Внедрение СЭД «Дело» в ОГВ Амурской области

О заказчике

Амурская область – субъект Российской Федерации, входит в состав Дальневосточного федерального округа. Площадь территории: 363 700 кв. км, население: 864,5 тыс. человек, административный центр – г. Благовещенск. Структура федеральных и региональных органов власти Амурской области включает в себя: 17 министерств, 11 управлений, 3 инспекции, 29 муниципальных органов исполнительной власти (ОИВ) Амурской области, 45 территориальных органов федеральных ОИВ.

Об исполнителе

Компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург) была создана в 2001 году и обладает статусом «Золотого партнера» ЭОС. Компания неоднократно была отмечена дипломами «Лучший партнер ЭОС»: в 2007 году за эффективную реализацию проектов электронного документооборота в регионах РФ, в 2008 году за активное продвижение новых продуктов и новых технологий компании ЭОС в регионах РФ, в 2009 году за первый проект среди партнёров ЭОС по внедрению системы EOS for SharePoint и в 2010 году за самый большой объём продаж. В настоящее время компания «Офис-Док» является одним из ключевых партнеров ЭОС, осуществляя внедрения решений вендора по всей России.

Основное направление деятельности: автоматизация делопроизводства и организация электронного документооборота (комплексные решения). За это время клиентами «Офис-Док» стали более 200 компаний, в том числе органы исполнительной и законодательной власти 17 субъектов Российской Федерации (Архангельская область, Новгородская область, НАО, Республика Бурятия и другие), органы местного самоуправления – 29 городов Российской Федерации. Объемы и характеристика реализованных проектов: от 1 до 1500 рабочих мест, внедрение от небольших компаний до крупных структур, состоящих из 30 и более территориально распределенных объектов.  Среди наиболее крупных бизнес-заказчиков стоит выделить следующие компании: «Империя-Фарма», «Ленгазспецстрой», «Газстройпроект», РКС «Энерго», «Элтех» и другие.

Предпосылки, цели и задачи проекта

В 2008 году «Офис-Док» осуществил внедрение СЭД «Дело» в Администрации города Благовещенск (41 рабочее место). В связи с растущими потребностями заказчика и новыми задачами, поставленными правительством РФ перед региональными властями (автоматизированная обработка обращений граждан, контроль исполнения поручений и т. д.), возникла потребность в новой мощной и универсальной системе. Поэтому в начале 2010 года был проведен конкурс, на котором как наиболее подходящий инструмент для решения поставленных задач была выбрана СЭД «Дело». 

Цель: автоматизация процессов делопроизводства и сокращение непроизводственных затрат.

Задачи: создание единой платформы для эффективного обмена информацией между исполнительными органами государственной власти (ИОГВ), органами федеральной, региональной властей и граждан на основе СЭД «Дело»;
обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования системы «Дело» согласно принятому регламенту;
повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях Амурской области;
обеспечить полный контроль исполнения поручений губернатора, включая исполнение поручений в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти; обеспечить интеграцию СЭД «Дело» с порталом оказания госуслуг правительства Амурской области.

Схема соединения серверов ОГВ Амурской области до (слева) и после внедрения СЭД «Дело» с единой базой данных (справа)

Реализация проекта

В сентябре 2010 года компания «Офис-Док» стала победителем в конкурсе по выбору исполнителя на поставку и внедрение системы автоматизированного документооборота на основе системы «Дело» в правительстве Амурской области.
В период с октября по декабрь 2010 года было проведено: обследование существующей системы делопроизводства, установка клиентских мест системы «ДЕЛО» в Аппарате правительства АО, службе обращений и писем граждан, настройка системы на обработку всех видов входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение контроля исполнения поручений, обучение сотрудников аппарата, службы обращений и писем граждан, представителей муниципальных и федеральных органов государственной власти.

В январе-марте 2011 года был осуществлен ввод в промышленную эксплуатацию системы «ДЕЛО» в аппарате и службе обращений и писем граждан, проведение авторского надзора в режиме эксплуатации. На этот период пришлась установка клиентских мест системы «Дело» в ИОГВ, обследование системы делопроизводства и обучение сотрудников в ИОГВ. Кроме того, в настоящее время на заключительном этапе находится интеграция СЭД «Дело» с порталом оказания госуслуг правительства Амурской области (граждане регистрируются на портале госуслуг, подавая завки на оказание той или иной государственной услуги. Эти заявки передаются в СЭД «Дело», где и проходят различные этапы рассмотрения, при этом статус и этапы рассмотрения заявки для информирования граждан отображаются и на портале госуслуг).

Ключевые особенности проекта

Создание единой базы данных всех ИОГВ, что позволило осуществлять сквозной контроль за исполнением поручений в масштабах всего региона. Вход в подсистему «Дело-Web» через защищенное соединение посредствам протокола SSL, централизованный контроль выполнения поручений губернатора (контрольный отдел), интеграция СЭД «Дело» с порталом электронных госуслуг. Общее число рабочих мест: 142 лицензии СЭД «Дело», 1203 лицензии «Дело-Web», 31 лицензия опции «Поточное сканирование», 139 лицензий опций «ЭЦП и шифрование».

Схема обеспечения централизованного контроля выполнения поручения губернатора в Амурской области

Итоги проекта

Установлено более 1500 клиентских рабочих мест, включая опции «Сканирование» и «ЭЦП и шифрование». Проведено обучение всех сотрудников работе с СЭД «Дело», в одну базу данных с аппаратом правительства объединены все министерства. В системе «Дело» работают практически все ключевые должностные лица, при этом удаленный доступ к единой БД «Дело» настроен для 8 руководителей высшего звена. В настоящее время разрабатывается регламент по контролю за справочником «Организации». На заключительном этапе находится интеграция СЭД «Дело» с порталом оказания госуслуг правительства Амурской области. В планах «Офис-Док» заложен очередной этап по автоматизации органов местного самоуправления.