации архивной работы и широкими возможностями для персонификации интерфейсов.
На стыке бумажного и электронного контура взаимодействия успешно работает совместное решение ЭОС и PFU Fujitsu. В сканер могут быть заложены различные виды бумажных носителей, на выходе пользователь получит информацию в учетной системе и карточку со сканированными метаданными. Все, что нужно для начала работы – это предварительная настройка, в каком формате и куда передавать данные. Важно, что количество сканируемых страниц не ограничено, а отдельного лицензирования ОСR не требуется.
Интеграционные механизмы в СЭД «ДЕЛО» позволяют сделать запросы в другие системы, а в карточку файла поместить информацию из различных систем, например, из CRM. Способы интеграции могут быть разными: с помощью API (REST, GraphQL), обмена стандартизованными XML, роботизации типовых операций переноса данных, искусственного интеллекта (AI) для структурирования данных. Один из первых проектов по применению средств RPA и построению единого контура компания ЭОС выполнила еще 2015 году. Все большее распространение получают сервисы внеофисного хранения, и сейчас ЭОС прорабатывает механизмы заказа бумажных оригиналов.
Для защиты данных ЭОС прорабатывает решение, при применении которого каждый пользователь получает свой отображаемый документ с технологией водяных знаков - таким образом, происходит персонализация, и если есть элемент утечки, можно установить конкретного пользователя и устройство, откуда произошла утечка информации. Это увеличивает доверие к контуру информационной системы.
Также ЭОС готов предоставить интегрированное решение для интеллектуального поиска, в том числе поиска по синонимам, на основе СПО. Что касается наглядной визуализации документально подтвержденных данных, то, как рассказал Сергей Полтев, если встроенных инструментов аналитики в СЭД недостаточно, речь может идти о применении внешнего BI-инструментария. Документально подтвержденная информация в виде наглядных графиков, безусловно, поможет делать выводы для оптимизации и трансформации процессов в организациях.
«Конференция традиционно считается одним из наиболее значимых отраслевых событий, объединяющих на одном мероприятии ученых, экспертов-практиков в сфере управления документацией и представителей ИТ-сообщества, - комментирует Сергей Полтев. - При этом коллегам из различных отраслей иногда в буквальном смысле сложно понять друг друга. Например, утверждение «задача архивного хранения документов как никогда актуальна» вызовет одобряющее понимание и у ИТ-директора, и у архивиста. Вот только «картинка» при этих словах у них нарисуется совершенно разная. Но времена, когда эксперты из разных отраслей могли существовать в параллельных измерениях, давно прошли. Сегодня необходима не только технологическая интеграция решений, но и объединение опыта, знаний, лучших практик. Что, понятное дело, невозможно без того чтобы «найти общий язык». И в этом смысле ценность участия в конференции сложно переоценить».
Ведущий эксперт по управлению документацией ГК «ЭОС», член ARMA International, к.и.н. Наталья Храмцовская приняла участие в конференции с выступлением по теме «Искусственный интеллект в управлении: проблемы и возможности». По ее словам, важность этой темы в первую очередь связана с тем, что искусственный интеллект при поддержке Правительства и Президента начал активно внедряться в деловую деятельность и государственное управление, соответственно, нужно учиться управлять документами, создаваемыми в системах на основе ИИ, решать возникающие при этом проблемы. Также нужно находить возможности для применения ИИ в качестве инструмента профессиональной деятельности архивистов – для решения разнообразных задач, начиная от экспертизы ценности и определения степени секретности, автоматизации описания архивных фото, фоно и видеоматериалов на основе распознавания лиц, объектов, голоса и звуков, и до распознавания рукописного текста и восстановления цвета в чёрно-белых фотографиях. Вместе с другими инновационными технологиями, ИИ-инструменты способны резко повысить ценность архивных фондов как информационных активов, а также упростить проведение сложных и трудоёмких работ по экспертизе ценности и архивному описанию.
Ведущий эксперт по управлению документацией ГК «ЭОС», член ARMA International, к.и.н. Наталья Храмцовская
Для работодателей ИИ – это новый этап автоматизации, решение проблемы нехватки и дороговизны специалистов средней и высокой квалификации. Для специалистов ИИ – это освоение новых компетенций, повышение производительности труда, и, как следствие - зарплаты и статуса; это то, что делает работу более интересной и творческой. Хотя, как правило, полностью переложить работу на ИИ-систему не получается, её использование снимает с человека огромные объемы рутинной работы, повышает качество принятия решений, снижает вероятность ошибок.
Чем мощнее и сложнее технология – тем выше связанные с ней риски. Так, с внедрением ИИ связаны проблемы объяснимости, прозрачности и объективности принятых ИИ решений, проблемы создания адекватной законодательно-нормативной базы и установления ответственности за решения, принятые ИИ-системами. Также риски касаются безопасности, в том числе для персональных и биометрических данных. Кроме того, внедрение ИИ вполне может привести к сокращению рабочих мест для архивистов и специалистов по управлению документами среднего звена. Вопрос обновления сильно устаревших теории, нормативных документов и практики управления документами и архивного дела становится более насущным.
«Тема искусственного интеллекта интересна, в частности, тем, что впервые на моей памяти специалисты архивно-документационной отрасли обратили внимание на инновационную технологию одновременно со всей страной, а не спустя 20 лет. На самом деле, нет сейчас отраслевой конференции, на которой бы не поднималась эта тема, и на конференции ВНИИДАД очень многие докладчики упоминали ИИ. Я взяла эту тему именно потому, что вокруг неё сейчас поднята в стане большая шумиха, и нам неплохо было бы определить и высказать отношение нашего профессионального сообщества к ИИ. По своим личным контактам могу сказать, что наши наиболее передовые специалисты очень внимательно интересуются ИИ, а в ряде органов и организации даже экспериментируют с данной технологией», - отмечает Наталья Храмцовская.
Важность конференции ВНИИДАД, с точки зрения Натальи Храмцовской, заключается в том, что эта конференция, как никакая другая, собирает вместе специалистов ВНИИДАД, специалистов-практиков архивного дела и управления документами, педагогов и даже студентов (ИТ-специалисты и специалисты в области информационной безопасности представлены куда слабее). «В последние годы на конференции регулярно выступает ряд сильных европейских специалистов. Как следствие, по докладам на конференции можно судить о том, чем занимается ВНИИДАД, какие вопросы волнуют наших теоретиков, практиков и педагогов – и как наш российский идейный уровень соотносится с европейским. Для нашей компании - это возможность напомнить о том, что мы по-прежнему играем ведущую роль и в идейном плане, и как поставщик популярных решений. В этом году, благодаря смешанному формату и онлайн-трансляции, в конференции смогли принять участие как в качестве докладчиков, так и в качестве слушателей многие из коллег (в том числе зарубежных), раньше не имевших возможности приехать лично в Москву. Это усиливает идейное влияние конференции. Лично мне показалось, что наиболее передовые и интересные доклады были представлены иностранными участниками, а также нашими ИТ-компаниями и специалистами-практиками», - делится впечатлениями Наталья Храмцовская.
