Дмитрий Лактионов (BSS): «Миграция из Confluence на новую систему – это возможность переосмыслить подход к управлению знаниями и эволюционировать»

 — Дмитрий, когда российский бизнес начал выбирать импортозамещающие решения?

 — Всплеск интереса к миграции, разумеется, пришелся на 2022 год, но после многие компании нашли лазейки, которые помогают использовать Confluence, и предпочли работать по таким схемам, нежели менять подход к работе. Сейчас мы наблюдаем очередную волну.

Руководитель продуктового направления компании BSS Дмитрий Лактионов
Фото: BSS

 — Кроме миграции, у бизнеса нет других альтернатив?

 — Confluence остается только в облаке, а для российских компаний хранение данных в зарубежных облачных сервисах законодательно ограничено или вовсе запрещено. Поэтому остается только искать замену.

 — Какое время вы считаете лучшим для старта миграции?

 — Начинать нужно уже сейчас, особенно если бизнес крупный. В 2028 году у тех, кто еще остается с Confluence, не будет возможности расширить лицензию и подключить новых пользователей. Уже только это затруднит привычные бизнес-процессы. Следующий шаг — полное прекращение работы on-prem формата, которое произойдет в 2029 году. Если к этому моменту мигрировать не удастся, придется столкнуться с рисками, которые характерны для работы с неподдерживаемым решением: безопасность, ошибки, отсутствие развития.

 — На что важно обращать внимание и как подойти к процессу миграции?

 — Я бы сфокусировался на двух аспектах. Первый — постараться абстрагироваться от привычных схем работы и не искать полную кальку Confluence. Второй — выбирать максимально гибкие, адаптивные решения, с потенциалом к развитию.

 — Не будет ли это усложнением относительно привычного подхода работы с Confluence?

 — Это может быть вызовом — так как придется выйти за рамки привычных подходов, но в результате принесет позитивный эффект.

Дело в том, что компании, которые хотят решение, которое полностью повторяет функционал Confluence, часто попадают в ловушку. Во-первых, ограничивают себя в выборе инструментов, хотя их задачи можно решить другим — более элегантным и простым — способом. Во-вторых, тратят много времени, сил и денег на адаптацию новых систем, стремясь повторить старый функционал, интерфейсы и технические особенности — а это не всегда нужно.

 — Какой подход будет оптимальным?

 — Искать не технически похожее решение, а систему, которая закроет текущие и будущие потребности компании в управлении информацией.

Важно проанализировать задачи, которые решает Confluence сейчас, собрать идеи для развития — то, что планировали делать в ближайшем будущем, и подумать о том, какие важные задачи Confluence не решает ввиду своих ограничений.

Возможно, Confluence стоит в ряду других систем по работе с информацией, которые использует бизнес, тогда можно задуматься об объединении и формировании единой платформы управления знаниями. Или решение не дает гибкости в оформлении материалов.

Другой вариант: у компании есть планы по применению генеративного искусственного интеллекта, а такие задачи как раз решают современные системы управления знаниями, которые и являются самой основной альтернативой Confluence.

 — Помимо бизнес-задач, на что ещё обращать внимание при выборе решения?

 — В подобных системах ключевым аспектом успеха является качество поиска, который, кстати, в Confluence не самый сильный. Важно обращать внимание на возможности поискового механизма: полнотекстовый поиск, обработку нетекстовых форматов файлов, поиск по синонимам, транслитерацию, гибкие фильтры.

Также важно обращать внимание на гибкость решения. С точки зрения структурирования информации: например, возможность сформировать как древовидную, привычную пользователям Confluence, систему, так и иерархическую. И гибкость интерфейса — возможность настроить систему для разных пользователей и бизнес-задач.

Далее — оформление документов, инструкций, карточек, чек-листов, схем, диаграмм, шаблонов и структурированных страниц. Чем шире набор инструментов, тем проще компании не только перенести накопленную информацию, но и выстроить с ней более удобную и современную работу.

И я бы еще добавил к этому списку потенциал работы с генеративным ИИ, использование которого в скором времени станет нормой. База знаний может стать идеальной основой для внедрения таких инициатив, поэтому важно обращать внимание на возможности работы с генИИ, представленные в новом решении, и планы вендора по развитию этого направления.

 — На чем нужно фокусироваться в процессе миграции?

 — Если бизнес крупный, много разных департаментов и пользователей и скоуп бизнес-задач внушительный, стоит подумать о запуске пилотного проекта, на котором можно будет лучше изучить новое решение, увидеть потенциальные узкие места и исправить ошибки до запуска в промышленную эксплуатацию.

Вне зависимости от того, будет пилот или нет, внедрять решение постепенно, собирая обратную связь от ограниченного круга пользователей. Это поможет вам заручиться их поддержкой и упростит адаптацию других сотрудников, которые смогут обращаться за помощью к этим экспертам.

Держать в фокусе — решения по управлению знаниями должны быть встроены в рабочий процесс, а не оставаться изолированными хранилищами данных. Отсюда следует необходимость продумать нужные интеграции, их глубину и сценарии.

И наконец, актуализировать знания при переносе в новую систему. Опыт показывает, что при миграции данных около 80 % информации оказывается ненужной. Об этом очень важно помнить, чтобы не захламлять новое решение.

 — Что вы порекомендуете компаниям, которым предстоит миграция из Confluence?

 — Самая главная рекомендация — посмотреть на переход на новую систему как на возможность переосмыслить подход к управлению знаниями и эволюционировать, опираясь на зрелое, функционально богатое решение.

 — Большое спасибо за беседу!