ЭОС для коммерческих структур: выполненные проекты и новые возможности продуктов

Вебинар для клиентов компании ЭОС начался с обзора крупнейших проектов по автоматизации, выполненных компанией. Всего ЭОС имеет более 2,5 тыс. клиентов и более 160 тыс. автоматизированных рабочих мест. Флагманский продукт компании – система электронного документооборота «Дело» – занимает 34 % новых проектов внедрений на рынке СЭД по итогам 2009 года. Преимущественно система «Дело» используется в государственном секторе (семнадцать субъектов РФ приняли программы автоматизации органов власти различных уровней на базе системы «Дело»), однако в последнее время, как отметил заместитель начальника отдела маркетинга ЭОС Алексей Осотов, появляется много других отраслей, где внедряется данная система. На конец 2009 года распределение новых проектов внедрения СЭД «Дело» по отраслям таково: большая часть – 54 % – всё ещё приходится на госсектор, 13 % – наука и образование, по 5 % – нефтегазовая и химическая промышленность, а также финансы, банки и страхование, по 4 % – топливно-энергетический комплекс и строительство/недвижимость, 3 % – телекоммуникации, по 2 % приходится на сферы услуг, производства, машиностроения и транспорта, по 1 % – издательства, медицина и фармацевтика.

Как отметил Алексей Осотов, ситуация на данный момент такова, что сегодня в России электронным документооборотом охвачено порядка 3-4 % организаций, большинство же не использует автоматизацию. И если для малых предприятий это не критично, то в больших бумажный документооборот начинает тормозить бизнес-процессы. Подробно о выборе СЭД компания ЭОС рассказала на вебинаре, посвящённом потенциальным клиентам (см. новость раздела ЭОС от 30 сентября 2010 г.). В рамках данного мероприятия компания больше уделила внимания выполненным проектам по внедрению и новым возможностям продуктов.

Клиенты компании ЭОС в банковской сфере – это Центральный Банк Российской Федерации (Банк России), ОАО Коммерческий банк «Петрокоммерц», ОАО Банк «Возрождение», ЗАО «Банк ВТБ 24», АБ «Укрсоцбанк», АБ «Укргазбанк», ООО КБ «Москоммерцбанк», ОАО «ТрансКредитБанк», Национальный банк Татарстана, ОАО АКБ «Российский Капитал» и др. Крупнейшим проектом в данной сфере является автоматизация бизнес-процессов в Центральном Банке РФ. Задачей проекта было обеспечение документооборота центрального аппарата, территориальных учреждений, рассчётно-кассовых центров и других организаций с целью повышения дисциплины персонала и сокращения сроков прохождения документов. В результате проект охватил 19 тыс. рабочих мест более чем в ста учреждениях Банка России во всех регионах страны, был обеспечен взаимосвязанный документооборот как внутри учреждений банка, так и между ними, был осуществлён переход к качественно новым информационным технологиям работы с документами, а также встраивание в САДД ЦБ новых крипто-средств.

 

Ещё один крупный проект компании ЭОС в банковской сфере был выполнен для банка «Возрождение», который входит в десятку крупнейших банков страны и имеет 63 филиала, расположенных в крупных промышленных центрах России. Цели, которые ставились в данном проекте, включали автоматизацию работы канцелярии и делопроизводителей, разграничение прав доступа к документам между пользователями, решение вопросов защиты информации, осуществление единой регистрации всех документов (из филиалов и из Банка России), а также сокращение объёма нерегистрируемой внутренней корреспонденции. Автоматизация бизнес-процессов в части работы с документами охватила более 2 тыс. рабочих мест в центральном аппарате и филиалах банка. Результатами проекта стало повышение эффективности управления банка в целом, ведение электронного архива служебной переписки в банке, оптимизация порядка отправки служебных документов в филиалы, а также повышение уровня ответственности исполнителей.

Порядка трёх лет проекту в банке «ВТБ24» – одном из крупнейших участников российского рынка банковских услуг, имеющем свыше 200 филиалов и дополнительных офисов. Цели проекта были поставлены следующие: эффективная обработка постоянно увеличивающегося объёма корреспонденции, усовершенствование технологии управления документами, улучшение регулирования и взаимодействия всех структурных подразделений банка и постепенный переход на электронный документооборот. На начало 2010 года было автоматизировано 79 рабочих мест, внедрено 9 рабочих мест опции «Сканирование», проведён анализ бизнес-процессов, осуществлена настройка и выработка технологических схем движения документов, проведено обучение 6 групп пользователей, менеджеров и администраторов системы. В настоящее время в банке ведется подготовительная работа по проекту организации электронного хранилища нормативных документов банка на базе СЭД «Дело».

В банке «Петрокоммерц», в структуру которого входит головной офис, 18 филиалов, 2 представительства и 4 дочерних банка и который имеет свыше 200 подразделений, было автоматизировано 3 тыс. рабочих мест и установлен собственный корпоративный документальный сервер на базе eDocLib. В результате внедрения была достигнута оперативность и точность обработки любых документов, включая обращения граждан, осуществлена типизация всех видов документов и регламентация их обработки, налажена бесперебойная связь со всеми подразделениями и филиалами, а также организованы безопасное хранение, оперативный доступ и эффективная работа с архивными документами.

Докладчик также подробно остановился на ряде проектов в промышленной сфере. Так, в ОАО «Мордовцемент» внедрена система «Дело» в 49 отделах и подразделениях предприятия. В базе данных системы зарегистрировано свыше 25 тыс. документов. С внедрением системы удалось решить следующие задачи: повышение «прозрачности» движения документов и организация единого корпоративного информационного пространства. Оценка экономической эффективности от внедрения системы «Дело», проведённая компанией «Гарант-Мордовия», составила примерно 676,929 тыс. рублей в год. На 25 % увеличилось время, которое сотрудники могут тратить на решение основных производственных задач. На Новосибирском электродном заводе внедрена система «Дело» и осуществлён переход с устаревшей системы кадрового учёта на систему «Кадры». Осуществлением проекта занимался региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири компания «Корпоративные системы». После введения в эксплуатацию системы «Дело» в ней происходит регистрация всех типов документов, ведение контроля исполнения на уровне подразделений, охваченных системой, и полностью автоматизированы функции делопроизводства, возложенные на административный отдел.

С 2000 года по настоящее время реализуется проект в ОАО «Татнефть» по созданию комплексной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота холдинга. На данный момент в системе «Дело» зарегистрировано более 1,5 млн документов. За счёт этого удалось взять под централизованный контроль весь обмен документами между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости холдинга и эффективности принятия решений. Были налажены централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, а также сквозная система контроля исполнения. Был создан электронный архив документов с удобными возможностями поиска и просмотра взаимосвязей документов. Также было достигнуто сокращение сроков подготовки проектов документов за счёт параллельного визирования электронных проектов документов.

Что касается относительно новых продуктов ЭОС, то были названы следующие клиенты, где была внедрена ECM-система eDocLib: ОАО Коммерческий банк «Петрокоммерц», Мострансгаз, Центральный аппарат государственного таможенного комитета Республики Беларусь, ООО «ФАН СК» (Комкор), ООО КБ «Москоммерцбанк», ООО «Русские машины», Московский авиационный институт. В последнем на базе данной системы была автоматизирована работа приёмной комиссии. В числе клиентов, пользующихся продуктом EOS for SharePoint, были отмечены Фонд информации по лесным ресурсам (20 рабочих мест), группа строительных компаний «ВИС» (200 рабочих мест, в планах – автоматизация офисов в других регионах), Департамент тыла МВД, компания «Элтех», компания «Отели Украины», Воронежский государственный архитектурно-строительный университет и Мурманский государственный технический университет.

Практическая часть вебинара была посвящена наглядной демонстрации возможностей таких продуктов, как «Дело», «Архивное дело», «Кадры», eDocLib, EOS for SharePoint, «Карма» и надстройка EDSIGN. Так как участники вебинара были знакомы с решениями ЭОС в том или ином виде, упор делался на рассказ о новых возможностях последних версий программ. Так, например, в системе «Дело» версии 8.10. появились новые параметры работы с регистрационной карточкой, например, запрет редактирования поручения при наличии отчёта исполнителя, а также новые параметры работы с регистрационной карточкой проекта документа (РКПД), такие как запрет удаления старых версий РКПД при наличии виз или подписей, запрет удаления визирующих и подписывающих после ввода информации о визировании и подписании и др. В новой версии обеспечена работа с партионной почтой: автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации и на партионную почту. В справочнике «Группы документов» появилась возможность копирования свойств выбранной группы другой группе документов. Появилась возможность закрытия БД для входа пользователей на период технологического обслуживания, и это только малая часть нововведений. Выход очередной версии продукта намечен на конец 2010 – начало 2011 годов.

Компания ЭОС намерена продолжить проведение веб-семинаров. Следующие мероприятия будут ориентированы на действующих клиентов из госсектора, а также на высшие учебные заведения.