Хранение информации в КЭДО: что значит электронный архив?

10.05.2023 |

Архивирование - значимая составляющая работы с электронной документацией. Для этого используются специальные электронные архивы.

Все больше компаний и предприятий предпочитают использовать кадровый электронный документооборот. Это даёт возможность оперативно и без проблем работать с различной документацией, оптимизировать бюджеты, а также наладить работу КДП. Архивирование - значимая составляющая работы с электронной документацией. Для этого используются специальные электронные архивы. В нашей статье обсудим, что это такое, какие виды архивов существуют и в чем кроются плюсы электронных архивов в сопоставлении с бумажными вариантами.

Что собой представляет электронный архив?

Цифровой архив представляет собой спецсистему хранения документов в электронном формате. Такие виды архивов появились вместе с ростом распространенности ЭДО и КЭДО. Спецсистемы онлайн-документооборота предоставляют возможность организовать хранение внушительных объёмов данных в цифровых архивах. Это доступный вариант, который заметно экономит предприятиям стоимость бумаги, профоборудования и места для хранения бумаг и документальных материалов.

Виды цифровых архивов

Официально утверждённого типа цифрового архива нет, поэтому предприятия пользуются удобными для них версиями. Технически их возможно категорировать на три класса:

Локальные документальные архивы - для хранения инфо используются такие носители, как флэшки, жёсткие диски и т.д. Работать с данными на представленных носителях возможно также техническими средствами: компьютерами, ноутбуками, мобильными девайсами.
Облачные архивы - база сведений, расположенная на удалённом сервере в сетевом облачном архиве. Просматривать такие документов тоже не возможности без ПК, нетбука, мобильного устройства и, прежде всего, без доступа в сеть.
Цифровой архив ЭДО либо КЭДО. Тут всю работу и ответственность за архивирование документации возлагает на себя оператор платформы цифрового документооборота. Стоит заметить, что это гораздо более удобное, а также безопасное решение, которое даёт возможность оперативно находить необходимые сведения, автоматизировать процедуры КДП и при необходимости интегрироваться с прочими сервисами.

Преимущества цифрового архива

Если сравнивать с бумажным архивов, где существует вероятность потери документа или возникновения проблем при одновременном доступе к нему нескольких субъектов, КЭДО имеет перечень очевидных плюсов:

высокая безопасность информации - надёжная защита документации системой КЭДО и резервное автокопирование в «облако»;
несложность и удобство при работе с документами, вы быстро найдёте необходимый, настроите фильтры для категоризации;
возможность масштабирования файла под нужды предприятия;
возможность установить срок хранения документа, по завершении которого он будет автоматически удалён;
организация электронного досье облегчает получение права на льготное налогообложение.

В завершение важно подчеркнуть, что работа с электронными файлами улучшает эффективность бизнеса, экономит деньги и перераспределяет денежный оборот для решения более насущных задач.