В Курганской областной Думе внедрена система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС

Создание полноценного информационного общества  – одна из серьезнейших задач, обсуждаемых и решаемых сегодня на самом высоком уровне.

Одним из ключевых мероприятий по повышению эффективности деятельности законодательной власти  в Курганской области стало внедрение в  Курганской областной Думе системы  автоматизации  делопроизводства  и электронного документооборота «ДЕЛО».

Отделом информатизации Курганской областной Думы был проведен анализ  систем, существующих на рынке СЭДД в России.  
Наиболее оптимальной было признана  система «ДЕЛО», разработчик – компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), Москва. В ноябре 2008 года был приобретен первый комплект лицензий системы с необходимыми для настройки и работы опциями сканирования, оповещения и уведомления, а также подсистемы «ДЕЛО-WEB».

Полноценная работа по внедрению системы «ДЕЛО» в Курганской областной Думе началась  в мае 2009 года с подписания договора с партнером ЭОС  в Кургане – компанией «БизнесТехнологии» на  проектное обследование, описание и согласование справочников  системы, описание настроек системы на действующую модель  делопроизводства.

Следующим этапом внедрения системы «ДЕЛО» стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы по курсам  пользователей и технолога  системы «ДЕЛО». Для обучения был составлен и утвержден председателем Думы план, который позволил провести обучение специалистов без отрыва от  их основной  деятельности. Обучение проводили сертифицированные специалисты   компании «БизнесТехнологии».

Завершающим этапом внедрения системы «ДЕЛО» стало составление технологических и пользовательских инструкций, а также разработка и внесение изменений в действующий регламент работы Аппарата Курганской областной Думы. Эту работу также выполнила компания «БизнесТехнологии».

В ходе реализации проекта внедрения системы «ДЕЛО» в Курганской областной Думе были выявлены некоторые особенности:

номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом;

выделенное подразделение «Депутаты» с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы;

введение отдельного документа «Поручение руководителя отдела» (так называемые «устные распоряжения») для систематизации учета и контроля срока исполнения.

Весь проект внедрения  удалось завершить до начала 2010 года.

К началу промышленной эксплуатации системы  Курганской областной Думой были приобретены дополнительные лицензии системы «ДЕЛО», опции «Поточное сканирование», «ЭЦП и шифрование», «Мониторинг документов».

Эффект от внедрения электронного документооборота уже очевиден:

появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;

увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа;

усилился контроль исполнения поручений;
применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты Думы на канцелярские расходы;
снизились затраты времени на обработку информации;
повысилась оперативность получения необходимой информации.

Значительное влияние система «ДЕЛО» оказала на организацию работы общего отдела Курганской областной Думы:

сократилось время на регистрацию документов;
исключились  потери информации через создание электронного архива документов;
автоматизирована рассылка документов по электронной почте;
автоматизирована  печать конвертов для отправки документов почтой;
сокращено время на  подготовку статистических отчетов по работе с документами.

Развитие проекта. В планах Курганской областной Думы:

внедрение внутриведомственной электронно-цифровой подписи, что в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, заменив бумажные носители на электронные;
внедрение системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» с возможностью передачи в Государственный архив документов с истекшим сроком хранения в Думе.

Практика использования системы «ДЕЛО» в Курганской областной Думе подтверждает: электронный документооборот сегодня стал одним из необходимых инструментов инновационного развития государственных структур.