Импортонезависимая СЭД регионального масштаба. Новосибирская область перешла на CompanyMedia

О Новосибирской области

Новосибирская область - субъект Российской Федерации. Входит в состав Сибирского Федерального округа. Административный центр - город Новосибирск. В область входят 30 муниципальных районов, 14 городов, 18 поселков городского типа. По уровню развития информационного общества в рейтинге субъектов РФ, формируемом Минкомсвязи, Новосибирская область занимает 6 место.

О компании «ИнтерТраст»

Компания «ИнтерТраст», созданная в 1994 году, – один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами.

Предпосылки проекта

Проект по созданию региональной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia стартовал в Новосибирской области в конце 2008 года. Система имела веб-интерфейс и работала на платформе IBM Lotus Domino. При этом стратегической целью проекта являлся переход на новую платформу хранения и обработки данных на основе свободного программного обеспечения (СПО). Такая возможность реализована в системе CompanyMedia начиная с пятого поколения, которая также имеет веб-интерфейс и использует СПО на уровне СУБД (PostgreSQL) и серверной операционной системы (CentOS). CompanyMedia  входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, а в 2017 году была признана лучшей СЭДД на премии «Цифровые вершины».

Ход проекта

Проект перехода на CompanyMedia стартовал в 2015 году, в его рамках было необходимо перенести функционал с платформы Domino на импортонезависимую платформу и интерфейс «толстого» клиента Notes в веб-интерфейс, а также осуществить миграцию данных в новую систему.

В 2017 году СЭДД на СПО была введена в промышленную эксплуатацию. С помощью СЭДД был автоматизирован документооборот в аппарате Губернатора, в областных органах исполнительной власти и 35 муниципальных образованиях Новосибирской области. СЭДД на базе CompanyMedia стала единым информационным пространством для коллективной работы и обмена электронными документами без дублирования на бумажных носителях.

В 2018 году прошли работы по модернизации СЭДД в рамках решения федеральных задач и поручений Губернатора области о повышении эффективности функционирования системы обращений в регионе, сокращению сроков ответов на обращения, автоматическому информированию граждан о ходе рассмотрения обращений в органах власти. В этот период были внедрены новые виды автоматического контроля сроков рассмотрения, механизм фиксации результатов рассмотрения обращений граждан в СЭДД для полуавтоматической передачи на ССТУ.РФ, расширено количество электронных каналов поступления проектов обращений, в том числе через сервис Личный кабинет на официальных сайтах единой платформы nso.ru.

В 2019 году компания «ИнтерТраст» добавила в CompanyMedia много новых функций и улучшений. Среди самых значительных – возможность работы нескольких системных организаций в рамках одного экземпляра СЭД, включая организацию корпоративного электронного документооборота (внутреннее название «Мульти СО»). Также в системе появились и стали доступны пользователям госорганов Новосибирской области интеграция с ЕСИА, возможность настройки состава шрифтов в виджете работы с текстом, автоматическая регистрация документа при подписании на мобильном рабочем месте, кастомные кнопки, модуль «Совещания» и универсальный базовый модуль для автоматизации документоориентированных задач произвольного назначения только с помощью настроек.

Также в 2019 году началось тиражирование СЭДД на органы местного самоуправления Новосибирской области. В рамках первого этапа был развернут отдельный экземпляр СЭДД для органов местного самоуправления, проведена настройка корпоративного (сквозного) электронного документооборота и делопроизводства между Правительством, органами государственной власти и органами местного самоуправления, обеспечено взаимодействие экземпляров СЭДД, запущены СЭДД в 216 сельских и городских поселениях 8 муниципальных районов Новосибирской области.

Функциональность СЭДД

Развернутая в регионе СЭДД охватывает такие функциональные области, как делопроизводство, обработка обращений граждан, подготовка нормативных правовых актов, внутренних и организационно-распорядительных документов, работа с номенклатурой дел, организация заседаний и совещаний, работа с поручениями руководства разных уровней. Система обеспечивает целостность, управляемость и прозрачность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач (с помощью инструментария адаптивного кейс-менеджмента), предоставляет широкие возможности для подготовки отчетности по документообороту. Мобильные приложения CompanyMedia для планшетных устройств используются членами Правительства Новосибирской области и руководителями структурных подразделений областных исполнительных органов государственной власти.

СЭДД интегрирована с Управлением Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций, официальными сайтами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, с порталом Правительства Новосибирской области в части публикации нормативных правовых актов, с ГИС ЖКХ и с региональной геоинформационной системой Новосибирской области.

Масштаб проекта и сервис «Мульти СО»

Проект охватывает всю структуру органов государственной власти от аппарата губернатора до сельских поселений благодаря реализованному специалистами «ИнтерТраст» сервису «Мульти СО» - корпоративному облаку CompanyMedia, которое позволяет в рамках одного экземпляра СЭД создавать неограниченное количество системных организаций и обеспечивать обмен документами между ними.

«В рамках реализованного в новой версии CompanyMedia режима корпоративного документооборота вводится новое понятие – экземпляр системы. Это единая база данных и несколько серверов приложений (для горизонтального масштабирования и отказоустойчивости), с которыми через полнофункциональный web-интерфейс работают несколько системных организаций. Ряд сервисных баз и справочников могут быть общими для всех организаций. При этом каждая подключенная организация видит только свои документы, в системе поддерживается тонкая настройка прав доступа. Таким образом, пользователь работает именно в своем контуре, но на техническом уровне система развернута на одной общей базе данных с общими системными сервисами и на общих серверах приложений», - рассказывают в «ИнтерТраст».

Реализация корпоративного документооборота в режиме «Мульти СО» устраняет основные недостатки, связанные с многочисленными инсталляциями системы в тиражируемые организации. Так, подключаемым организациям не требуется закупка дополнительного серверного оборудования. Значительно снижаются требования к ресурсам на администрирование, поскольку системное администрирование сводится к администрированию одного экземпляра системы, одной базы данных и системных сервисов. Предметное администрирование также может быть централизовано, но в зависимости от потребности может осуществляться предметными администраторами на местах. Заказчик получает существенную экономию финансовых средств на серверных мощностях, а также на ресурсах сопровождения и администрирования. При этом значительно ускоряется и упрощается процесс тиражирования – подключение новых организаций к сервису документооборота.

Для наибольшей эффективности корпоративного облака в СЭДД Новосибирской области реализованы сервис корпоративного взаимодействия «Мульти СО и Шлюз-СМ» (обеспечивает обмен документами, подписанными ЭП, между самостоятельными юридическими лицами в рамках одного экземпляра СЭДД), сервис интеграции с порталом ССТУ.РФ (в части передачи информации о результатах рассмотрения обращений граждан) и сервис автоматического создания проектов обращений граждан в СЭДД, внесенных через сайт.

Результат проекта

В настоящее время в Правительстве Новосибирской области ведется полностью электронный внутренний документооборот, к СЭДД подключены все органы власти, 35 муниципальных администраций, 30 сельских и городских поселений, идет подключение подведомственных учреждений, около 200 абонентов МЭДО. Общее число пользователей превысило 6 тыс., все они работают в веб- и мобильном интерфейсах. Переход на СПО позволяет полностью исключить лицензионные отчисления, минимизировать риски в области информационной безопасности и сформировать дополнительный спрос на услуги разработчиков СПО.

«Внедрение СПО - это безусловная потребность сегодняшнего дня, но перевод государственных информационных систем на новую платформу – сложное и высокорисковое мероприятие. За этот период мы столкнулись с проблемами, связанными, прежде всего, с недостаточной зрелостью некоторых открытых решений. Тем не менее, по итогу внедрения СПО в 2017 году СЭДД зарекомендовала себя как надежная и удобная система управления документами с гибкими настройками и достаточным функционалом, который отвечает всем современным требованиям. Сегодня СЭДД - первостепенный элемент ИТ-инфраструктуры Правительства Новосибирской области, она ежедневно используется в управленческих процессах», - комментирует Министр цифрового развития и связи Новосибирской области Анатолий Дюбанов.

Министр цифрового развития и связи Новосибирской области Анатолий Дюбанов

Результаты проекта были высоко оценены профессиональным ИТ-сообществом: за проект автоматизации обращения граждан, реализованный в СЭДД на базе CompanyMedia, Новосибирская область получила в 2018 году награду на конкурсе «ПРОФ-IT».

Перспективы проекта

Новые пользователи СЭДД получат доступ к модулю «Обращения граждан» и сервису «Личный кабинет» раздела «Обращения» официальных сайтов органов местного самоуправления в сети Интернет. Проведенные настройки будут обеспечивать прием обращений граждан из сервиса «Личный кабинет» и передачу результатов рассмотрения обращений в сервис «Личный кабинет».

В частности, будут подключены Прокуратура Новосибирской области, Администрация Тогучинского района Новосибирской области, Законодательное собрание Новосибирской области, Главное управление министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, Администрации МО г. Обь, Администрация Чистоозерного района Новосибирской области, Контрольно-Счетная палата Новосибирской области.