Александр Кузнецов (ЭЛАР): «Перевод накопленных архивов в цифровой вид позволяет повысить управляемость данных и защитить ценную информацию»

– Александр, расскажите, какие современные технологии обработки документов позволяют наиболее легко отказаться от бумаги, в том числе прежде накопленных больших объемов бумажных документов? Каждая ли компания может это сделать?

– В вопросах перехода к безбумажной работе существуют производственные, технологические и законодательные ограничения. Производственные, это когда компания не готова к переходу к работе с электронными данными, если это даже не запрещено законом. Это может быть обусловлено низким уровнем цифровой зрелости, когда создается иллюзия эффективности текущих отлаженных годами «бумажных» процессов. Выход из данной ситуации – воля руководства, использование лучших практик и грамотный консалтинг для понимания совокупной эффективности от автоматизации даже при существенных первоначальных затратах.

Технологические ограничения выражаются в сложностях автоматизации процессов перевода бумажных документов в электронный вид. Как правило, накопленные архивы включают огромное количество единиц хранения, некоторые документы не подлежат полностью автоматическому распознаванию. Для выполнения таких работ недостаточно приобретения специализированного программного обеспечения, оцифровка архива требует задействования большого количества человеческих ресурсов для выполнения сканирования и обработки полученных копий, в том числе ручным способом. У предприятий нет ресурсов для самостоятельной реализации подобных задач. Поэтому выходом является привлечение специализированного подрядчика, который имеет необходимые технологии и квалификацию для того, чтобы быстро и с высоким качеством оцифровать архив и создать удобный ресурс для быстрого поиска и работы с информацией в электронном виде.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.

Фото предоставлено компанией ЭЛАР

Законодательные ограничения не позволяют отказаться от бумажной формы для некоторых категорий документов. Причем стоит разделить оперативное и архивное хранение. Если в текущей работе законом может быть разрешено перейти к использованию только электронных документов (договоры, бухгалтерия, кадры), то накопленные архивы до истечения установленных законом сроков хранения уничтожать нельзя. Также нельзя уничтожить документы Архивного фонда РФ, передающиеся на хранение в государственные архивы, документы временного свыше 10 лет и постоянного срока хранения. Если документы временного срока хранения (до 10 лет) по истечению срока хранения можно уничтожить (например, первичные учётные документы), то остальные подлежат обязательному архивному хранению (техническая документация, личные дела). В этом случае компания может автоматизировать процесс работы с такими документами за счет оцифровки бумажного архива и создания базы данных, что позволит организовать быстрый многопользовательский доступ к информации и документам в электронном виде и минимизировать трудоемкий поиск сведений в бумажных архивах. Наряду с этим, переход к цифровому архиву обеспечит сохранность первоисточников за счет исключения их из обращения и сократит затраты на хранение документов с помощью задействования более дешевых площадей, перевозки документов в единое хранилище для организации сравнительно недорого «холодного» хранения.

– Поделитесь опытом, как из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов?

– Все существующие цифровые сервисы основывались на бумажных архивах. В каких-то отраслях уже проведена большая работа по созданию государственных реестров, где-то еще многое предстоит.

Важно отметить, что для наполнения реестра существенна именно информационная часть документа – его записи, которые должны со 100 % точностью заносится в базу данных. Ошибки недопустимы. Любая ошибка или неверный формат написания (например, адреса или фамилии, кадастрового номера) влекут риски не найти нужную информацию, что может трансформироваться в невозможность предоставления требуемой информации или оказания услуги, перейти в длительные судебные разбирательства.

Стоит отметить, что ввиду огромных объемов такие работы, в основном, выполняются в рамках услуг, когда ведомство-держатель документов предоставляет доступ к своим архивам, а специализированный подрядчик проводит работу по формированию цифрового реестра.

ЭЛАР обладает специальными технологиями качественного извлечения и обработки данных, благодаря которым нам доверяют реализацию национальных проектов по наполнению государственных реестров. Мы проводили оцифровку и создание баз данных документов органов ЗАГС, Росреестра, БТИ. Являемся исполнителями проекта Память Народа – крупнейшего в мире ресурса, содержащего сведения об участниках Великой Отечественной войны.

Подобные проекты включают несколько обязательных этапов: экспертизу документов, сканирование с использованием различных видов сканирующего оборудования для сшитых и расшитых документов, извлечение записей и атрибутов, проверку качества данных, конвертацию и загрузку полученного информационного ресурса в требуемую информационную систему, либо еще и разработку подобной системы.

– А как обеспечить эффективную работу накопленных файловых архивов в рамках учетной системы? Можно ли осуществить привязку накопленных данных к учетной системе, например, бухгалтерии, как это поможет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности?

– В процессе деятельности крупных компаний выполняется большое количество хозяйственных операций, которые ведутся на основании первичных учетных документов. Такие операции регистрируются в учетной системе в качестве проводок. Документы после обработки направляются в архив. Множество компаний, даже после перехода на ЭДО, имеют накопленные архивы бумажных документов с неистекшим сроком хранения за прошлые периоды работы, либо файловый архив отсканированных копий бухгалтерских документов. Как правило, накопленные массивы документов никак не связаны с проводками в учетной системе. Наступают случаи, когда проводки необходимо подтверждать реальными документами. Это может случиться по запросу контролирующих органов в рамках налогового мониторинга, при проведении аудита или формировании отчетности для оценки инвестиционных проектов. В каждом случае потребуется большое количество трудозатрат, чтобы найти нужный документ в бумажном или файловом архиве и привязать его к соответствующей транзакции, например, в 1С. Не стоит забывать, что, если документ хранится на бумаге, его еще нужно будет отсканировать. При этом архив может храниться на удаленной площадке, что усложняет поиск и логистику документов. Возрастают риски потери документов и штрафных санкций от контролирующих органов за несвоевременное предоставление отчетности.

Для решения таких задач компании очень часто вынуждены выделять или даже нанимать дополнительный штат бухгалтеров, что достаточно дорого. При этом стоит учитывать человеческий фактор и высокие риски ошибок при обработке документов, а самое главное, несмотря на высокие затраты, подобные работы выполняются крайне медленно.

Альтернатива в качестве внедрения специализированного ПО не спасает ситуацию. Во-первых, бухгалтерский архив, помимо шаблонных документов, содержит большой пласт неунифицированных документов произвольной формы. Для них требуется настроить огромное количество шаблонов в системе распознавания или провести колоссальную работу по обучению искусственного интеллекта, что экономически нецелесообразно.

Во-вторых, в крупных компаниях может использоваться несколько конфигураций 1С или других учетных систем. Это могут быть, в том числе, сильно устаревшие версии систем. Не исключено дублирование данных, при этом в каждой 1С одни и те же справочники могут иметь разное написание и формат. В этой связи, при внедрении ПО придется создавать множество интеграционных решений, высок риск, что часть документов после сканирования и распознавания автоматически не привяжутся к проводкам в учетных системах. В этом случае нужно будет использовать человеческий труд.

В-третьих, в отличие от обработки текущих поступлений, работы с накопленным архивом являются разовыми или выполняются с определенной периодичностью, ПО будет задействовано нерегулярно, только в рамках пиковых нагрузок. Поэтому проект по внедрению такого ПО крайне нерентабелен.

Выходом является привлечение специализированного подрядчика с отработанной технологией выполнения подобных проектов. ЭЛАР оказывает услугу по связыванию бухгалтерских документов. Мы имеем специальную систему искусственного интеллекта, которая обучена на большом количестве проектов, так как наша компания является лидером на рынке оцифровки и более 30 лет оказывает подобные услуги. С течением времени мы накопили огромное количество датасетов, включающих почти все существующие виды документов. Это позволило нам довести точность автоматизированной обработки документов близко к 100 %, при этом в нашем распоряжении штат специально обученных операторов, которые при необходимости проверяют и корректируют результаты связывания. Такая услуга дешевле, чем использование ручного ввода или внедрения ПО. Она прозрачно бюджетируется в рамках разовой закупки или рамочного договора. Благодаря высокой степени автоматизации обрабатываются сложные массивы и большие объемы данных с высокой скоростью, что невозможно сделать вручную. Наконец, в рамках услуги связывание корректно производится для любых конфигураций 1С без ограничений. Работы выполняются на территории заказчика, что гарантирует защиту информации. Документы сохраняются в базе данных учетной системы. В качестве опции цифровой массив может быть передан в формате интегрированной с 1С системы электронного архива на защищенной платформе из реестра Минцифры «ЭЛАР Контекст».

Стоит отметить, в процессе оказания услуги можно извлекать дополнительные данные из бухгалтерских документов, что позволит обогащать учетные системы новыми востребованными сведениями, а также проводить сверку данных из 1С с оригинальными документами с последующим исправлением ошибок в базе данных учетной системы.

– Расскажите о решениях и проектах вашей компании, связанных с переводом в электронный вид больших объемов накопленных данных и их последующим использованием.

– Наша компания на рынке оцифровки с 1992 года. Наверное, на данный момент не осталось ведомств или предприятий, с которыми мы не работали. Помимо оцифровки, с годами проекты перевода данных в цифровой вид стали включать автоматизированную аналитику, внедрение специализированных платформенных решений для хранения и использования оцифрованных сведений. В этой связи, наша компания обеспечивает полный цикл работы с информацией – мы производим сканирующее оборудование (ЭларСкан и ПланСкан), системы долговременного хранения данных на оптических дисках (ЭЛАР НСМ), которые включены в реестр РЭП Минпромторга. Разрабатываем специализированное ПО для управления информацией, включая ECM-платформу «ЭЛАР Контекст», платформу для распознавания на основе ИИ «ЭЛАР Документопоток», систему управления архивным делом «АИС ЭЛАР-Архив», систему управления процессами сканирования «ЭЛАР СканИмидж». Все эти программные продукты включены в реестр российского ПО Минцифры. Дополнительно, выполняем заказную разработку ПО в рамках проектов цифровой трансформации.

– Какое еще применение накопленным данным может появиться в ближайшей перспективе? Какие преимущества получат компании, которые уже сегодня решат этот вопрос?

– С учетом курса на импортозамещение и наращивание объемов промышленного производства востребованными являются накопленные архивы технической документации, на основе которых производится реинкарнация или модернизации разработок. Ведомства из-за возрастающих хакерских угроз создают защищенные цифровые архивы значимых сведений и документов. Продолжается процесс цифровизации госуслуг, в рамках которой переход к реестровой модели данных напрямую связан с переводом в цифровой вид накопленных сведений. Не стоит забывать цифровую трансформацию государственных архивов и библиотек, которые создают электронные фонды пользования и повышают доступность архивной информации и культурного наследия для граждан.

Накопленные данные имеют огромное значение во всех сферах деятельности: отработка запросов по подтверждению стажа в архив предприятия, использование в производстве и обслуживании техники, учет объектов недвижимости, техническая инвентаризация, бухгалтерская отчетность и многое другое. Перевод накопленных архивов в цифровой вид позволяет повысить управляемость данных, защитить ценную информацию, обеспечить удобное использование документов и быстрый поиск необходимых сведений.

– Большое спасибо за беседу!