Источником информации для работы системы учета расходов служит база данных кадрового учета предприятия (SAP). Из нее данные поступают в MS Active Directory, с которой организована синхронизация системы ACTS. Таким образом, система автоматически получает информацию о кадровых изменениях компании и своевременно корректирует отчетные данные. В функционал системы заложена возможность привязки к сотрудникам дополнительных телефонных номеров, кодов авторизации и кодов клиентов.
Для получения сведений о потреблении услуг связи произведена интеграция ACTS с внедренной в «Газпром нефти» системой Cisco Unified Communications Manager версии 7.1. ACTS ведет ежедневный учет всех вызовов и рассчитывает их стоимость. Для каждого сотрудника и подразделения компании определены лимиты на потребление услуг связи. При превышении лимита происходит оповещение заинтересованных лиц по электронной почте.
На основании обрабатываемых системой данных формируются отчеты по потребленным услугам и их стоимости. Производится детализация данных по определенному сотруднику, подразделению, тарифу, оператору. Детализация возможна по заданному интервалу времени, а также агрегированная по месяцам, дням или всем имеющимся данным. Предусмотрен поиск в базе отчетов по заданным критериям.
ACTS позволяет не только контролировать расходы, но и предотвращать их нежелательный рост. Например, это возможно за счет отключения телефона от платных направлений при отсутствии сотрудника (отпуск, командировка) или при критическом превышении лимита на объем потребленных услуг связи.
«Для компании такого масштаба, как «Газпром нефть», трафик является одной из существенных статей затрат, поэтому вопрос контроля расходов на услуги связи очень важен, - говорит Сергей Голубцов, руководитель направления телекоммуникации департамента информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций ОАО «Газпром нефть». – Благодаря внедрению ACTS мы получили возможность проведения регулярного анализа структуры внутрикорпоративного потребления трафика. Система стала удобным инструментом контроля и оптимизации расходов, повышения эффективности управления абонентской базой в целом».
Цифры говорят
