Мобильное приложение «ЭОС Совещания»: для проведения дистанционных собраний и голосований

Предпосылки к созданию мобильной версии

Модуль «Управление совещаниями», разработанный в 2020 году, стал важным инструментом для автоматизации процессов подготовки и проведения совещаний. Он обеспечивает контроль за исполнением решений и поручений коллегиальных органов управления, охватывая все этапы этого процесса, включая голосование. Участники совещаний могут заверять свои голоса с помощью электронной подписи, что повышает уровень безопасности и прозрачности.

В условиях современной организации руководители и специалисты, принимающие оперативные решения, все чаще используют мобильные устройства для взаимодействия. Это позволяет не только быстро обмениваться информацией, но и проводить голосования по актуальным вопросам в режиме реального времени.

Настольные ПК постепенно уступают место ноутбукам и корпоративным планшетам, которые оптимизированы для повседневных задач менеджеров. Такой переход к мобильным решениям в управлении совещаниями способствует более гибкому и эффективному процессу принятия решений, позволяя участникам оставаться на связи и вовремя реагировать на изменения.

Таким образом, модуль «ЭОС Совещания» является ключевым элементом в экосистеме управления, обеспечивая высокую степень автоматизации и удобства в организации и проведении совещаний.

Типовой бизнес-процесс проведения совещания
Источник: презентация ЭОС

«Многие наши пользователи уже не представляют свою работу без мобильного приложения EOSmobile, которое активно развивается на четырех платформах: iOS, Android, Windows и «Аврора». В связи с этим возможность проведения дистанционных совещаний возникла давно. Пользователи часто бывают в командировках, работают из дома, уходят в отпуск или берут больничный. А в наше время решения нужно принимать быстро, поступающей информации достаточно много, а участников взаимодействия — ещё больше. Чтобы помочь нашим пользователям экономить время и чувствовать себя комфортно, мы разработали новое мобильное приложение для проведения совещаний. Оно может работать автономно, даже без интернета, а когда появится доступ в сеть, пользователь сможет синхронизироваться с основной системой», — рассказывает руководитель направления корпоративных мобильных приложений ГК «ЭОС» Артём Андреев.

Артём Андреев, руководитель направления корпоративных мобильных приложений ГК «ЭОС»,
на конференции «Осенний документооборот-2024»
Фото предоставлено компанией ЭОС

Мобильное приложение «ЭОС Совещания» было представлено осенью на ежегодной клиентской конференции ЭОС «Осенний документооборот-2024». С его помощью руководители высшего звена и другие участники всегда могут иметь под рукой все необходимые материалы.

Теперь они могут проводить онлайн-совещания в любое время и в любом месте. Приложение позволяет знакомиться с мнениями других участников, участвовать в голосовании по вопросам, а также узнавать результаты голосований и итоги совещаний. Кроме того, можно просматривать связанные документы и работать с ними в EOSmobile.

Это приложение не только делает работу сотрудников более комфортной, но и повышает её эффективность. Оно помогает увеличить результативность совещаний, ускорить процесс принятия решений и привлечь больше заинтересованных лиц к обсуждению.

Подготовка и планирование совещаний в приложении

Перечень совещаний в приложении имеет два формата представления: оперативный и стратегический. Первый – отображение очереди из текущих и предстоящих совещаний на рабочем столе, с указанием их даты, статуса (обязательное, решающее, совещательное, без права голоса), состояния (активное, отменено, проект, просрочено, завершено), степени важности и других статусов и состояний.

Список совещаний в приложении «ЭОС Совещания»
Источник: презентация ЭОС

В случае отмены очной встречи для пользователя особенно важно заранее узнать об этом, чтобы впустую не тратить время на дорогу. Приложение содержит информацию о всех запланированных на ближайшее время онлайн- и офлайн-совещания. Оно не только наглядно показывает состояние отмененного совещания, но и отправляет Push-уведомления об изменениях всем участникам. В случае онлайн-встречи в описание добавляется ссылка на корпоративный или публичный ВКС-сервис, где она будет проходить. Во время совещания участники могут обмениваться материалами и мнениями, а также голосовать.

Для стратегической работы — календарь совещаний в приложении помогает организовать долгосрочное планирование встреч, учитывая, как ежеквартальные, так и ежегодные собрания. Пользователи могут легко отслеживать и координировать как уже запланированные встречи, так и новые события, что значительно повышает эффективность управления совещаниями.
 

Проведение совещания и подведение итогов

Во время совещания приложение отображает все загруженные участниками материалы, включая документы, отчеты и повестку дня. Участники могут заранее ознакомиться с обсуждаемыми вопросами, просмотреть все необходимые материалы и активно участвовать в голосовании.

Проведение встречи в «ЭОС Совещания»: знакомство с материалами и мнениями
Источник: презентация ЭОС

На правой панели размещены три вкладки: «Описание» – суть конкретного обсуждаемого вопроса и ссылки на материалы по нему, «Мнения» – комментарии участников и голоса участников, «Решение». Кнопка «Проголосовать» расположена в нижней части этого модуля.

Операция голосования – это одно простое действие: выбор между пунктами «за», «против», «воздержался», «не голосует». При необходимости (если этого требует регламент) свой голос можно подтвердить посредством ЭП.

«Хотел бы обратить внимание, что мы уже достаточно давно предоставляем возможность передавать электронную подпись на устройство пользователя через серверную часть нашего решения в контейнере, защищенном паролем. Это максимально комфортно: не нужно куда-то идти, ждать, когда администратор загрузит на твой планшет ЭП. Весь этот процесс происходит оперативно и не требует участия самого пользователя. Контейнер автоматически распаковывается, после чего в интерфейсе приложения можно проголосовать с использованием «ЭП»», – объясняет Артём Андреев.

По мере голосования мнения участников группируются, что делает ознакомление с принятием решений более удобным: видно, кто проголосовал за или против, как обосновал свое мнение.

Участие в голосовании в «ЭОС Совещания»
Источник: презентация ЭОС

Итоги

Мобильное приложение «ЭОС Совещания» является важным инструментом для управления совещаниями в рамках экосистемы СЭД «Дело». Оно позволяет значительно повысить эффективность корпоративных совещаний и обеспечивает возможность дистанционного участия, независимо от местоположения участников.

«Процесс проведения совещаний, как в мобильном приложении, так и в нашей веб-версии, будет активно развиваться. Мы постоянно совершенствуем востребованные функции наших продуктов, делая их более удобными для пользователей», – резюмирует Артём Андреев.