Внедрение Microsoft Dynamics AX 2012 в сети магазинов «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ»

О заказчике

«Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» работает на рынке российского цифрового и компьютерного ретейла уже 20 лет и является развивающейся торговой сетью. Свой нынешний внешний вид, название и перечень предлагаемых товаров компания приобрела в 2004 году, когда специализированные компьютерные магазины превратились в магазины цифровой техники и электроники. Региональное развитие компания «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» начала в декабре 2005 года, открыв магазин в городе Ярославле. К 2007 году сеть уже охватила Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Самару, Калугу, Казань, Набережные Челны, Новосибирск. Сегодня розничная сеть насчитывает 113 магазинов, работающих по всей России.

Об исполнителе

«КОРУС Консалтинг» предоставляет услуги ИT-консалтинга. Компания образована в 2000 году, имеет офисы в Москве и Петербурге. Сегодня в «КОРУС Консалтинг» работают более 440 сотрудников. «КОРУС Консалтинг» – официальный партнер крупнейших мировых поставщиков программного обеспечения: Microsoft, Oracle, EMC Corporation, SAP, Manhattan Associates, IBM, Comarch и других. Экспертиза «КОРУС Консалтинг» базируется на более 440 завершенных проектах в России, СНГ и странах Европы в таких секторах, как телекоммуникации, ТЭК, розничная торговля, дистрибуция, строительство, логистика, металлургия, химическая промышленность, ФГУПы, органы государственной власти и других.

В команду, выполняющую внедрение Microsoft Dynamics AX for Retail POS 2012 в сети магазинов «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ», со стороны «КОРУС Консалтинг» входят Татьяна Наволоцкая и Алексей Шурмель. Это не первый совместный проект данных специалистов – с 2008 года они неоднократно работали вместе на других проектах. Алексей Шурмель обладает большим опытом разработки в Microsoft Dynamics AX и C#, а также специализируется на программировании с использованием сетевых технологий. В последнее время много занимается разработкой мобильных решений, интеграцией различных систем, оптимизацией работы систем на большом объеме данных (с применением .NET-технологий). Татьяна Наволоцкая работает в компании «КОРУС Консалтинг» с 2005 года. На ее счету более 15 ERP-проектов в различных областях бизнеса (розница, дистрибуция, строительство, производство и др.) в роли консультанта, менеджера, координатора. Сейчас ее основная роль в компании – координация комплексных проектов внедрения.

Предпосылки проекта

Решение о внедрении информационной системы должно быть связано с необходимостью достижения определенных бизнес-целей, а сама система являться обязательным условием и средством достижения этих целей. Руководствуясь именно этим принципом, топ-менеджмент розничной сети магазинов цифровой и компьютерной техники «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» принял решение о смене ERP-системы. В начале 2012 года новое руководство компании объявило об амбициозных планах: к 2015 году увеличить количество магазинов с 106 до 300, добившись годового оборота в 36 млрд рублей, и в конце 2015 года выйти на IPO. Перед ИТ-подразделением была поставлена цель – обеспечить развитие сети технологически, поддержать новые требования бизнеса на ближайшие 5 – 6 лет. Руководство ИТ-подразделения, в свою очередь, четко обозначило свою позицию: при текущем состоянии ИТ-инфраструктуры поставленных целей достичь невозможно.

В результате было принято принципиальное решение о смене ERP-системы компании. В качестве платформы для новой ERP-системы была выбрана последняя версия Microsoft Dynamics AX 2012. На тот момент компания использовала 4-ю версию Axapta, внедренную в 2009 году. Однако ИТ-директор «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» Юрий Сафронов подчеркивает, что «самоцелью проекта был не переход с версии на версию, а смена всей ретейловой платформы».

ИТ-директор «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» Юрий Сафронов

Четыре кита: комплексность, функциональность, производительность и масштабируемость

При выборе платформы компания также рассматривала SAP for Retail и Oracle. Выбор в пользу AX 2012 был сделан в силу нескольких причин. Одним из важных преимуществ Microsoft Dynamics AX 2012 является комплексность и сквозная функциональность, крайне важные для ретейловой отрасли. В частности, в системе есть кассовый модуль AX for Retail POS, который, помимо проведения всех кассовых операций, позволяет работать и в бэк-офисе, и в фронт-офисе, причем как в офлайн-, так и в онлайн-режиме. Например, если отдел маркетинга (подразделение бэк-офиса) начинает какую-то акцию или изменяет цену товара, эти изменения вносятся в систему в бэк-офисе, то они сразу отображаются в системе во всех магазинах. И наоборот, все операции с товаром, программами лояльности (например, списание бонусных баллов), которые происходят на кассе, тут же передаются в бэк-офис. Поэтому за счет установки кассового модуля компания получает необходимое в ретейле оперативное движение данных.

Другое важное требование, которое предъявлялось ИТ-менеджментом к новой ИТ-платформе, – производительность и масштабируемость системы. Учитывая цели по развитию сети, система должна справиться с четырехкратным увеличением количества магазинов, следовательно, с огромным постоянно растущим объемом информации. Объем информации в «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» растет не только из-за увеличения числа магазинов. Он также связан со сбором и обработкой различных данных и показателей, влияющих на бизнес и продажи, и с ростом ассортимента (в Axapta в том числе будут подгружаться данные о товарах, находящихся на складах поставщиков). Вместе с тем уже сегодня в базе данных компании содержится информация объемом в несколько терабайт.

Пан или пропал

Проект по внедрению Microsoft Dynamics AX 2012 было решено провести силами собственной проектной команды «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ». В данном случае это решение выглядело вполне логичным. Во-первых, компания имеет большие планы по развитию системы в дальнейшем, а для этого необходимо иметь собственную команду, чтобы самостоятельно воплощать в системе вновь появляющиеся требования бизнеса. Во-вторых, в сети магазинов до этого использовали ERP-систему, в которой был тщательно проработан весь функционал. Если бы компания решила обратиться для реализации проекта к стороннему подрядчику, то консалтинговый партнер потратил бы большое количество времени на изучение существующего функционала. Следовательно, компании было легче перенести существующие кастомизации собственными силами, нежели внешними ресурсами. Наконец, ни у кого из ИТ-интеграторов в тот момент не было экспертизы по последней версии Microsoft Dynamics AX.

Только на этапе внедрения АХ 2012, столкнувшись с рядом неожиданных сложностей, специалисты ИТ-отдела «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» обратились за помощью к разработчикам сторонней компании – ГК «КОРУС Консалтинг».

Ход проекта

Проект по запуску АХ 2012 в «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ» был начат в апреле, а завершен в августе 2012 года. Для компании было крайне важно закончить проект летом, до начала «школьного сезона». В ретейле сильно выражена сезонность продаж, при этом два основных периода, не считая гендерных праздников, – это сентябрь, когда люди возвращаются в города из отпусков, и рождественско-новогодний период (конец ноября – январь). Таким образом, если бы компания не перешла на новую систему в августе 2012 года, то в 2012 году она бы уже этого не сделала, так как вскоре начинался сезон высоких продаж. Однако на 2013 год запланировано открытие 94 магазинов. Это значит, что любые риски, связанные с незапуском системы в 2012 году, могли обернуться большими потерями в будущем.

Практика большого взрыва

«К запуску системы мы начали готовиться в апреле. Но непосредственно внедрение проходило методом «большого взрыва» – в ночь с 10 на 11 августа мы просто выключили одну систему и наутро включили другую, для всей компании», – рассказывает Юрий Сафронов.

После запуска системы ИТ-специалистам пришлось столкнуться с рядом сложностей. Несмотря на тщательное предварительное тестирование системы с привлечением бизнес-пользователей, во время запуска несколько процессов дали сбои. Первым делом возникли проблемы с работой интернет-магазина (на сайте пропала возможность переключаться между адресами магазинов сети, отключились поиск аналогов и блок сопутствующих товаров). На полное восстановление работы интернет-магазина ушло 2 – 3 дня. Затем до конца августа проектная команда устраняла неполадки в работе системы в офлайн-магазинах.

Проблемы при запуске системы привели к финансовым потерям. «Мы недавно провели расчеты – в результате проекта перехода на новую систему и проблем запуска наша компания потеряла порядка 12 млн рублей выручки – за счет того, что упали продажи по сайту и по магазинам. Мы, конечно же, ожидали сложностей и падения продаж, но на меньшем уровне – 5 – 6 млн рублей. Причиной таких значительных потерь стало то, что мы параллельно запускали несколько проектов: по штрих-кодам в 1С, программу лояльности в Terrasoft и новый сайт», – отмечает Юрий Сафронов.

Однако все потери были компенсированы за счет того, что после запуска АХ 2012 компания смогла в течение полутора месяцев выполнить несколько других ИТ-проектов, которые до этого момента откладывались по технологическим обстоятельствам. В результате компания получила несколько дополнительных инструментов для улучшения эффективности работы и, в конечном счете, для увеличения объёма продаж.

Итоги проекта

ИТ-менеджеры «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» приняли решение внедрять максимально приближенный к стандартному функционал Microsoft Dynamics AX 2012. На данный момент автоматизированы три основных блока: количественно-товарный учёт, управление ассортиментом и ценообразование – и несколько второстепенных.

Всеохватывающий AX

В новой ERP-системе работает дирекция коммерческого подразделения и всех розничных магазинов. Сеть «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» состоит из магазинов нескольких форматов. Для магазинов каждого формата разрабатывается своя товарная матрица, которой управляют руководители розничных магазинов. Кроме того, во всех магазинах сети есть общий ряд товаров – за формирование и продажи этого ассортимента отвечает центральный офис. И в том и в другом случае ассортиментом управляют с помощью соответствующего модуля Microsoft Dynamics AX 2012. Кроме того, новая система позволяет вести в сети розничных магазинов дифференцированное ценообразование и каждый день централизованно управлять этим процессом из главного офиса.

К Microsoft Dynamics AX 2012 также были подключены контакт-центр и интернет-магазин. Так, специалисты «горячей линии», пользуясь системой, могут проконсультировать звонящего о том, есть ли товар в наличии, сколько он стоит и в каком из магазинов сети его можно приобрести. Все заказы, сделанные через сайт компании, также обрабатываются в Microsoft Dynamics AX 2012. Кроме того, в системе реализован CRM-блок – пока только для работы с юридическими лицами, но в будущем планируется масштабировать его на работу с физическими лицами, чтобы прямо из модуля делать акции, e-mail- и SMS-рассылки.

На базе Microsoft Dynamics AX 2012 реализован и корпоративный портал, на котором сотрудники магазинов смотрят остатки по товарам и создают необходимые перемещения, работают по системе trade-in (принеси товар – получи скидку), а также рассчитывают свою премию за продажу конкретного товара.

Наконец, с помощью Microsoft Dynamics AX 2012 также автоматизирован блок управления товародвижением по штрих-кодам: все перемещения учитываются не по собственным наклейкам магазинов, а по заводским штрих-кодам за счет того, что в компании есть база по всем производителям и всем моделям. Все терминалы сбора данных и сканеры при считывании информации отправляют ее в Axapta, соответственно, все товародвижения быстро отображаются в системе.

За фасадом сети «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» работает Microsoft Dynamics AX 2012

Цель оправдывает средства

На данный момент новая система полностью выполняет свое главное назначение – помогает бизнесу решать текущие задачи и достигать стратегических целей. «Какие у бизнеса цели? Увеличение выручки, прибыли, капитализации компании – и ERP-система на все это влияет. Модернизировав информационную платформу бизнеса, мы реально увеличили капитализацию сети, а это как раз то, что важно в свете планов выхода на IPO: одно дело – покупать компанию, в которой стоят 20 разрозненных систем, и совсем другое – покупать бизнес с единой суперинновационной платформой, покрывающей все функциональные задачи деятельности. И еще один важный момент связан с возможностями системы. AX 2012 – комплексная, широкофункциональная система, работающая как в фронт-, так и в бэк-офисе, с заделом технологических возможностей на будущее. Например, наши менеджеры смогут каждый день получать точные данные в графическом представлении на свои планшеты в любой точке мира – все это нужно бизнесу, и все это дает наша новая система», – комментирует результаты внедрения Microsoft Dynamics AX 2012 Юрий Сафронов.

Дотянулись до небес?

Тем не менее об ИТ-рае в «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» говорить пока рано. Перед ИТ-отделом стоит еще несколько достаточно срочных задач. Так, в компании существует проблема неоперативного получения информации из магазинов. На данный момент в точках продаж на кассах установлено решение 1С старой версии 7.7 с ограниченной функциональностью: нет веб-сервисов, нет возможности выгружать онлайн данные в Axapta. «Сейчас это является узким местом для любых бизнес-инициатив: будь то программа лояльности или внедрения системы trade-in. Постоянно требуются доработки нынешнего решения. Мы посчитали, что в неделю тратим несколько сотен тысяч из-за того, что не можем оперативно получать информацию. Ведь ретейл – это одна из самых конкурентных отраслей в России, и она реагирует на все: температура на улице изменилась – изменился спрос в магазинах. Любые политические события, даже любые ожидания людей – все очень сильно влияет», – поясняет Юрий Сафронов.

Компания должна постоянно отслеживать ситуацию, так как при сегодняшнем уровне конкуренции на рынке компьютерной и цифровой техники иногда по несколько раз в день приходится менять цены, и все эти изменения должны молниеносно отображаться на полках магазинов. Без инструмента, который позволяет делать это оперативно, невозможно быстро проводить анализ и предпринимать необходимые действия.

Рецепт успеха

В силу этих причин компания намерена несколько важных блоков работы в фронт-офисах автоматизировать с помощью дополнительного модуля Microsoft Dynamics AX for Retail POS 2012. Речь идет об автоматизации управления платежами, картами лояльности и подарочными картами, автоматизации маркировки полок и товаров, управления ценниками; а также внедрении в магазинах автоматизированной аналитической отчетности. Проект по внедрению AX for Retail POS 2012 «Белый Ветер Цифровой» планирует выполнить совместно с проектной командой ГК «КОРУС Консалтинг», которая уже провела предпроектное обследование, изучила бизнес-процессы на кассах и подготовила свое предложение по конфигурации и функционалу системы. В ближайшее время между компанией «Белый ветер ЦИФРОВОЙ», ГК «КОРУС Консалтинг» и корпорацией Microsoft будет подписан трехсторонний договор на первое в России внедрение AX for Retail POS 2012. Запуск решения запланирован на конец второго квартала 2013 года.

Помимо внедрения модуля AX for Retail POS 2012, «Белый Ветер Цифровой» также планирует запустить в новой версии АХ 2012 модули документооборота, бюджетирования, управления цепочками поставок, а также автоматизировать бизнес-процессы по управлению персоналом и проектами. Реализации планов компании способствует новая модель ценообразования на Microsoft Dynamics AX2012: если раньше система продавалась помодульно, то теперь клиент покупает количество пользовательских лицензий, в каждую из которых включены сразу все модули системы.

ИТ-директор компании Юрий Сафронов уверен, что у ИТ-отдела компании есть все предпосылки для реализации столь амбициозных планов: «Мы усилили команду: определили человека, который будет полностью курировать этот проект, привлекли дополнительных разработчиков. Мы делаем все, чтобы стать первыми и чтобы этот проект свершился и был успешным».