Единое информационное пространство органов власти Амурской области на базе СЭД «ДЕЛО»

О заказчике

Амурская область - регион в составе Дальневосточного федерального округа - занимает юго-западную часть Дальнего Востока. Граничит с Китайской Народной Республикой, Республикой Саха (Якутия), Забайкальским и Хабаровским краями и Еврейской автономной областью. Административный центр области - город Благовещенск. Площадь области составляет 361,9 тыс. кв. км. Численность населения - 781,8 тыс. человек. Исполнительную власть в Амурской области осуществляют возглавляемое губернатором Амурской области правительство и иные исполнительные органы государственной власти области.

О выборе решения

«Губернатор Амурской области поставил задачу перехода к обработке документов в электронном виде перед Аппаратом Губернатора и Правительством области в 2009 году. Для ее реализации в 2010 году в результате конкурсной процедуры была выбрана СЭД «ДЕЛО», которая на тот момент уже эксплуатировалась во многих регионах России. Поскольку это тиражное решение, «из коробки» заказчику был доступен весь функционал, необходимый для автоматизации процессов регионального органа исполнительной власти субъекта РФ. Немаловажным преимуществом тиражного исполнения было также то, что это позволяло достаточно быстро запустить систему в эксплуатацию», - рассказывает руководитель ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» Сергей Щербаков.

Руководитель ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» Сергей Щербаков

Фото: ЭОС

Первые этапы проекта

По словам Сергея Щербакова, в конце 2010 года партнером «ЭОС», компанией «Офис-Док», система была развернута на рабочих местах руководителей и специалистов Аппарата губернатора области и Правительства области в пилотном режиме. «Локомотивом» для ознакомления с продуктом был определен отдел делопроизводства и документооборота.

С появлением в 2010 году учреждения ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области» (далее – ЦИТ АО) и созданием в 2011 году на его базе Центра обработки данных Правительства Амурской области (далее – ЦОД) система была мигрирована в ЦОД.

В рамках реализации Стратегии развития информационного общества (утверждена президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212) и Концепции формирования в РФ электронного Правительства (одобрена распоряжением Правительства РФ 06.05.2008 № 632-р) руководством региона была поставлена задача развития и расширения системы электронного документооборота на все органы исполнительной власти области.

Для реализации этой задачи в 2012 году в ЦИТ АО был создан отдел сопровождения системы электронного документооборота Правительства Амурской области. Система была масштабирована до 1500 пользователей, для которых был организован частичный переход на электронный документооборот. Это позволило значительно сократить время на ознакомление членов Правительства Амурской области с документами, а также повысить качество контроля исполнения поручений.

Внедренные модули

Модуль «Дело-Web» содержал весь нужный функционал для автоматизации задач делопроизводителей, руководителей и сотрудников Аппарата Губернатора области и Правительства области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

В подразделениях Аппарата губернатора, Правительства и ряда органов исполнительной власти к СЭД были подключены все сотрудники – от руководителей до исполнителей. В некоторых ведомствах были подключены все специалисты высшего звена вплоть до начальников отделов. Поскольку количество пользователей системы для каждого ОИВ тогда было ограничено количеством приобретенных лицензий, то на уровне ОМСУ и ряда ОИВ в первую очередь к системе подключали только руководителей.

Для того, чтобы облегчить рутинные операции и сэкономить время сотрудников-делопроизводителей, сразу же стали использовать вспомогательные модули: поточное сканирование, печать и поиск по штрих-коду, сканирование с распознаванием изображений.

В 2014 году для взаимодействия с федеральными органами власти стали использовать модуль сопряжения с МЭДО и модуль взаимодействия с автоматизированной системой обращений граждан. Это автоматически повлекло за собой постепенный переход от бумажного документооборота к электронному с применением квалифицированной электронной подписи (ЭП) – пока еще только в ограниченном объеме, для подписания исходящих писем в другие органы власти страны. При этом согласование в электронном виде уже повсеместно использовалось в органах власти Амурской области – область одной из первых в стране среди государственных органов запустила электронные листы согласования, чтобы ускорить процессы подготовки документов.

Переход на безлимитную лицензию

До 2019 года в СЭД «ДЕЛО» работали 1,5 тыс. пользователей без изменения состава участников.

2019 год ознаменовался переходом на безлимитную лицензию. Количество пользователей СЭД «ДЕЛО» расширилось за счет подключения подведомственных организаций органов исполнительной власти области, и расширение использования системы в органах местного самоуправления.

Среди функциональных изменений системы, реализованных в 2019 году, стоит отметить переход на юридически значимый электронный документооборот, применение электронной подписи при подготовке исходящей корреспонденции участниками СЭД и начало полноценной работы в СЭД Губернатора области. Подготовка и утверждение НПА с этого момента ведется только через СЭД. Также начиная с 2019 года все высшие должностные лица Правительства области работают с СЭД через мобильное приложение с использованием ЭП. Это позволило более оперативно принимать управленческие решения, т.к. независимо от нахождения высших руководителей на рабочем месте, в командировке или на выезде у них есть возможность рассматривать, согласовывать и утверждать документы.

Работа с юридически значимым электронным документооборотом в рамках единой системы, сокращение бумажного документооборота, оптимизация работы с документами и поручениями, отказ от сопровождения иных СЭД (в подведомственных учреждениях и муниципалитетах) и подключение к СЭД Правительства области, предоставление СЭД подведомственным учреждениям и ОМСУ на безвозмездной основе, переход на работу с документами в электронном виде Губернатора области – все это позволило рассмотреть вопрос о приобретении безлимитной лицензии с целью создания единой СЭД в регионе.

После приобретения безлимитной лицензии была утверждена дорожная карта по подключению к СЭД всех сотрудников ОМСУ, подведомственных организаций. Начался существенный прирост пользователей. За 2020 год он составил около 2 тыс., общее количество пользователей достигло 3.5 тыс.

Внедренные сервисы

В 2014 году стартовал полноценный переход на МЭДО начиная с версии 2.2. В связи с развитием МЭДО модуль был обновлен до версии 2.7.1. в 2021 году. Обновление до нового формата позволило всем участникам СЭД осуществлять отправку документов через МЭДО, т.е. полноценно использовать канал МЭДО смогли даже администрации сельских поселений и подведомственные учреждения. С функциональным развитием СЭД в регионе запущен документооборот с ограничительной пометкой «ДСП». За 2022 год через МЭДО было получено 20 тыс. и отправлено 10 тыс. документов.

Также отдельно стоит отметить модуль ССТУ – для оперативной выгрузки информации о зарегистрированных в СЭД письмах граждан в РРО ССТУ. Результатами внедрения модуля в рамках нашей СЭД стали полноценная выгрузка статуса рассмотрения всех обращений, зарегистрированных в СЭД, и стандартизация заполнения в СЭД информации об обращениях в соответствии с требованиями, предъявляемыми к информации в РРО ССТУ.

Другие актуальные сервисы, которые уже внедрены, – это, например, модуль удаленной проверки ЭП (для проверки ЭП на документе без дополнительного ПО на клиенте) и подсистема управления процессами (управление процессом согласования и регистрации РКПД).

Уникальные доработки

«Специалисты «ЭОС» всегда с готовностью принимают пожелания по изменению функционала от нас, анализируют их и самые значимые включают в свое тиражируемое решение. Также специально для Амурской области иногда выполняются доработки, которые специфичны именно для наших пользователей. Например, компания-партнер разработчика «Офис-Док» разработала большое количество статистических и аналитических форм по требованиям различных подразделений Аппарата губернатора области и Правительства области. Также разработана служба наложения факсимиле на электронные документы и другие прикладные инструменты», - сообщает Сергей Щербаков.

Итоги проекта

На начало 2023 года в СЭД было около 4.5 тыс. пользователей, а сегодня уже около 5.5 тыс. Рост связан с подключением медицинских организаций. Сейчас увеличивается число пользователей образовательных организаций, к СЭД подключаются дошкольные образовательные учреждения региона.

В целях ограничения нагрузки на системных технологов СЭД регистрация в СЭД пользователей ведется постепенно. Полноценный охват СЭД требует организации управления на местах. Со стороны Правительства области выполнены все необходимые мероприятия по организации электронного документооборота в регионе и представлены все необходимые условия для использования СЭД.

Руководством области используются мобильное решение СЭД на всех возможных устройствах (ПК, мобильные телефоны, планшеты), аналитические отчеты СЭД, ЭП документов, наложение факсимиле на документы на основе ЭП.

Обслуживание и обновление ПО СЭД, ведение справочников СЭД – задача специалистов ГБУ «Центр информационных технологий Амурской области». На местах работу поддерживают системные технологи участника СЭД, а в ОИВ, находящихся на централизованном обслуживании ИТ-инфраструктуры – так же специалисты ЦИТ АО.

Разработчик ПО СЭД, компания «ЭОС», ведет сбор статистики по использованию ПО и осуществляет развитие (модернизацию) прикладного ПО под общие требования всех пользователей СЭД «ДЕЛО», поставляет новые версии ПО. Роль партнера ЭОС, компании «Офис-Док», – оказание консультаций по сопровождению ПО СЭД, по работе с электронными документами, по дальнейшему развитию системы, проведение аналитики использования СЭД в регионе, помощь в диагностировании и устранении возникающих замечаний, а также разработка дополнительных функций СЭД.

На текущий момент в рамках импортозамещения происходит замена СУБД СЭД на Postgres, изменение происходит при поддержке «Офис-Док». В рамках перехода на новую СУБД будет изменен способ резервного хранения файлов РК, зарегистрированных в предыдущие годы, что должно значительно повысить надежность хранения данных в СЭД.

Также стоит отметить внедрение в регионе системы «Архивное дело». Данное решение позволяет передавать на архивное хранение документы, которые больше не требуется хранить в СЭД. Также данная система используется для хранения удаленных из СЭД РК.

Перспективы проекта

«Развитие СЭД идет планомерно. Посредством организационных мероприятий Правительства Амурской области при поддержке разработчика и партнера мы повышаем вовлеченность использования СЭД сотрудниками, соблюдение правил работы с электронными документами пользователями СЭД. Наша основная цель с учетом достигнутого количества числа участников СЭД – предоставление удобного, понятного и надежного инструмента коммуникаций для всех ОИВ, ОМСУ и их подведомственных учреждений, в том числе медицинских и образовательных организаций, т.е. создание единого информационного пространства, где можно быстро обмениваться информацией, отправлять запросы и получать на них ответы. Это повышает эффективность работы государственных органов», - отмечает Сергей Щербаков.