Долговременные архивы – новый тренд рынка СЭД

Как сохранить накопленное

В большинстве средних и крупных компаний, использующих систему электронного документооборота, за годы работы накоплены терабайты информации, которая нуждается в долгосрочном системном хранении. К этому типу относятся многие бухгалтерские документы, проектная документация и все, что относится к договорным обязательствам.

Организации предпочитают электронные документы, подписанные ЭЦП, традиционным: это позволяет выполнять требования фискальных органов и делопроизводителей, которые чаще всего принимают документы только в данном формате (в виде zip-архива, который содержит оригинальный документ, его скан-копию в виде pdf, метаинформацию и электронную подпись), упрощает общение с контрагентами за счет создания систем межкорпоративного документооборота, позволяет экономить площади и расходные материалы. Поэтому все чаще предприятия задумываются о создании долгосрочного архива, в котором информация будет храниться систематизировано от десяти лет и более.

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM группы компаний Softline Полина Дуйкова

На хранение в архив сейчас поступают документы на разных типах носителей: бумажные документы и их скан-копии и электронные документы, заверенные юридически значимой электронной подписью. Последний тип документов хранит в себе одновременно и содержание, и легитимность электронной подписи.

Законодательство формируется

Законодательно подкрепленной нормативной базы в части создания электронных архивов на данный момент не существует. Этот вопрос поднимался в частности в прошлом году на профильном форуме «ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ», который был посвящён проблемам хранения документов как на бумажных, так и электронных носителях. В ходе форума обсуждалась необходимость разработки законодательной базы, в том числе для установления унифицированных требований к квалифицированной электронной подписи и ее визуализации в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра, определения процедур хранения электронных документов. Участники рынка ожидают, что изменения произойдут к концу 2018 года.

Участники рынка СЭД пока находятся в ожидании законодательной базы для создания архивов электронных документов

В данный момент единственный нормативный акт, на который могут опираться предприятия при создании архивов электронных документов – рекомендации Росархива по ведению долгосрочных архивов, они же используются для документов на бумажных носителях.

В процессе создания архива решается несколько задач: подготовка документов к хранению, управление архивным фондом, подготовка и передача документов на постоянное хранение (некоторые из них должны храниться всю жизнь, они передаются в Госархив), а также выбытие тех документов, срок хранения которых истек. Нормативной базы федерального уровня, предписывающих порядок организации долгосрочного хранения, на данный момент не существует, но фактически при возникновении споров регуляторы и суды требуют предоставлять документы из архива в виде запечатанного zip-архива, в котором хранится сам документ и электронная подпись.

Создаем долговременный управляемый архив

Что необходимо сделать компании для того, чтобы создать долговременный управляемый архив электронных документов? Прежде всего, разработать внутреннюю нормативную базу – комплект документов и актов – и следить за ее своевременным обновлением, в соответствии с изменением требований регулирующих органов, а также развитием новых технологий в области хранения электронных документов. Для выполнения последней задачи следует выделить отдельного сотрудника, не делая это дополнительной нагрузкой для архивариуса. Важно также обучить персонал работе с электронными документами и их подготовке к передаче в архив.

Далее нужно выбрать решение, которое позволит реализовать проект по созданию долгосрочного архива. Он состоит из трех частей. Прежде всего, инфраструктурная часть – нужно определиться с выбором серверного оборудования, в том числе, сервером для работы с самим архивом, скан-оборудования, физической СХД. Далее подбираются подходящие под требования заказчика базы данных и программное обеспечение. Например, если мы выстраиваем электронные архивы на базе системы DIRECTUM, то нам подойдет Microsoft SQL или Windows-сервер. И наконец, выбор программного продукта производится, исходя из числа сотрудников, которым будет необходимо работать с архивом.

Внутри системы выстраивается классификатор в виде папок, в которые будут помещаться электронные образы либо zip-контейнеры. Учет документов организовывается с помощью журналов регистрации номенклатуры дел, так, чтобы была возможность использовать электронную квалифицированную подпись. Важно обеспечить доступ сотрудников к документам с раздачей прав доступа – они могут быть постоянными или временными. Необходимо обеспечить возможность быстрого поиска документов по любым заданным параметрам, в том числе, полнотекстового поиска. Документы должны легко выдаваться, например, по запросу фискальной организации или контрагента.

Экспертиза имеет значение!

По моим прогнозам, рост интереса к созданию долгосрочных архивов в крупных компаниях в течение ближайших нескольких лет будет только расти, так как информации накоплено много, но в большинстве случаев она не систематизирована и начинает затруднять оперативную работу систем документооборота. Перед началом реализации подобного проекта очень важно найти компанию, специалисты которой обладают достаточной экспертизой на рынке СЭД и могут помочь вам выбрать решения, подходящие к потребностям вашей организации.

Автор: Полина Дуйкова