Нагляднее и ярче. Плагин для визуализации аналитики в СЭД «ДЕЛО»

В системе документооборота фиксируются практически все значимые для организации события. А значит, в недрах СЭД спрятано много интересных фактов о реальной работе организации, понимание которых позволит оптимизировать процессы и повысить эффективность. Какие возможности в этом ключе есть в СЭД «ДЕЛО»? Об этом на прошедшем 26 марта вебинаре «Наглядное представление данных и сквозная аналитика в СЭД» рассказал руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев. На вебинаре были затронуты такие вопросы, как возможности построения и наглядной визуализации сводных отчетов в СЭД «ДЕЛО», переход от общей картины аналитики к конкретным документам и задачам, выбор подходящего уровня детализации, импорт данных во внешние системы аналитики. Также были приведены примеры наглядной визуализации процессов и многомерной аналитики на основе данных из СЭД «ДЕЛО».

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Открывая вебинар, спикер отметил: в связи с изоляцией, связанной с пандемией, в значительной степени возросла нагрузка на ИТ-инфраструктуру компаний. В ситуации высокой неопределенности становится особенно важным оперативно получать аналитические данные, которым можно доверять и на которые можно опираться при принятии управленческих решений. Однако, когда данные не подтверждены документами, красивая аналитика становится для важных задач не более подходящей, чем картинки на детском планшете.

Без документального подтверждения данных аналитика не несет ценности

Откуда брать документы в качестве основы для аналитики? Один из проверенных источников – системы электронного документооборота. Сейчас все больше информации хранится в СЭД или связано с СЭД. Чтобы помочь быстро и наглядно использовать этот массив, данные из СЭД «ДЕЛО» можно представить в виде ярких диаграмм и графиков. Для этой цели служит новый плагин «Аналитические диаграммы».

Плагин «Аналитические диаграммы» в СЭД «ДЕЛО»

По наблюдениям ЭОС, пользователей СЭД «ДЕЛО» для построения аналитических отчетов чаще всего интересует информация о ходе исполнения поручений. С помощью соответствующего модуля можно легко создать виртуальную «доску почета» или, наоборот, перечень отстающих исполнителей, получить сводку по исполнительской дисциплине за определенный отрезок времени, наглядно увидеть, как идут дела с подготовкой документов и согласованием, кто из сотрудников готовит больше всего документов, а кто – больше всего версий документов. Интерес также представляют сведения по документообороту, связанные с ведением переписки.

Статистика по пользователям

Сергей Полтев продемонстрировал, каким образом происходит работа с аналитическими возможностями СЭД «ДЕЛО». Нажав кнопку «Аналитика», пользователь обращается к модулю аналитических отчетов и видит большой набор диаграмм - «по типам документов», «по видам носителей», «по типам подразделений», «по исполнению контрольных документов», «по повторности обращений», «по грифу доступа», «по группам документов», исходя из справочника, «адресатам», «видам исходящих» и так далее. На свое усмотрение пользователь может выбрать только необходимые ему диаграммы, поменять порядок диаграмм. Каждую диаграмму можно раскрыть на полный экран, в каждой из них есть возможности кастомизации.

Далее пользователь может начать построение аналитики по документам и поручениям в целом, либо на основе выборки по поисковым запросам («договоры свыше определенной суммы», «переписка с вышестоящим руководством» и так далее).

В части проектов документов аналитика чаще всего применяется для получения наглядной картины нарушения сроков согласования проектов, позволяет посмотреть авторов проектов документов, получить статистику по числу сделанных ими проектов и версий проектов. При необходимости можно составлять аналитику не по всем сотрудникам, а выборочно.

Еще один набор дашбордов аналитического модуля связан с поручениями и отображает сроки фактического количества исполненных поручений, распределение поручений по авторам или по срокам исполнения, отдельно можно смотреть аналитику по контрольным и неконтрольным документам.

Анализ данных по исполнению поручений

Что же делать, если во всем перечне предложенных диаграмм нет той, которую надо построить пользователю? Один из вариантов – как уже говорилось выше, сделать поиск по любому набору атрибутов, создать поисковый запрос по определенному виду документов. Результаты поискового запроса можно выгрузить и обработать привычными способами в офисном пакете («Мой Офис» или MS Office). Если получить данным путем необходимую диаграмму не удается, можно обратиться в компанию ЭОС за помощью в настройке аналитического плагина. Третий механизм заключается в интеграции СЭД «ДЕЛО» с внешним инструментарием. Например, на вебинаре было рассказано о возможностях обмена данными с инструментами Visiology и платформой Loginom.

В завершение встречи Сергей Полтев рассказал, что плагин «Аналитические диаграммы» в СЭД «ДЕЛО» продолжает совершенствоваться и попросил присылать любые пожелания по новым функциональным возможностям модуля.