ЭТрН после 1 сентября: как работать по новым правилам и что учесть перевозчикам

Что изменилось с 1 сентября и кого это касается

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные стали создаваться в электронном виде. Это правило действует для грузоперевозок, которые оформляются по договору перевозки или договору транспортной экспедиции (ТЭУ). Требования указаны в ФЗ №140, который дополнил закон «О транспортно-экспедиционной деятельности».

Электронная накладная нужна всем сторонам перевозки: грузовладельцам, перевозчикам, экспедиторам и грузополучателям. Теперь вместо бумажного документа компании работают с ЭТрН через оператора ЭДО. А сведения о перевозке отправляются в ГИС ЭПД.

Переход рынка на ЭТрН вызвал массу вопросов, поскольку это трудоемкий и долгий процесс, который затрагивает всю организацию перевозки: от оформления документов до взаимодействия с контрагентами. После 1 сентября вопросы не исчезли, напротив — сложности проявилась уже в реальной работе, при оформлении первых перевозок по новым правилам.

Чтобы работа с ЭТрН проходила без сбоев, все стороны — и грузоотправитель, и перевозчик, и грузополучатель — должны определить порядок оформления документов, подготовить сотрудников и внутренние системы логистики. Для этого участникам перевозки важно выстроить взаимодействие и договориться о порядке работы с электронными документами.

Насколько рынок действительно готов к переходу на электронные накладные

Чтобы оценить, насколько компании готовы к переходу на ЭТрН, в конце августа логистическая платформа «Атракс» провела исследование готовности рынка. В нем приняли участие 395 представителей отрасли, включая перевозчиков, грузовладельцев и экспедиторов.

Опрос показал, что 71,4 % участников уже начали работать с ЭТрН. Из них 49,6 % только тестировали электронные накладные, а 21,8 % использовали их на постоянной основе. Средняя оценка технической готовности компаний составила 3,64 балла из 5.

Результаты исследования, проведенного компанией «Атракс»
Источник: «Атракс»

Самой распространенной сложностью оказалась неготовность контрагентов к работе с электронными документами — на нее пришлось 32,4 % ответов.

Среди других барьеров цифровизации участники исследования выделили:

• техническую интеграцию и настройку ИТ-систем — 22 %;
• перестройку внутренних процессов и обучение сотрудников — 18 %;
• юридические и организационные вопросы — 14,9 %;
• затраты на внедрение и нехватку ресурсов — 4,8 %.

Результаты исследования, проведенного компанией «Атракс»
Источник: «Атракс»

Помимо этого, респонденты отметили, что рынку по-прежнему не хватает единых подходов к внедрению ЭТрН, понятных рекомендаций и готовности участников перевозки работать по единым правилам.

Использование ЭТрН начинается не с документов, а с процессов

Электронная накладная сопровождает перевозку от момента оформления документов до выгрузки товара. Настроить работу с ней внутри одной компании недостаточно — важно, чтобы все участники перевозки понимали свои роли и работали по единым правилам.

Поэтому начать стоит с работы с партнерами: определить роли участников и договориться о порядке оформления электронных документов. Разберем основные моменты, которые стоит учесть.

Кто создает ЭТрН

Порядок создания электронной ТН зависит от схемы перевозки.

При стандартной перевозке первый титул оформляет грузовладелец — он создает накладную и передает ее перевозчику.

При нестандартном сценарии роли участников меняются и зависят от схемы перевозки:

• если перевозку организует экспедитор от своего имени, он становится грузоотправителем в ЭТрН;
• если заказчик перевозки и лицо, осуществляющее погрузку, являются разными юрлицами, первый титул подписывает лицо, осуществляющее погрузку.

При самовывозе порядок оформления также зависит от вида договора:

• Перевозка может выполняться по договору транспортной экспедиции — в этом случае оформляется ЭТрН, а грузоотправителем становится экспедитор.
• Если покупатель привлекает перевозчика по договору перевозки, в отдельных случаях Приказ Минтранса России №262 допускает оформление бумажной транспортной накладной — например, если груз перевозится для личных или семейных нужд.

Нюансы оформления документов лучше определить заранее. Если участники перевозки по-разному понимают свои роли, при создании ЭТрН возможны ошибки. Тогда документ придется корректировать уже во время рейса.

Как распределяются роли между участниками перевозки

Как только электронная накладная создана, она передается следующему участнику. За каждым закреплен свой титул, который он должен заполнить и подписать.

Наглядно посмотреть, как работает ЭТрН в цепочке грузоперевозки, можно с помощью таблицы.

Кто оформляет и подписывает ЭТрН
Источник: «Атракс»

Важно! Перед началом рейса водитель должен получить данные о перевозке и подписать накладную, если это предусмотрено внутренним порядком заказчика. Поэтому заранее проверьте, что на точке маршрута нет проблем со связью и водитель сможет воспользоваться мобильным приложением.

Кто отвечает за ошибки в ЭТрН

Ошибки могут появиться на любом этапе оформления перевозки: при заполнении реквизитов, выборе подписанта или внесении сведений о грузе. Их можно исправить, но способ корректировки зависит от этапа оформления ЭТрН.

Если титул еще не подписан, исправить данные можно напрямую в документе. Если же титул подписан и информация уже передана в ГИС ЭПД, потребуется оформить исправительный титул. Его номер зависит от того, на каком титуле была обнаружена ошибка:

• для первого титула потребуется №5;
• для второго — №6;
• для третьего — №7;
• для четвертого — №8.

Каждый участник перевозки отвечает за корректность данных, которые он вносит в ЭТрН. Поэтому заранее обсудите, кто проверяет документ перед подписанием и кто будет вносить исправления при обнаружении ошибки.

Что проверить ИТ-службе

После того как порядок работы определен, оцените техническую готовность компании.

В первую очередь проверьте, поддерживают ли действующие информационные системы работу с ЭТрН. Если компания использует TMS, ERP или 1С, убедитесь, что они могут обмениваться данными с выбранным оператором ЭДО или готовы к необходимой интеграции.

На этом подготовка не заканчивается. На практике внедрить ЭТрН за один этап удается редко. Поэтому сначала стоит настроить минимальный функционал, необходимый для запуска, а затем автоматизировать остальные процессы.

Далее проверьте готовность контрагентов. Даже если собственные системы полностью настроены, перевозка может задержаться, поскольку партнеры еще не подключились к оператору ЭДО или используют решения, которые не протестированы. До запуска лучше провести несколько тестовых перевозок — желательно с лояльными партнерами — и убедиться, что обмен документами проходит без ошибок.

Отдельное внимание стоит уделить электронным подписям и компетенции сотрудников. Заранее проверьте, что у ответственных сотрудников оформлены квалифицированные электронные подписи, а при необходимости — машиночитаемые доверенности (МЧД). Без них сотрудник не сможет подписать ЭТрН, и оформление перевозки может затянуться.

Где компании сталкиваются с проблемами чаще всего

Пока маршрут, водитель и участники перевозки не меняются, оформление ЭТрН проходит без затруднений. Проблемы возникают, когда приходится вносить изменения уже во время рейса.

Разберем самые распространенные ситуации, которые вызывают вопросы.

Замена водителя при ЭТрН

Во время перевозки водителя могут заменить — при пересменке или в случае болезни.

Тогда новую ЭТрН оформлять не нужно. Достаточно внести изменения в действующий документ через Титул 8: указать сведения о новом водителе, причину замены и поставить подпись.

Все изменения о водителе оформляет и подписывает перевозчик.

Смена автомобиля при ЭТрН

На практике замена автомобиля случается регулярно: транспорт может выйти из строя или быть заменен по организационным причинам. Как и при замене водителя, перевозчик заполняет Титул 8, но вносит в него уже сведения о новом транспортном средстве.

Взаимодействие между разными операторами ЭДО при ЭТрН

Есть распространенное заблуждение, что для обмена документами все участники должны работать через одного оператора. На самом деле это не так. Благодаря роумингу обмен документами возможен между разными операторами.

Создателю транспортной накладной остается лишь заранее узнать ID перевозчика у его оператора ЭДО — без этой информации оформить документ не получится.

Доставка груза в нерабочее время

Трудности при оформлении ЭТрН могут возникнуть при доставке груза в ночное время, выходной или праздничный день. В этом случае грузополучатель не может сразу подтвердить прибытие груза. Подписание ЭТрН переносится на начало следующего рабочего дня или используется автоподписание накладной, если такую возможность поддерживает выбранный оператор ЭДО.

Отсутствие Интернета

Если Интернет отсутствует, ЭТрН за перевозчика может подписать руководитель или ответственный сотрудник, у которого оформлена МЧД.

Но если правила компании обязывают водителя дополнительно подписать документ, для входа в мобильное приложение ему потребуется Интернет. Чтобы избежать проблем, заранее проверьте качество связи на маршруте или откажитесь от дополнительной подписи водителя, оставив только КЭП перевозчика.

Подобные ситуации помогают оценить, может ли компания ориентироваться в нестандартных условиях перевозки и корректно использовать ЭТрН в своей работе.

Что стоит проверить после перехода на ЭТрН

После перехода на ЭТрН важно проверить, как новый порядок работает в реальных перевозках, и устранить сложности, которые возникают в процессе.

В первую очередь определите, как будет организована работа с электронными документами на каждом этапе перевозки. Сотрудники должны понимать, кто создает транспортную накладную, кто подписывает каждый титул, кто отвечает за проверку данных и как действовать в нестандартных ситуациях. Если в процессе возникают повторяющиеся вопросы, дополните внутренние инструкции и проведите обучение сотрудников.

После этого оцените техническую готовность компании. Убедитесь, что информационные системы поддерживают работу с ЭТрН, интеграция с оператором ЭДО настроена корректно, а у ответственных сотрудников оформлены электронные подписи и машиночитаемые доверенности (при необходимости).

Отдельно проверьте работу с контрагентами. Проведите несколько тестовых перевозок по разным сценариям и убедитесь, что документы корректно передаются между всеми участниками. Если возникают ошибки, лучше разобрать их вместе с партнерами и скорректировать порядок работы до того, как такой сценарий повторится в следующих рейсах.

Что будет, если не перейти на ЭТрН

Если для планируемой перевозки использование электронной ТН является обязательным по закону, отсутствие документа станет основанием для привлечения к административной ответственности.

До 1 марта 2027 года для участников рынка действует переходный период. Если у водителя оформлена бумажная накладная, при проверке документов лишь выдадут предупреждение или назначат штраф 500 рублей — согласно ст.12.3 КоАП РФ.

Однако отсутствие корректно оформленной ЭТрН может вызвать вопросы со стороны налоговых органов. В ходе проверки они вправе запросить документы, подтверждающие перевозку. Если ЭТрН отсутствует или оформлена с нарушениями, налоговая инспекция может запросить дополнительные пояснения и проверить, насколько обоснованно нарушитель учел расходы на перевозку и заявил вычет НДС.

При выявлении нарушений компании могут быть доначислены налоги и пени. Кроме того, ст. 122 НК РФ предусматривает штраф в размере 20 % от неуплаченной суммы, а если будет доказан умысел — 40 %.

Заключение

Переход на ЭТрН не ограничивается заменой бумажной накладной на электронный документ. Он затрагивает все этапы перевозки: от распределения ролей между участниками до работы информационных систем и взаимодействия с контрагентами.

Теперь главная задача компаний — выстроить процессы так, чтобы работа с ЭТрН не задерживала перевозки даже в нестандартных сценариях. Сама по себе ЭТрН упрощает обмен документами и делает перевозки более прозрачными, но только когда все участники понимают порядок работы, а сотрудники знают свои роли.

Поэтому уже сейчас стоит анализировать сложности, которые возникают в реальных перевозках, обучать сотрудников, проверять обмен документами с партнерами и постепенно дорабатывать внутренние процессы.

Автор: Дмитрий Мадлей, директор логистической площадки «Атракс»