СЭД: меняем на лучшее

В отличие от многих мероприятий подобного рода, она была посвящена не обзору имеющихся на рынке решений и не бесконечному выяснению вопроса о том, где кончается СЭД и начинается ECM, а практическому опыту применения систем электронного документооборота на предприятиях и в организациях. Ведь подобные ИТ-решения внедряются, прежде всего, для оптимизации работы с документами, ускорения бизнес-процессов, облегчения ежедневных рутинных операций, выполняемых сотрудниками, упрощения контроля над организацией и, в конечном итоге, повышения эффективности бизнеса в целом. Именно поэтому основными докладчиками на конференции “СЭД и управление бизнес-процессами” выступили представители заказчиков, которым было что рассказать и было чем поделиться со своими коллегами. Возможность проанализировать практические аспекты перехода на электронный документооборот и возникающие при этом сложности, задать вопросы, поделиться проблемами и узнать о способах их решения - все это вызвало большой интерес у практиков СЭД. Что же касается самих поставщиков решений и системных интеграторов, то они представляли участниками конференции свои новейшие разработки для автоматизации электронного документооборота, работы с большими объемами неструктурированной информации, а также создания электронных архивов и управления ими.

Один из ключевых спикеров конференции, архитектор решений компании “Логика бизнеса” Артур Панчоян проанализировал актуальные задачи, стоящие перед российскими пользователями СЭД и ECM-систем в течение последних двух лет. По данным, полученными компанией “Логика бизнеса” в ходе опроса своих заказчиков на тему “Какое решение в области ECM актуально для вас сейчас?”, на протяжении двух лет самым актуальным ответом является “Замена или расширение функционала существующей СЭД”, причем, в последний год (2013-2014), количество тех, кто недоволен возможностями используемого решения, выросло на 10%, по сравнению с периодом 2012-2013 годов. Это свидетельствует о том, что запросы заказчиков все сильнее опережают функциональность имеющихся на рынке решений. Второй по актуальности проблемой является создание электронного хранилища документов, включая потоковый ввод данных. Эта потребность возросла за последний год на 2%. А вот третья по актуальности задача, собственно внедрение СЭД, за последний год потеряла 1%, и это говорит о том, что большинство организаций, заинтересованных в автоматизации процессов документооборота, так или иначе уже решили или решают эту проблему. Также за последний год увеличилась актуальность таких задач, как внедрение электронной подписи (+4%), создание мобильных рабочих мест (+4%) и формирование стратегии в области ECM (+3%).

Почему заказчики меняют существующие системы электронного документооборота? Артур Панчоян привел несколько причин, среди которых проблемы с производительностью, нехватка функциональных возможностей, высокая стоимость поддержки и использования. В последнем случае если компания-разработчик системы уходит с рынка или прекращает поддержку своего продукта, заказчикам приходится держать в штате собственных программистов, что, зачастую влетает в “копеечку”. Ситуация усугубляется, если система построена на базе закрытого кода. Эту причину отказа от СЭД Артур Панчоян также привел в числе главных. Наконец, в числе наиболее частых причин смены СЭД находятся проблемы с устаревшим дизайном интерфейса, поддержкой территориальной распределенности, привязка к устаревшим программным платфорам и интеграционные сложности.

В качестве примера замены СЭД Артур Панчоян рассказал о проекте в Федеральной миграционной службе РФ, где компания “Логика бизнеса” сменила устаревшую систему Documentum 5.3 на новую Alfresco, построенную на базе открытого исходного кода. В этом проекте заказчик столкнулся с большинством вышеупомянутых проблем - прекращением поддержки предыдущей системы, ее закрытостью, невозможностью поддержки 64-х разрядной архитектуры, что существенно замедляло работу и т.д.

К настоящему моменту вся функциональность Documentum перенесена на Alfresco, и сейчас система находится в режиме опытной эксплуатации. К концу этого года, по словам Артура Панчояна, 7500 сотрудников ФМС РФ должны работать в новой СЭД, и этот проект является крупнейшим в России по внедрению Alfresco.