Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев: «Уже реализованные возможности позволяют эффективно использовать наши продукты в новых условиях»

 - Сергей, как вы считаете, каким образом необходимость работать удаленно, вызванная пандемией, отражается на рынке СЭД/ЕСМ, можно ли говорить в этом ключе об отечественной специфике?

 - Как и всегда, изменения можно рассматривать на разных временных интервалах. На интервале дней и недель после массового перехода на «удаленные выходные» - основные задачи ИТ-служб обеспечить непрерывность, в том числе работы с документами, минимизировать возможные сбои и нестыковки. Здесь, с точки зрения основных разработчиков CЭД/ECM, принципиальных проблем не возникает, более-менее функциональность веб-доступа реализована во всех решениях. Разумеется, все необходимое реализовано и в системе «ДЕЛО». Возникающие на этом этапе сложности – защита данных, экспресс-обучение пользователей, не работавших ранее с веб-интерфейсом, совместимость системы со средствами удаленного доступа к корпоративной сети. В случае СЭД «ДЕЛО» все эти процедуры давно и успешно отработаны. Также возможно возникновение потребности в дополнительных лицензиях и опциях системы. Чтобы упростить эту процедуры для клиентов, ЭОС объявил акцию «Антивирусное предложение», предоставляя бесплатные лицензии, обучающие материалы и экспресс-настройку специалистам при необходимости.

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Следующая временная шкала – условно, месяцы. Здесь уже возникают вопросы оптимизации процессов, подключения к сервисам электронного обмена и так далее.

И на более далекую перспективу – можно предположить, что постепенно станут более востребованными инструменты для совместной работы и коммуникации внутри СЭД/ECM - обсуждения, видеоконференции, совместные календари и тому подобное. Все эти возможности уже могут определенное время применяться в СЭД «ДЕЛО» с помощью решений наших технологических партнеров, но до недавнего времени не относились к числу наиболее востребованных.

В части практики применения электронной подписи, возможно, в условиях изоляции также могут произойти определенные изменения. Например, связанные с использованием, по сути, простой электронной подписи в сложившихся условиях и, возможно, дальнейшим использованием лучших практик по завершению режима изоляции. Подробнее об этом можно прочитать в блоге Натальи Храмцовской.

 - Как исторически развивались инструменты и решения, которые позволяют работать с документами удаленно, в линейке вашей компании? Для каких целей они в свое время появились, в каких проектах были воплощены?

 - Инструменты, которые сейчас используются для организации удаленной работы к нашим СЭД, в целом реализованы довольно давно и, во всяком случае, 10 лет назад уже активно использовались. Понятно, что за это время возможности веб-интерфейса, мобильных приложений и другая функциональность существенно эволюционировали. Территориально-распределенные организации - традиционный заказчик для СЭД/ЕСM. И то, что происходит сегодня - это, по сути, предельный вариант территориально-распределенной организации. Также за прошедшее время мы заметно расширили набор предлагаемых решений с помощью наших технологических партнеров. Например, решения для сканирования и обработки, организации безопасного доступа к корпоративным сетям, организации видеоконференцсвязи и так далее. Все это помогает нашим заказчикам переходить на новый режим работы без каких-либо технологических потрясений.

Наиболее заметные изменения, с исторической точки зрения, произошли с мобильными приложениями. В 2010 году iPad и мобильное приложение СЭД становилось практически обязательным атрибутом руководителя «высшего звена». И, соответственно, предпочтение «первого лица» по внешнему оформлению мобильного приложения могло стать чуть ли не определяющим фактором для выбора СЭД в крупной организации. С тех пор многое изменилось, мобильные приложения стали заметно более массовыми и «демократичными», а руководители разных уровней гораздо лучше погрузились в функциональность и технологические возможности систем документооборота.

 - Какие сейчас продукты и решения вы предлагаете в качестве лучших на период пандемии? Заметен ли рост спроса на них?

 - Что бы мы ни говорили про безбумажный документооборот и про то, что условия «самоизоляции» будут способствовать вынужденной цифровизации, значительная часть документов поступает в организации в бумажном виде. А значит, сотрудникам, ответственным за регистрацию документов, приходится по-прежнему присутствовать на своем рабочем месте – сканировать поступающие документы, заполнять в системе необходимые атрибуты и подвергаться при этом дополнительному риску. Как возможный вариант мы предложили максимально перенести обработку на удаленные рабочие места. И ряд наших заказчиков уже внедряет подобный механизм.

Схема оптимизированной – распределенной регистрации документов с вебинара «Технологии и инструменты для удаленной работы с документами» (прошел 16 апреля 2020 года)

В связи с подготовкой к самоизоляции ряд проектов по расширению контура СЭД выполнены c опережением графика, для обеспечения сотрудников удаленным доступом, активнее применяются средства электронной подписи, мобильные приложения EOSmobile. Быстрому расширению контура СЭД и внедрению новых опций способствует и наша акция «Антивирусное предложение», к которой постепенно присоединяются и наши технологические партнеры.

 - Ведутся ли в вашей компании какие-либо экстренные, возможно, внеплановые доработки функционала таких решений?

 - Все разработки ведутся в плановом режиме. Уже реализованные возможности позволяют эффективно использовать наши продукты в новых условиях. Есть ощущение, что в условиях цейтнота пользователям и ИТ-службам не хватает экспертизы, проверенных и работающих решений, лучших практик. И вот в этом смысле мы проводим большее количество вебинаров, личных консультаций, рассылаем обучающие материалы, делимся нашим опытом в рамках различных онлайн-мероприятий.

 - Ваш прогноз относительно роста популярности решений, позволяющих эффективно работать удаленно, после завершения вынужденной самоизоляции. Останутся ли СЭД/ЕСМ прежними?

 - В части цифровизации режим самоизоляции заставляет нас быстро делать все то, чтобы было в планах, но каждый раз откладывалось на будущее. Системы СЭД/ЕСM, в целом, останутся прежними, но появится больше общепринятых сценариев их использования, станет более распространенной культура взаимодействия через инструменты, в том числе CЭД/ЕСM. Более широкое распространение получат такие опциональные модули, как видеосвязь, применение электронной подписи, совместное календарное планирование, мобильные приложения. Будут более востребованы и интеграционные возможности для взаимодействия с другими системами и решениями. Также, на мой взгляд, в более выигрышной ситуации окажутся компании, тесно взаимодействующие с разработчиками смежных решений и способствующие надежному взаимодействию всего комплекса продуктов в экосистеме.

 - Большое спасибо за беседу!