ЭДО на Байкале. Региональный опыт внедрения СЭД показали клиенты ЭОС в Иркутске

СЭД «ДЕЛО», МФЦ, электронные архивы и искусственный интеллект

Версия СЭД «ДЕЛО» 23.7, появление которой ожидается в ближайшее время, окончательно лишится поддержки «толстого» клиента в пользу веб-версии и будет иметь полностью многозвенную архитектуру. При этом вся функциональность клиент-серверного приложения будет сохранена, а также добавится новая. Другими ключевыми особенностями «ДЕЛО» 23.7 станут возможность неограниченного горизонтального масштабирования, обновленный подход к хранению и использованию данных системы, применение более продвинутых технологий индексации контента и поиска, наличие конструктора печатных форм (для создания печатных форм без необходимости программирования) и более широкое использование элементов среды разработки «ЭОС Платформа». Об этом на конференции рассказал генеральный директор ГК «ЭОС» Андрей Козлов.

Андрей Козлов, генеральный директор ГК «ЭОС»

Так, использование поисковой системы Elasticsearch в составе СЭД обеспечит пользователям наиболее эффективный полнотекстовый поиск по неограниченному объему документов: в том числе, поиск по синонимам, учет морфологии, автоматическое исправление грамматических ошибок ввода, поиск по номеру РК/РКПД, автокоррекцию букв «Ё/Е», «И/Й» и т. д.

«ЭОС Платформа» – это собственная среда разработки прикладных приложений ЭОС, на базе которой реализуются общие для всех продуктов вендора программные модули. В частности, в СЭД «ДЕЛО» реализованы такие платформенные компоненты, как новые справочники, интерфейс поиска документов, новый режим работы с РКПД, новый современный API, монитор управления фоновыми задачами и многое другое.

«При разработке и проектировании «ЭОС Платформы» мы применяем самые современные технологии, которые есть на текущий момент на рынке. Что касается в целом системы «ДЕЛО», – возможность использовать балансировщик нагрузки и многие другие функции, которые мы в ней дорабатываем, предназначены преимущественно для крупных инсталляций. Как показывает наша практика, количество таких инсталляций постоянно растет. Отличный пример – Иркутская область, где всё начиналось с нескольких сотен рабочих мест, а сейчас в СЭД уже много тысяч пользователей. Мы предоставляем заказчикам условия для комфортной работы в системе, а также для минимизации стоимости владения аппаратной частью ИТ-инфраструктуры», – рассказал Андрей Козлов.

Система «Архивное дело» – первый продукт ЭОС, полностью построенный на «ЭОС Платформе». Вариант надежного хранения электронных документов с помощью этого решения продемонстрировала бизнес-аналитик компании «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая. Она обратила внимание слушателей на то, что электронные документы, по сравнению с оцифрованными бумажными, несут новые вызовы, связанные с их ключевыми атрибутами: аутентичностью достоверностью целостностью и воспроизводимостью. Например, при изменении технической среды (программы для просмотра, операционной системы) электронный документ может перестать воспроизводиться. На помощь приходят конвертация в формат PDF и другие способы.

Таким образом, при создании архива организации в случае электронных документов нужно решить не только традиционные задачи (комплектование, хранение, учет и использование), но и ряд специфических: проверку наличия технического состояния, миграцию, конвертацию и обеспечение юридической значимости.

Система «Архивное дело» создает доверенную среду для работы с электронными документами: является учетной системой для бумажных и электронных документов, системой хранения и использования файлов, позволяет работать с подлинниками электронных документов.

«Электронные документы у нас есть и будут, поэтому электронные архивы организовывать надо. Основная цель, которую мы ставим перед собой, создавая инструменты для работы с электронными документами в «Архивном деле», – это сохранение целостности и неизменности хранимых материалов. Наша система предоставляет все необходимые инструменты для архивной работы, соответствует нормативным требованиям, российским и международным подходам к построению архивных систем. Она позволяет работать с электронными документами в части их хранения и использования, предлагает мощные поисковые механизмы. Если организация работает не только с электронными, но и с бумажными документами, система поможет их оцифровать. Также она может быть интегрирована с внешними системами», – резюмировала Анастасия Меницкая.

Андрей Король, руководитель направления по развитию СМЭВ и госуслуг ГК «ЭОС»

Руководитель направления по развитию СМЭВ и госуслуг ГК «ЭОС» Андрей Король сделал обзор функций продуктов ЭОС, предназначенных для автоматизации госуслуг.

Так, на базе СЭД «ДЕЛО» можно реализовать межведомственное электронное взаимодействие, оплату пошлин по платным услугам, приглашение на прием передачу доступных слотов на ЕПГУ, передачу информации о ходе рассмотрения заявлений, рассылку юридически значимых уведомлений пользователям ЕПГУ и другие сценарии.

На базе АИС МФЦ «ДЕЛО» органам власти доступны такие функции, как организация единого цифрового пространства региона, контроль показателей эффективности филиальной сети МФЦ, организация методического портала обучения сотрудников, организация работы сектора пользовательского сопровождения и другие. Также АИС МФЦ «ДЕЛО» предоставляет уникальный конструктор услуг и широкие интеграционные возможности с помощью API и библиотеки адаптеров по видам сведений СМЭВ.

«Мы уделяем большое внимание средствам организации обучения сотрудников. МФЦ – это достаточно крупные организации, нередко в них наблюдается сильная текучка линейных кадров. Для обучения новых специалистов в составе нашего продукта есть программа, которая позволяет без наличия каких-либо навыков программирования создавать различные типы тестирования, контролировать прохождение этих тестов, настраивать уровень проходных баллов и т. д.», – пояснил Андрей Король.

Технологии искусственного интеллекта позволяют автоматизировать такие процессы ЭДО, как маршрутизация и категоризация документов, заполнение шаблонов. Андрей Козлов познакомил участников конференции с одним из таких сценариев: в Ростовской области был реализован пилотный проект по внедрению технологий искусственного интеллекта для автоматизированного раcпределения в СЭД «ДЕЛО» электронных обращений граждан по рубрикам.

Специалисты ЭОС, используя типовой общероссийский классификатор обращений, сформировали 25 рубрик, связанных с тематикой ЖКХ, и провели обучение нейронной сети распознаванию этих рубрик на основе реальных обращений граждан. Эксперимент показал, что модель правильно определяет рубрику у 77% обращений и таким образом позволяет до 90% ускорить этот процесс по сравнению с «ручным» распределением.

«Мы ставили перед собой задачу создать некий тиражный продукт по теме жилищно-коммунального хозяйства, и мы его создали. Семантическая нейронная сеть настроена по рубрикам единого для всех общероссийского классификатора. Все вещи, связанные с настройкой работы модели, вынесены в интерфейс системы, то есть работающим с ней специалистам не нужны навыки программирования. Это означает, что наше решение, апробированное в Ростовской области, можно тиражировать на другие регионы. Первичное обучение нейронной сети составило у нас около четырех месяцев, а тиражировать решение можно будет гораздо быстрее», – отметил Андрей Козлов.

Развитие СЭД в Иркутской области

Стоит отметить, что конференция «Зимний документооборот» была организована компанией ЭОС в тесном сотрудничестве с Министерством цифрового развития и связи Иркутской области, Министерством по молодежной политике Иркутской области и информационным агентством «Референт». Поддержка местных органов власти наряду с актуальностью программы стала одним из позитивных факторов, благодаря которым интерес к мероприятию со стороны регионов оказался столь внушительным.

Игорь Рыморенко, министр цифрового развития и связи Иркутской области

Министр цифрового развития и связи Иркутской области Игорь Рыморенко в приветственном слове подтвердил, что внедрение юридически значимого электронного документооборота является одним из важнейших процессов трансформации системы госуправления при реализации национальной программы «Цифровая экономика». «Решением задач цифровизации в госсекторе мы занимаемся уже давно: в ноябре 2016 года у нас появились первые рабочие места делопроизводителей на базе СЭД «ДЕЛО». В настоящее время система электронного документооборота – это инструмент, который обеспечивает оперативное взаимодействие государства и граждан, позволяет очень быстро реагировать на обращения. Мы стараемся внедрять современные технологии и отдельные модули, которые способствуют более эффективной эксплуатации систем электронного документооборота», – заявил он.

Денис Чарчиди, директор ОГАУ «Информационно-технический центр Иркутской области»

Более подробно об опыте использования современных решений ЭДО в регионе рассказал директор ОГАУ «Информационно-технический центр Иркутской области» Денис Чарчиди. По его словам, на полный цикл прохождения электронных документов в СЭД учреждения Иркутской области перешли к 2021 году. Этому во многом способствовала позиция губернатора области, который на высшем уровне инициировал подписание всех документов только в электронном виде. Сегодня в системе работают более 6700 пользователей: это все 17 структурных подразделений аппарата губернатора, 34 исполнительные органа власти, 42 муниципалитета и более 540 подведомственных учреждений. Используется механизм взаимодействия по МЭДО 2.7.1. Более 40 руководителей активно применяют мобильную версию системы – EOSmobile.

К планам по развитию системы в области относятся дальнейшее подключение к ЭДО и обучение сотрудников муцниципальных образований и подведов, аттестация СЭД «ДЕЛО» для работы с документами ДСП, согласование нормативно-правовых актов в СЭД с публикацией в справочно-правовой системе, тестирование работы СЭД на российских операционных системах. «В рамках импортозамещения Правительством Иркутской области было принято решение проводить единый курс цифровизации госорганизаций и большинства подведомственных учреждений. Приобретены и протестированы «Р7-Офис» и ALT Linux. Решение ЭОС позволяет полноценно работать с отечественными продуктами», – сказал спикер.

Елена Газатдинова, заместитель начальника управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области

Заместитель начальника управления (канцелярии) Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области Елена Газатдинова посвятила свое выступление технологии контроля исполнения, реализованной в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области с использованием СЭД «ДЕЛО». Она отметила, что при внедрении системы и выстраивании процессов ЭДО были учтены особенности существовавшей на момент внедрения процедуры контроля работы с бумажными документами.

Лучшие практики внедрения СЭД и ее компонентов в регионах

Директор Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг Орловской области Павел Калугин поделился результатами проекта по автоматизации региональной системы МФЦ на базе отечественных программных продуктов. С 2021 года в регионе функционирует АИС «МФЦ ДЕЛО», в которой работают все 27 местных отделов МФЦ (307 окон обслуживания), оказывая 349 государственных и муниципальных услуг.

Павел Калугин, директор Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг Орловской области

Также МФЦ Орловской области используют такие функции СЭД «ДЕЛО», как автоматизация управления документами, контроль исполнительской дисциплины, хранение и обработка документов, управление процессами, оперативный и долговременный архивы документов,

«За 2023 год количество оказанных нашими отделениями услуг достигло полумиллиона, что на 16% больше по сравнению с 2022 годом. Чтобы обеспечивать такую интенсивную работу, нам необходимо использовать современные информационные системы, в том числе с учетом политики импортозамещения. Решение ЭОС работает стабильно, в рамках техподдержки мы быстро решаем многие вопросы, в том числе оперативные. Информационная система соответствует принципам бережливого производства, что снижает количество избыточных действий специалистов МФЦ по приему и выдаче документов», – уточнил спикер.

Мария Федорова, заместитель начальника управления по развитию и сопровождению информационных систем «Центра информационных технологий Рязанской области»

Заместитель начальника управления по развитию и сопровождению информационных систем «Центра информационных технологий Рязанской области» Мария Федорова продолжила разговор о миграции государственных информационных систем на отечественное ПО и остановилась подробнее на инструментах МЭДО и СМЭВ. В регионе внедрена межведомственная система электронного документооборота делопроизводства (МСЭДД) на базе СЭД «ДЕЛО», в которой сегодня работает около 6800 пользователей из более, чем 620 организаций. В 2023 году в нее вошли СМЭВ и «Модуль взаимодействия с МЭДО. Расширенный».

Планы органов власти Рязанской области по развитию МСЭДД включают в себя переход на 100% импортозамещение, развитие функционала СМЭВ, интеграцию МСЭДД с ГИС ГМП, доработку МСЭДД для передачи статусов на ЕПГУ, расширение перечня услуг, переведенных в электронный вид с помощью визуального конструктора услуг (ВКУ), интеграция с ГИС ТОР КНД.

«Систему электронного документооборота можно считать одной из наиболее значимых разработок региона для организации электронного взаимодействия между органами власти», – резюмировала Мария Федорова.

Заведующий сектором электронного документооборота Минцифры Ростовской области Виталий Семиков поделился опытом внедрения в своем регионе Платформы обратной связи и работы с МЭДО. Электронный документооборот на базе СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области развивается с 2006 года. Сегодня система охватывает более 20800 пользователей из 4700 организаций, отнесена к объектам КИИ, аттестована в соответствии с требованиями безопасности. Все исполнительные органы власти и муниципальные образования подключены к МЭДО 2.7.1. В связи с ростом документов, поступающих в обработку от заявителей, приобретен модуль интеграции с ПОС.

«У нас используется технология единого документа. То есть если документ, например, издан Министерством цифрового развития и направляется органу местного самоуправления, то с этим же номером он рассматривается и у них, перерегистрации не производится. Именно поэтому количество исходящих документов у нас в прошлом году было более 2,8 млн и при этом входящих документов – только 550 тысяч», – рассказал спикер.

Анатолий Головченко, начальник управления информатизации Департамента информатизации и связи Краснодарского края

Начальник управления информатизации Департамента информатизации и связи Краснодарского края Анатолий Головченко раскрыл специфику применения в регионе Единой межведомственной системы электронного документооборота (ЕМСЭД). Она была внедрена в 2018 году и на сегодняшний день насчитывает почти 16 тысяч пользователей, охватывая все муниципальные образования и 92% подведомственных учреждений.

Одной из особенностей ЕМСЭД Краснодарского края являются интеграции с различными ГИС – такими, как геоинформационная система, система «Лицензирование», Ситуационный центр Губернатора.

Франческа Астежева, заместитель руководителя Администрации Главы и Правительства КЧР, начальник Управления документационного обеспечения

Заместитель руководителя Администрации Главы и Правительства КЧР, начальник Управления документационного обеспечения Франческа Астежева посвятила выступление развитию документооборота в Карачаево-Черкесской Республике. Регион ведет электронный документооборот в СЭД «ДЕЛО» с 2012 года.

Сегодня к региональной СЭД подключены практически все районы и все органы исполнительной власти КЧР. Активно используются модуль «Аналитические диаграммы» (позволяет своевременно отслеживать проблемные места в работе) и модуль интеграции с ПОС. Развернута подсистема «Диспетчер СМЭВ» с опцией «Госуслуги и СМЭВ». В планах – подключение подведомственных учреждений ОИВ и администраций сельских поселений.