Что нужно знать об автоматизации документооборота?

01.01.2010 |

Это процесс, предполагающий переход от ручной обработки документов к их автоматическому управлению и дальнейшей компоновке в системе. Подобный подход позволяет ускорить и упростить работу с документами, снизить вероятность ошибок и повысить эффективность деятельности организации. Однако автоматизация документооборота имеет свои особенности, которые нужно учитывать при внедрении и использовании соответствующих систем.

По этой причине Первая форма является выбором большинства, кому необходимы услуги ИТ-аусорсинга и сопровождения. Среди специфических особенностей нужно отметить:

необходимость хорошо подготовить и структурировать бумаги. Автоматизированная система требует определенного формата и структуры для корректной обработки и хранения документов. Поэтому перед внедрением названной программы следует провести анализ и оптимизацию имеющихся документов, чтобы привести их к единому стандарту;
безопасность хранения и передача информации. Важно, чтобы автоматизированная система обладала опциями защиты данных, а также обеспечивала контроль доступа к нужным делам. Такой подход позволит предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации и сохранить целостность пакета;
обучение персонала и внедрение новых рабочих процессов. Введение инноваций требует от сотрудников адаптации к новым форматам ведения деятельности, а также обучения базовым принципам работы с системой автоматизации документооборта. Часто процесс требует времени и усилий для успешной интеграции системы в деятельность организации;
внедрение соответствующих программных решений. По этой причине компания должна быть готова к инвестициям в покупку и обновление программного обеспечения, а также к обучению персонала тому, как использовать эти системы.

О целесообразности внедрения платформы Первая форма:

Упорядоченные бизнес-процессы - система направлена на оптимизацию процессов компании, а также сокращение издержек.
Хорошая управляемость - руководители получают инструмент для принятия грамотных решений.
Качественные рабочие процессы - у инженеров есть возможность получить готовые шаблоны для выполнения рутинных операций.
Обучение и поддержка: специалисты обучают персонал, оставляют поддержку системы на них, обеспечивая тем самым стабильную работу и развитие внутренних компетенций.