Сторонние облачные сервисы: европейские компании тратят по 1,6 миллиона евро на не авторизованные ИТ-службами облака

Большинство ИТ-руководителей (72%), участвовавших в исследовании и подозревающих, что сотрудники тратят деньги на пользование не утвержденными ИТ-службой облаками, считают, что это идет компании на пользу: каждый второй из них (51%) указал на тот факт, что компании получают возможность быстрее удовлетворять запросы клиентов, а почти треть (31%) отметили, что таким образом ускоряется рост организации и внедрение инноваций. С другой стороны, почти половина участников опроса (48%) заявили, что помимо пользы, которую приносят сторонние облачные сервисы, необходимо учесть и дополнительные угрозы безопасности: привлечение данного вида сервисов создает конфликт между растущим спросом на гибкость ИТ-служб и необходимостью контролировать операции и сокращать объем действий, связанных с управлением.

В ходе исследования, проведенного компанией Vanson Bourne по заказу VMware , были также собраны мнения 3 тысяч офисных работников из разных стран Европы о том, как можно повысить эффективность работы, используя облачные сервисы и продукты. Почти половина опрошенных (45%) указали, что использовали бы не одобренные ИТ-отделом платные облачные сервисы для того, чтобы быстрее справиться с работой, а более трети (36%) заявили, что уже так поступали. Работники умственного труда чаще всего пользуются сторонними облаками — 58% сказали, что могли бы использовать такие сервисы без разрешения ИТ-отдела.

«В ходе исследования вскрылись поразительные объемы затрат сотрудников европейских компаний на пользование облачными сервисами не утвержденными ИТ-подразделениями — но это не обязательно означает, что деньги потрачены бесцельно. Работники офисов отмечают, что они нередко идут в обход ИТ-отделов, покупая облачные услуги, чтобы получить возможность более эффективно выполнять свои обязанности во благо компании, — говорит Джо Багули (Joe Baguley), главный технолог компании VMware, EMEA. — Сейчас ИТ-подразделения уже не могут  не замечать истинного положения вещей в области использования сторонних облачных сервисов. Руководителям ИТ-служб следует признать ситуацию и начать работать с ней, с одной стороны обеспечивая необходимую их сотрудникам гибкость, а с другой — обращая особое внимание на положительный эффект для компании и безопасность работы».

Почти четвертая часть (23%) опрошенных сотрудников европейских компаний в 2012 году скачивали платные продукты из не утвержденных ИТ-службами облаков в сети Интернет, заплатив за них в среднем не менее 2 270 евро (а некоторые — и намного более крупные суммы); каждый седьмой работник (14%) потратил более 5 000 евро на такие продукты за один год. В Италии, Германии и Нидерландах служащие платят за использование сторонних облаков больше всего: в Италии более 5 000 евро потратили 22% опрошенных, в Нидерландах – 19%, в Германии – 17%. 

Исследование выявило, какими способами и по каким причинам сотрудники действуют в обход протокола ИТ служб. Мотивация респондентов в основном сводится к обеспечению конкурентоспособности компании путем предложения новых продуктов или услуг (18%), а также поиску быстрых и эффективных путей выполнения рабочих задач (30%). Большая часть сотрудников (65%) проводят деньги, потраченные на сторонние облака, через бюджеты отделов (43%), различные статьи расходов (38%) или кредитные карты компаний (33%).

Исследование выявило, что руководители ИТ-служб так или иначе планировали внедрить 27% из применяемых пользователями сторонних облачных приложений и услуг, что может означать, что существующая система, когда сотрудники пользуются сторонними сервисами, даже сэкономила деньги ИТ-отделам (но не организациям в целом). Полученные данные показывают, что для того, чтобы добиться согласованного взаимодействия между подразделениями компаний и их ИТ-отделами, необходимо учитывать потребности работников организации при формировании ИТ-стратегии.

«Многие европейские компании признают, что могут получить преимущества, выделяя часть средств на пользование сторонними облачными сервисами, однако здесь необходимы определенные действия, — продолжает Багули. — Почти половина  руководителей ИТ-отделов заинтересована в диалоге с другими подразделениями своих компаний. Прекрасно, что сотрудники способны проявлять инициативу и работать на продвижение инноваций и рост компаний, но это может довольно дорого стоить. Службы ИТ могут взять инициативу в свои руки, обеспечивая соответствующий контроль, управление, безопасность и прозрачность, — и именно они должны следить за тем, чтобы сторонние облачные сервисы были источниками конкурентных преимуществ, а не дополнительных угроз для организации».

При дальнейшем изучении вопроса использования неавторизованных облаков выяснилось, что по мнению руководителей ИТ-подразделений, большинство сотрудников, прибегающих к таким услугам, работают в следующих отделах:
1.    Маркетинг/реклама/коммуникации (43%)
2.    Продажи (33%)
3.    Исследования/разработка продукции (31%)
4.    Финансы (23%)

В приведенный ниже список включены пять облачных продуктов и услуг (как платных, так и бесплатных), которыми офисные работники наиболее часто пользуются без официального разрешения ИТ-отдела. В самом списке уже просматривается проблема угрозы безопасности, которую службы ИТ обязаны принимать во внимание независимо от финансовых затрат компании.
 
1.    Сервисы, обеспечивающие коллективный доступ к данным и файлам (55%)
2.    Электронная почта на основе облака (47%)
3.    Мгновенные сообщения (44%)
4.    Видеоконференции (37%)
5.    Корпоративные социальные сети (22%).