Что делать с накопленными данными. Технологии, возможности, комментарии экспертов ИТ-рынка

29.03.2024 |

Анна Тумакова.

Практически все документы сегодня можно перевести в электронный вид, в том числе их большие объемы. Независимость от бумаги делает бизнес более устойчивым к изменениям, позволяет легче управлять информацией, быстрее извлекать существенные для бизнеса данные, эффективнее защищать корпоративные документы. Для перехода к безбумажным технологиям компания должна быть подготовлена технически и нормативно. Об этом за виртуальным круглым столом ICT-Online.ru беседуют эксперты компаний «ДоксВижн», ГК Softline, ЭЛАР, ЛАНИТ, RAMAX Group и F.Doc.

ICT-Online.ru: Расскажите, какие современные технологии обработки документов позволяют наиболее легко отказаться от бумаги, в том числе прежде накопленных больших объемов бумажных документов? Каждая ли компания может это сделать?

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев: Сегодня практически все документы могут быть переведены в электронный вид, за исключением нескольких документов кадрового делопроизводства. Чтобы бизнесу отказаться от бумаги, компания должна подготовиться технически и нормативно. ИТ-департамент должен поддержать интеграцию приложений с операторами ЭДО для обмена финансовыми и другими документами с контрагентами, настроить электронные подписи и работу с машиночитаемыми доверенностями. Юристы компании должны подготовить локальные нормативные акты, ознакомить с ними персонал, получить согласие на изменения. Чтобы перевести сами бумаги в электронный вид, можно использовать системы распознавания документов (Capturing системы). Российские системы умеют работать с неструктурированными и структурированными документами, например, бухгалтерскими первичными документами.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

Фото предоставлено компанией «ДоксВижн»

Нормативная база ещё не позволяет перевести в электронный вид бумажные документы с сохранением их юридической значимости. Соответствующий закон в настоящее время ожидает второго чтения в государственной думе, после чего не останется никаких барьеров к отказу от накопившихся бумажных архивов.

Директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline Полина Дуйкова: В первую очередь, для полного избавления от бумажной документации многие компании внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Это позволяет эффективно управлять документами как внутри компании, так и в рамках взаимодействия с внешними контрагентами.

Директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline Полина Дуйкова.

Фото предоставлено компанией Softline

Когда речь идет об отказе от бумаги внешне, это обычно связано с принятием стратегического решения об обмене документами между компаниями через оператора электронного документооборота (ЭДО). Такие соглашения позволяют контрагентам взаимодействовать и обмениваться документами в электронном виде, полностью отказываясь от бумажных носителей информации.

Внутри компании переход на электронные документы также осуществляется через внедрение системы СЭД. Это включает в себя оперативное и долговременное хранение различных документов, начиная от кадровых документов до конструкторских чертежей, в соответствии с законодательством, таким как 63 Федеральный закон «Об электронной подписи».

Если речь идет об исторических данных, то важным инструментом становится технология OCR (оптическое распознавание символов). Она позволяет эффективно преобразовывать большие объемы бумажных документов в цифровой формат, что упрощает их хранение и управление. Такой процесс не только способствует освобождению пространства, ранее занимаемого бумажными архивами, но и обеспечивает более оперативный доступ к исторической информации.

Кроме того, одно из перспективных направлений, которое стало трендом и затронуло также СЭД – наличие искусственного интеллекта в составе платформы, например, как Directum RX Intelligence. В базовую функциональность Directum RX Intelligence входит набор AI-решений и сервисов, которые берут на себя рутинные и шаблонные операции по обработке текстовой информации, такие как: извлечение из документов реквизитов и других значимых фактов, классификация, регистрация документов, заполнения карточек в системе, сравнение версий документов. Благодаря использованию ИИ-технологий исчезает ручная классификация входящих документов и заполнение карточек, а также снижается число ошибок по вине человека.

Учитывая развитие технологий обработки документов, в том числе с применением OCR и систем электронного документооборота, все компании могут постепенно снижать зависимость от бумажных носителей информации, делая свой бизнес более эффективным и устойчивым к изменениям.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: В вопросах перехода к безбумажной работе существуют производственные, технологические и законодательные ограничения. Производственные, это когда компания не готова к переходу к работе с электронными данными, если это даже не запрещено законом. Это может быть обусловлено низким уровнем цифровой зрелости, когда создается иллюзия эффективности текущих отлаженных годами «бумажных» процессов. Выход из данной ситуации – воля руководства, использование лучших практик и грамотный консалтинг для понимания совокупной эффективности от автоматизации даже при существенных первоначальных затратах.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.

Фото предоставлено компанией ЭЛАР

Технологические ограничения выражаются в сложностях автоматизации процессов перевода бумажных документов в электронный вид. Как правило, накопленные архивы включают огромное количество единиц хранения, некоторые документы не подлежат полностью автоматическому распознаванию. Для выполнения таких работ недостаточно приобретения специализированного программного обеспечения, оцифровка архива требует задействования большого количества человеческих ресурсов для выполнения сканирования и обработки полученных копий, в том числе ручным способом. У предприятий нет ресурсов для самостоятельной реализации подобных задач. Поэтому выходом является привлечение специализированного подрядчика, который имеет необходимые технологии и квалификацию для того, чтобы быстро и с высоким качеством оцифровать архив и создать удобный ресурс для быстрого поиска и работы с информацией в электронном виде.

Законодательные ограничения не позволяют отказаться от бумажной формы для некоторых категорий документов. Причем стоит разделить оперативное и архивное хранение. Если в текущей работе законом может быть разрешено перейти к использованию только электронных документов (договоры, бухгалтерия, кадры), то накопленные архивы до истечения установленных законом сроков хранения уничтожать нельзя. Также нельзя уничтожить документы Архивного фонда РФ, передающиеся на хранение в государственные архивы, документы временного свыше 10 лет и постоянного срока хранения. Если документы временного срока хранения (до 10 лет) по истечению срока хранения можно уничтожить (например, первичные учётные документы), то остальные подлежат обязательному архивному хранению (техническая документация, личные дела). В этом случае компания может автоматизировать процесс работы с такими документами за счет оцифровки бумажного архива и создания базы данных, что позволит организовать быстрый многопользовательский доступ к информации и документам в электронном виде и минимизировать трудоемкий поиск сведений в бумажных архивах. Наряду с этим, переход к цифровому архиву обеспечит сохранность первоисточников за счет исключения их из обращения и сократит затраты на хранение документов с помощью задействования более дешевых площадей, перевозки документов в единое хранилище для организации сравнительно недорого «холодного» хранения.

Директор по продуктовому развитию LANIT Document Management компании ЛАНИТ Константин Герман: Одномоментный отказ от бумаги невозможен по многим причинам. Поэтому наибольший эффект дают гибкие подходы, позволяющие унифицировать процессы организации и сделать их независимыми от того, какой документ участвует в бизнес-процессе. И обязательно сформировать сквозные KPI, привязанные к доле документов в электронном виде. Если говорить о технологиях, то из новых я бы выделил большие языковые модели (LLM). Это на сегодня единственная технология, которая может позволить оцифровать и извлечь ключевую информацию не из выборочного количества типов документов, а практически неограниченный бумажный фонд. При этом стоимость технологии практически не увеличивается в зависимости от сложности и объема решаемой задачи. Однако полностью отказаться от прежде накопленных бумажных документов компании смогут только после изменения соответствующего законодательства.

Директор по продуктовому развитию LANIT Document Management компании ЛАНИТ Константин Герман

Фото предоставлено компанией ЛАНИТ

Специалист направления электронного документооборота и систем управления документами RAMAX Group Арина Емельянова: Под влиянием времени, прогресса технологий и регуляторной политики государства все больше компаний переходят к использованию электронных документов и обмену ими в цифровом формате. Сегодня существует несколько современных технологий обработки документов, которые помогают организациям легко отказаться от бумаги и перейти к электронным системам их хранения и обработки. Компании могут использовать технологии сканирования и оптического распознавания символов (OCR) для преобразования бумажных документов в электронный формат, классификации документов и автоматического определения значений атрибутов с помощью интеллектуальных инструментов.

Специалист направления электронного документооборота
и систем управления документами RAMAX Group Арина Емельянова.

Фото предоставлено компанией RAMAX Group

Кроме того, стремительное развитие искусственного интеллекта позволило увеличить процент автоматизации рутинных операций при работе с документами. Благодаря интеллектуальным сервисам упрощается анализ и извлечение информации, появляется возможность контекстного и полнотекстового поиска, автоматической обработки документов и их верификации.

Однако не каждая компания готова или способна сделать это, поскольку процесс цифровой трансформации требует инвестиций в технологии, обучение сотрудников и изменение бизнес-процессов. Некоторые также могут сталкиваться с юридическими или регуляторными ограничениями, которые влияют на возможность полностью отказаться от бумаги. Тем не менее, с правильным планированием и внедрением соответствующих технологий и процессов большинство организаций могут успешно перейти к электронным системам обработки документов.

Директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко: Если говорить о полном отказе компании от бумажного документооборота, то, наш взгляд, переход на электронные документы должен состоять из нескольких этапов. Во-первых, необходимо подготовить нормативную базу организации к такому переходу. Во-вторых, следует все бизнес-процессы компании перевести на использование электронных документов в работе с клиентами.

Директор сервиса Безбумажный офис F.Doc Михаил Легченко

Фото предоставлено компанией F.Doc

Можно выделить несколько типов документов, сопровождающие такие процессы:

• документы с контрагентами B2B (договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие);
• документы с клиентами B2C (договоры, акты выполненных работ и другие);
• кадровые документы (трудовой договор, заявление на отпуск и другие);
• транспортные документы; внутренние документы (приказы, служебные записки и другие);
• документы, отражающие взаимодействие с регуляторами B2G.

Для каждого типа процесса важны свои ценности. В соответствии с ними рекомендуем выбирать систему электронного документооборота (ЭДО), в которой и будет выстроена работа с документами. Зачастую универсальные системы перегружены и недостаточно гибки, что вызывает сложности у пользователей и сдерживает их внедрение и тиражирование.

После выбора системы и запуска пилота, на наш взгляд, важно внедрить систему мотивации сотрудников и клиентов, чтобы повысить ценность электронного формата взаимодействия. Это может быть денежная мотивация, геймификация, совмещение электронного подписания с получением уникального предложения или более короткого сценария взаимодействия. Если не предусмотреть такого рода мероприятия, то переход на электронный документооборот может идти медленно или даже остановиться в какой-то момент.

Следующий этап цифровизации документооборота в организации - это перевод в электронный формат ранее созданных документов. На этой стадии рекомендуем оценить объем накопленных на текущий момент бумажных документов и их необходимый срок хранения. Если срок хранения в компании укладывается в срок исковой давности (3 года), то тогда целесообразным будет сфокусироваться на переводе всех новых документов в электронный вид, а текущий архив постепенно будет сокращаться. Если срок достаточно большой, например, документы, относящиеся к медицинской тайне, то можно рассмотреть два пути решения вопроса: либо переподписание документов с клиентами в электронном виде; либо сканирование и перевод документов в электронную копию, но этот процесс ресурсозатратный и редко является оправданным.

ICT-Online.ru: Поделитесь опытом, как из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов?

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Системы распознавания в связке с платформами СЭД (CSP) позволяют создавать электронные архивы любой степени сложности. В зависимости от задачи можно организовать хранение электронных образов документов (сканов) и структурированной информации или обойтись без сканов. Современный архив ускоряет поиск данных по запросу, организует допуск сотрудников.

Полина Дуйкова (Softline): Чтобы из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов, необходимо реализовать комплексный процесс. Рассмотрим, как перейти к полностью цифровому взаимодействию на примере кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Начальным этапом является разработка внутреннего положения о КЭДО. В этом документе определяются ключевые принципы, процессы и правила обработки электронных документов внутри компании.

Изучаются все потоки электронных документов внутри компании. Оценивается легитимность перевода бумажных документов в электронный формат, учитывая требования законодательства и стандарты безопасности.

Определяются типы документов, которые подлежат цифровизации, и создаются реестры, содержащие информацию о каждом документе. В КЭДО более 150 возможных типов документов, которые могут включать в себя трудовые контракты, приказы о приеме на работу, декларации о доходах и многое другое.

На основе анализа потоков документов и типов документов создаются цифровые сервисы. Например, для сотрудников, отправляющихся в командировку, создается сервис, который позволяет оформлять все кадровые документы, связанные с командировкой, включая авансовые отчеты.

Разработанные цифровые сервисы внедряются внутри компании. Сотрудники получают доступ к этим сервисам, что упрощает их взаимодействие с кадровыми процессами и обеспечивает быстрый и удобный доступ к необходимой информации.

Кроме того, в переходе к кадровому электронному документообороту значимую роль играют положения Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ, который позволяет перевести оригиналы бумажных кадровых документов в цифровой формат. Также условием перехода является использование электронных подписей в соответствии с требованиями законодательства. Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудники могут использовать простую электронную, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Все существующие цифровые сервисы основывались на бумажных архивах. В каких-то отраслях уже проведена большая работа по созданию государственных реестров, где-то еще многое предстоит.

Важно отметить, что для наполнения реестра существенна именно информационная часть документа – его записи, которые должны со 100 % точностью заносится в базу данных. Ошибки недопустимы. Любая ошибка или неверный формат написания (например, адреса или фамилии, кадастрового номера) влекут риски не найти нужную информацию, что может трансформироваться в невозможность предоставления требуемой информации или оказания услуги, перейти в длительные судебные разбирательства.

Стоит отметить, что ввиду огромных объемов такие работы, в основном, выполняются в рамках услуг, когда ведомство-держатель документов предоставляет доступ к своим архивам, а специализированный подрядчик проводит работу по формированию цифрового реестра.

ЭЛАР обладает специальными технологиями качественного извлечения и обработки данных, благодаря которым нам доверяют реализацию национальных проектов по наполнению государственных реестров. Мы проводили оцифровку и создание баз данных документов органов ЗАГС, Росреестра, БТИ. Являемся исполнителями проекта Память Народа – крупнейшего в мире ресурса, содержащего сведения об участниках Великой Отечественной войны.

Подобные проекты включают несколько обязательных этапов: экспертизу документов, сканирование с использованием различных видов сканирующего оборудования для сшитых и расшитых документов, извлечение записей и атрибутов, проверку качества данных, конвертацию и загрузку полученного информационного ресурса в требуемую информационную систему, либо еще и разработку подобной системы.

Константин Герман (ЛАНИТ): Это сложная тема, и каждый случай индивидуален. Но общие правила такие: всегда нужно оцифровывать бумагу на входе в организацию и проверять наличие её электронных копий при сдаче бумаги в архив. А большие языковые модели сегодня могут существенно сократить долю ручного труда в этом процессе.

На основе платформы контент-сервисов LDM мы создали продукт «Клиентское досье» для банков. Он позволяет работать как с изначально электронными документами клиентов банка, так и с электронными копиями бумажных документов с отслеживанием местоположения оригинала. Наш продукт позволяет банку перейти на работу с полностью электронным досье клиента в срок до четырех месяцев.

Арина Емельянова (RAMAX Group): Здесь на помощь приходят ранее упомянутые технологии. В первую очередь необходимо преобразовать бумажные документы в электронный вид с помощью сервисов оцифровки, далее, применяя системы OCR, преобразовать отсканированные изображения в текст, что позволит извлечь информацию из документов для дальнейшей обработки. Необходимо также выделить ключевые атрибуты (факты, реквизиты) для сохранения их в базу данных и дальнейшего анализа. Таким образом, сначала определяемся с целями, затем с инструментами. И, конечно же, необходимо провести аудит бумажных документов на предмет целесообразности перевода и хранения их в электронном виде, изучить нормативную базу, провести организационные мероприятия.

ICT-Online.ru: А как обеспечить эффективную работу накопленных файловых архивов в рамках учетной системы? Можно ли осуществить привязку накопленных данных к учетной системе, например, бухгалтерии, как это поможет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности?

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Когда все документы хранятся в едином централизованном хранилище на базе CSP-платформы, различные прикладные системы (например, та же бухгалтерия или кадровая система) получают доступ к документам через механизм ссылок. Такая схема сильно упрощает хранение документов, организацию их автоматической обработки, например, распределение по различным физическим средствам хранения файлов. Для интеграции CSP-платформы и наиболее распространённых прикладных решений имеются программные шлюзы.

Полина Дуйкова (Softline): Несколько корпоративных систем для управленческого учета, бухгалтерии и документооборота в компании - это норма. Но заключение нового договора становится для сотрудника головной болью - информацию приходится заносить не в одну, а сразу в две или три системы. Эта проблема легко решается интеграцией.

Интеграция позволяет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности. Вот несколько способов, как это может быть реализовано.

Интеграция различных систем, таких как управленческий учет, бухгалтерия и документооборот, позволяет сотрудникам работать в единой информационной среде. Заключение новых договоров и внесение информации становится более удобным, поскольку данные автоматически обновляются в нескольких системах одновременно.

Интегрированный архив позволяет оперативно искать документы по различным параметрам, таким как тип документа, контрагент, период и другие. Это облегчает формирование подборок для различных задач, таких как сверки с контрагентами.

Система интегрированного архива позволяет оперативно готовиться к налоговым и аудиторским проверкам. Документы могут быть выгружены из архива в нужном формате для предоставления в контролирующие органы.

Интегрированный архив обеспечивает контроль за полнотой и целостностью документов, особенно тех, которыми компания обменивается с контрагентами через сервисы обмена, и тех, которые оформлены на бумаге.

Рекомендуется создать отдельный управляемый архив, интегрированный в общее информационное пространство компании. Это позволяет избежать нагрузки на базу учетной системы и эффективно управлять электронными архивами.

Переход на ЭДО существенно сокращает финансовые затраты, так как транзакции через ЭДО стоят значительно меньше, чем традиционные методы взаимодействия. Отправка документов через ЭДО также экономит средства, сокращая расходы на курьеров и почтовые услуги.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): В процессе деятельности крупных компаний выполняется большое количество хозяйственных операций, которые ведутся на основании первичных учетных документов. Такие операции регистрируются в учетной системе в качестве проводок. Документы после обработки направляются в архив. Множество компаний, даже после перехода на ЭДО, имеют накопленные архивы бумажных документов с неистекшим сроком хранения за прошлые периоды работы, либо файловый архив отсканированных копий бухгалтерских документов. Как правило, накопленные массивы документов никак не связаны с проводками в учетной системе. Наступают случаи, когда проводки необходимо подтверждать реальными документами. Это может случиться по запросу контролирующих органов в рамках налогового мониторинга, при проведении аудита или формировании отчетности для оценки инвестиционных проектов. В каждом случае потребуется большое количество трудозатрат, чтобы найти нужный документ в бумажном или файловом архиве и привязать его к соответствующей транзакции, например, в 1С. Не стоит забывать, что, если документ хранится на бумаге, его еще нужно будет отсканировать. При этом архив может храниться на удаленной площадке, что усложняет поиск и логистику документов. Возрастают риски потери документов и штрафных санкций от контролирующих органов за несвоевременное предоставление отчетности.

Для решения таких задач компании очень часто вынуждены выделять или даже нанимать дополнительный штат бухгалтеров, что достаточно дорого. При этом стоит учитывать человеческий фактор и высокие риски ошибок при обработке документов, а самое главное, несмотря на высокие затраты, подобные работы выполняются крайне медленно.

Альтернатива в качестве внедрения специализированного ПО не спасает ситуацию. Во-первых, бухгалтерский архив, помимо шаблонных документов, содержит большой пласт неунифицированных документов произвольной формы. Для них требуется настроить огромное количество шаблонов в системе распознавания или провести колоссальную работу по обучению искусственного интеллекта, что экономически нецелесообразно.

Во-вторых, в крупных компаниях может использоваться несколько конфигураций 1С или других учетных систем. Это могут быть, в том числе, сильно устаревшие версии систем. Не исключено дублирование данных, при этом в каждой 1С одни и те же справочники могут иметь разное написание и формат. В этой связи, при внедрении ПО придется создавать множество интеграционных решений, высок риск, что часть документов после сканирования и распознавания автоматически не привяжутся к проводкам в учетных системах. В этом случае нужно будет использовать человеческий труд.

В-третьих, в отличие от обработки текущих поступлений, работы с накопленным архивом являются разовыми или выполняются с определенной периодичностью, ПО будет задействовано нерегулярно, только в рамках пиковых нагрузок. Поэтому проект по внедрению такого ПО крайне нерентабелен.

Выходом является привлечение специализированного подрядчика с отработанной технологией выполнения подобных проектов. ЭЛАР оказывает услугу по связыванию бухгалтерских документов. Мы имеем специальную систему искусственного интеллекта, которая обучена на большом количестве проектов, так как наша компания является лидером на рынке оцифровки и более 30 лет оказывает подобные услуги. С течением времени мы накопили огромное количество датасетов, включающих почти все существующие виды документов. Это позволило нам довести точность автоматизированной обработки документов близко к 100 %, при этом в нашем распоряжении штат специально обученных операторов, которые при необходимости проверяют и корректируют результаты связывания. Такая услуга дешевле, чем использование ручного ввода или внедрения ПО. Она прозрачно бюджетируется в рамках разовой закупки или рамочного договора. Благодаря высокой степени автоматизации обрабатываются сложные массивы и большие объемы данных с высокой скоростью, что невозможно сделать вручную. Наконец, в рамках услуги связывание корректно производится для любых конфигураций 1С без ограничений. Работы выполняются на территории заказчика, что гарантирует защиту информации. Документы сохраняются в базе данных учетной системы. В качестве опции цифровой массив может быть передан в формате интегрированной с 1С системы электронного архива на защищенной платформе из реестра Минцифры «ЭЛАР Контекст».

Стоит отметить, в процессе оказания услуги можно извлекать дополнительные данные из бухгалтерских документов, что позволит обогащать учетные системы новыми востребованными сведениями, а также проводить сверку данных из 1С с оригинальными документами с последующим исправлением ошибок в базе данных учетной системы.

Константин Герман (ЛАНИТ): Здесь я бы обратил внимание на взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга. Предоставление витрины электронных копий бумажных документов существенно упрощает взаимодействие с регулятором.

Другой пример ‒ как раз клиентское досье банков. Многие банки накопили значительный фонд скан-образов клиентских документов на сетевых папках. При этом ФНС движется в сторону автоматических запросов клиентских документов в рамках встречных проверок.  Чтобы снизить затраты на формирование ответов ФНС и уменьшить риск штрафов, банкам потребовалось преобразовать накопленный файловый архив в структурированное досье клиента.

Арина Емельянова (RAMAX Group): Обеспечить эффективную работу с накопленными файловыми архивами поможет интеграция файлового хранилища с целевой учетной системой, для реализации которой необходимо определить модель интеграции и разработать требования к источникам данных.

Такой подход позволит повысить доступность документов из различных систем, оперативность подготовки документов для аудиторской проверки и взаимодействия с ФНС, упростить формирование налоговой отчетности и внесения правок благодаря снижению трудозатрат, которые могли возникнуть при работе с бумагой: печать, передача, сканирование и т.д. Кроме того, работа с электронными документами помогает избежать их потери и сокращает время на согласование.

Михаил Легченко (F.Doc): Наиболее удобным форматом работы с электронными документами, с нашей точки зрения, является интеграция системы ЭДО с учетной системой компании (например, CRM или ERP). Разберем на примере: представим, что в своей CRM-системе, допустим Битрикс24, вы завели сделку с клиентом, по сделке вам необходимо заключить с клиентом договор, в CRM вы нажимаете кнопку «Заключить договор» в электронном виде. Система вызывает сервис ЭДО (например, F.Doc), передавая ему документ, необходимый для подписания. Система ЭДО отправляет документ клиенту на подпись. Клиент подписывает документ. При этом в CRM-системе в сделке сохранилась уникальная ссылка на документ, и компания может в любой момент по этой ссылке открыть документ.

Если же в компании нет CRM - тогда система ЭДО становится своего рода упрощенной CRM-системой, где есть информация о клиенте и о документах.

ICT-Online.ru: Какое еще применение накопленным данным может появиться в ближайшей перспективе? Какие преимущества получат компании, которые уже сегодня решат этот вопрос?

Владимир Андреев («ДоксВижн»): Сейчас самые интересные инновации происходят в области искусственного интеллекта. В последнее время появляются лексические модели, которые можно дообучать собственными данными и использовать в прикладных решениях. На наш взгляд, это достаточно интересный вектор развития, который может привести к неординарным решениям в области использования данных, накопленных в корпоративных архивах.

Полина Дуйкова (Softline): В ближайшей перспективе накопленные данные будут играть ключевую роль в повышении оперативности работы компаний, особенно в контексте подготовки к различным проверкам со стороны фискальных органов. Быстрый доступ и эффективный поиск необходимой информации станут неотъемлемой частью работы, обеспечивая компаниям возможность оперативного реагирования на запросы и требования.

Одним из важных направлений применения накопленных данных в ближайшей перспективе является маркетинг. Возможность быстрого доступа к историческим данным о маркетинговых акциях, даже за несколько лет, обеспечит компаниям уникальную возможность извлечь ценные уроки из предыдущих опытов. Накопленные знания, в том числе в виде документационного сопровождения, станут базой для формирования управляемого ресурса, позволяя компаниям эффективно использовать свои данные. Компании, которые уже сегодня приступают к решению этого вопроса, выигрывают в оперативности, гибкости и уровне подготовки к различным вызовам и проверкам. Это также содействует укреплению позиций компании в конкурентной среде, предоставляя ей преимущества в быстром доступе к необходимой информации и оптимизации бизнес-процессов.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): С учетом курса на импортозамещение и наращивание объемов промышленного производства востребованными являются накопленные архивы технической документации, на основе которых производится реинкарнация или модернизации разработок. Ведомства из-за возрастающих хакерских угроз создают защищенные цифровые архивы значимых сведений и документов. Продолжается процесс цифровизации госуслуг, в рамках которой переход к реестровой модели данных напрямую связан с переводом в цифровой вид накопленных сведений. Не стоит забывать цифровую трансформацию государственных архивов и библиотек, которые создают электронные фонды пользования и повышают доступность архивной информации и культурного наследия для граждан.

Накопленные данные имеют огромное значение во всех сферах деятельности: отработка запросов по подтверждению стажа в архив предприятия, использование в производстве и обслуживании техники, учет объектов недвижимости, техническая инвентаризация, бухгалтерская отчетность и многое другое. Перевод накопленных архивов в цифровой вид позволяет повысить управляемость данных, защитить ценную информацию, обеспечить удобное использование документов и быстрый поиск необходимых сведений.

Константин Герман (ЛАНИТ): Если не фантазировать о далеком будущем, а смотреть на перспективу 3-5 лет, то я вижу все более тесную интеграцию данных бизнеса и государства. От такого сближения выигрывает конечный потребитель. Большая прозрачность рынка приводит к тому, что услуги становятся доступнее, а товары качественнее. Два перспективных и взаимосвязанных между собой тренда, сфокусированных на работе с уже накопленным фондом документов, ‒ это отказ от ранее накопленных бумажных оригиналов и извлечение из бумаги существенных для бизнеса данных за счет больших языковых моделей.

Арина Емельянова (RAMAX Group): В зависимости от характера накопленных данных их применение может охватывать различные сферы. Например, в области аналитики и прогнозирования данные могут использоваться для предсказания потребностей клиентов, выявления тенденций и принятия стратегических решений. Персонализация услуг и продуктов на основе этих данных позволяет улучшить клиентский опыт. Оптимизация процессов и управление рисками помогают выявить слабые места в бизнес-процессах и повысить их эффективность. Развитие инноваций возможно благодаря выявлению новых возможностей и разработке новаторских продуктов или услуг, что способствует сохранению конкурентоспособности компаний на рынке.

Цифровая трансформация в части работы с документами поможет организациям уже сегодня:

• снизить затраты,
• ускорить процессы,
• обеспечить хранение документов любого вида (ОРД, кадровых, бухгалтерских и т. д.) и доступа к ним 24/7,
• защитить данные от удаления и повреждений,
• обеспечить юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения,
• сократить затраты на хранение и обслуживание с учетом минимальных требований к оборудованию и централизации процессов в едином пространстве.

Михаил Легченко (F.Doc): Переход на безбумажную технологию оптимизирует не только документооборот, но и сопутствующие бизнес-процессы в компании, способствуя совершенствованию клиентских сценариев. Что касается, к примеру, электронного формата оформления документов с клиентами - физическими лицами, то он позволяет создавать комплексную систему взаимодействия, не ограничиваясь только подписанием конкретного договора. Например, компании также в электронном виде могут запрашивать у клиентов недостающие документы для сопровождения сделки; в рамках одного взаимодействия с клиентом могут предлагать ему оставить оценку и отзыв о работе организации на популярных площадках; предлагать оставить чаевые или оплатить услуги по СБП. Такой комплексный подход к взаимодействию с клиентом способствует снижению временных и финансовых издержек и повышению лояльности потребителя.

ICT-Online.ru: Большое спасибо всем за беседу!

Изображение к лиду - freepik.com

Свежее по теме

Эксперт ЛАНИТ расскажет, как бизнесу работать с машиночитаемыми доверенностями в 2024 году

МТС запустила SmartDocs – сервис с ИИ для работы с документами

Быстрее и выгоднее: искусственный интеллект помогает бизнесу сократить расходы на обработку документов до 80 %

ЭОС в Кубе. Лидирующий российский вендор СЭД наладил сотрудничество с Гаваной

Автор: Анна Тумакова.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Softline, ЛАНИТ, ЭЛАР, ДоксВижн, Электронные архивы, RAMAX, F.Doc